Натиснете „Пликове“ в раздела Пощенски съобщения в Word до започнете нов проект за плик. Попълнете обратния си адрес, ако искате да използвате такъв, но оставете адреса за доставка празен.
Натиснете „Опции“ и задайте размера на плика в раздела Опции на плика. Опциите включват също настройки на шрифта и настройките на полета. Word автоматично избира посоката за подаване на пликовете въз основа на модела на вашия принтер, но ако трябва да промените подаването, отворете раздела Опции за печат.
Кликнете върху „Добавяне към документа“ за да създадете шаблона на плика. Ако сте въвели нов адрес за връщане, изберете дали да го зададете по подразбиране за по-късна употреба.
Поставете курсора в текстовото поле на адреса за доставка в долната половина на плика. Не можете да видите полето, докато не щракнете върху него, но едно щракване навсякъде в полето го активира правилно. Натиснете „Избор на получатели“ в раздела Пощенски съобщения и изберете „Използване на съществуващ списък“, за да заредите вашия файл на Excel
и започнете а сливане на поща. Ако сте следвали указанията досега, правите ги не трябва да щракнете върху бутона „Стартиране на обединяване на поща“ във всеки един момент.Изберете коя електронна таблица или таблица в работната книга на Excel съдържа вашите адреси, ако файлът има няколко опции. Изберете дали горният ред съдържа заглавки, като „Име“ и „Адрес“, и натиснете „OK“.
Щракнете върху "адресен блок" за да настроите как се показват адресите на пликовете. Изберете опции за форматиране от лявата страна на прозореца, за да коригирате визуализацията. Ако във визуализацията липсва информация от вашия файл на Excel, натиснете „Полета за съвпадение“, за да присвоите части от всеки адрес на конкретни колони в електронната таблица.
Word умее да тълкува адресни данни в Excel, дори и да не ги разделите на „Град“, „Щат“, „Пощенски код“ и други колони. Между автоматичното откриване на Word и опциите за полета за съвпадение обикновено няма да е необходимо да редактирате файла на Excel, за да го накарате да работи в Word.
Натиснете "Визуализация на резултатите" за да видите извадка от първия плик и използвайте стрелките или бутоните „Намери получател“ в Преглед на резултатите раздел, за да проверите други пликове. Не е нужно да разглеждате всеки запис преди отпечатване – просто се уверете, че общият формат изглежда правилно. Щракнете върху бутона "Край и обединяване" и изберете "Печат на документи", за да отпечатате. Ако предпочитате да запазите оформлението на плика, включително адресите, изберете „Редактиране на отделни документи“.
Изберете „Всички“, за да отпечатате плик за всеки адрес или посочете диапазон от записи в реда на вашия списък в Excel. Изберете „Текущ запис“, за да отпечатате единия плик на екрана.
Ако не искате да използвате всеки адрес във вашите данни в Excel, натиснете „Редактиране на списък с получатели“, след като заредите файла на Excel. Премахнете отметката от отделни адреси, за да ги изключите, или изберете „Филтър“, за да използвате адреси, които съответстват на конкретна характеристика, като например всички адреси с „NY“ в колоната „State“.
Не е необходимо да използвате конкретен шаблон в Excel за Word, за да импортирате адреси, но ако създавате пощенски списък от нулата, спестете време, като започнете от шаблон за списък с адреси. В Excel 2013 щракнете върху „Файл“, „Нов“ и потърсете „адрес“, за да намерите няколко опции.
Ако никога досега не сте отпечатвали пликове, тествайте отпечатайте един само с вашия обратен адрес - като използвате "Файл" и "Печат" - преди да заредите данните на Excel. Ако излезе в грешна посока, променете посоката на подаване в опциите за печат на пликове.
