Електронните таблици за набиране на персонал могат да служат като централен център, организиращ вашия процес на набиране на персонал.
Създайте нова работна книга на Excel за вашата кампания за набиране на персонал. Запазете работната книга със смислено заглавие „Шаблон за набиране на персонал“ или „Продажби сътрудници юни 2014 г.“, така че да имате лесен достъп до правилните данни.
Въведете полетата, които искате да проследявате, в ред 1, отляво надясно. Започнете с идентификатори на кандидата, като „Фамилия“, „Име“, „Телефон“, „Имейл“ и „Адрес“. Използвайте всякакви полета, важни за вашия процес на набиране на персонал, и устоявайте на изкушението да комбинирате данни, които могат да ви ограничат търсения. Например, ако възнамерявате да се свържете с кандидатите чрез обикновена поща, помислете за разширяване на „Адрес“ до „Улица“, „Град“ и „Пощенски код“, за да улесните както търсенето, така и обединяването на поща.
Продължете с други проследяващи елементи в ред 1. Това може да включва „Състояние“, където опитен потребител на Excel може да добави падащи списъци със записи като „Получено“, „Интервюирано“ и „Отхвърлено“, въпреки че директните текстови записи може да са всичко, от което се нуждаете. Други полезни колони могат да включват „Коментари“, „Следващи стъпки“ и поле за хипервръзка към автобиографията на кандидата, ако тя се съхранява в цифров вид.
Добавете колони за вътрешна употреба, като например „Източник на кандидатстване“, „Набирател“ – ако имате няколко във вашия отдел или използвате външни агенции – и всякакви други полета, които можете да използвате, за да сравните кандидатите. За да подобрите четливостта, може да пожелаете да форматирате областта с данни на вашата електронна таблица като таблица, като използвате предварително зададените настройки, включени в лентата с менюта.
Запазете електронната си таблица, преди да добавите данни, може би с думата „Резервно копие“, добавена към името на файла, за да сте сигурни, че имате чисто копие за бъдещи кампании или като основа за ревизия. Запазването на вашата електронна таблица като шаблон позволява и това, така че е лесно да започнете нови кампании за набиране на персонал или да организирате кандидатите си по периоди от време, като месечни, тримесечни или годишни.
