Съществуват няколко опции за консолидиране на два документа на Word 2013. Основните функции за копиране/поставяне или плъзгане и пускане бързо репликират текст в друг документ, но няма да установят връзка между двете. Използването на функцията Insert Object на Word вмъква текст от друг документ и по желание установява връзка към оригиналния файл, така че редакциите на изходния документ автоматично се появяват в копираната дестинация файл. Освен това имате възможност да добавите икона на файл, която включва само удобна референтна връзка към изходния файл.
Директно копиране на текст
Един от най-простите методи за консолидиране на файлове е използването на клипборда. Маркирайте текста, който искате да копирате, или натиснете "Ctrl-A", за да маркирате целия документ, и след това натиснете "Ctrl-C", за да го копирате. Щракнете навсякъде в целевия документ и след това натиснете "Ctrl-V", за да копирате текста, включително всяко форматиране. Понякога възникват проблеми с форматирането (повече за това по-късно), но можете да премахнете оригиналното форматиране чрез вместо това натиснете "Ctrl-Alt-V", за да поставите и след това изберете "Неформатиран текст" от специалното поставяне прозорец. Този прозорец предоставя и опция „Поставяне на връзка“, която създава връзка към оригиналния файл, така че редакциите в изходния документ се актуализират автоматично в целевия файл, когато се отворят.
Видео на деня
Плъзгане и пускане на текст
Плъзгането и пускането предлага по-бърз метод за прехвърляне на текст между два отворени документа на Word. Маркирайте изходния текст и след това щракнете и го плъзнете до местоназначението. Word показва курсор, който проследява движенията на мишката ви и когато пуснете бутона на мишката, Word копира избрания текст на това място на курсора.
Използване на функцията Вмъкване на обект
Използването на функцията Вмъкване на обект поставя цялото съдържание на един документ на Word в друг. Щракнете върху раздела „Вмъкване“, изберете „Обект“ в групата „Текст“ и след това изберете раздела „Създаване от файл“. След това можете да „Прегледате“ за друг документ на Word. Ако не са избрани опции, Word включва цялото съдържание на изходния файл като текст за редактиране. Въпреки това, избирането на опцията "Връзка към файл" добавя текста в текстово поле само за четене, което забранява редактирането, освен в оригиналния файл; редакциите на оригиналния файл след това автоматично се отразяват в целевия файл при следващото му отваряне. Избирането на „Показване като икона“ добавя икона на Word DOCX, която отваря оригиналния файл при щракване.
Вмъкване на текст от файл
Щракнете върху падащото меню „Обект“ в групата „Текст“ в раздела „Вмъкване“ и след това изберете „Текст от файл“, за да добавите текст без връзка, който може да се редактира. Тази опция изпълнява същата функция като разглеждането на файл в прозореца на обекта, но не ви дава опциите за „Връзка към файл“ или „Показване като икона.“ Въпреки това, ако не се нуждаете от тези допълнителни опции, използването на този подход ви спестява няколко щраквания.
Проблеми с форматирането
На всяка част от текст в документ на Word се присвоява стил; ако не сте задали ръчно стил, текстът автоматично използва стила "Нормален" по подразбиране. Всички методи за копиране на текст, с изключение на опцията Paste Special за премахване на форматирането, прехвърля форматирането по подразбиране, но могат да възникнат проблеми, ако и двата документа използват едно и също име за стилове с различно форматиране. В такива случаи стиловете в целевия документ се използват вместо оригиналните стилове със същото име. Това най-често се случва при прехвърляне на текст от файл, създаден от по-стара версия на Word, която използва различни стилове по подразбиране.
