Как да отпечатате адресни етикети в Excel

Microsoft Excel служи като отлична програма за управление на имейл списъци. Големите пощенски списъци са особено лесни за управление в Excel, като същевременно се категоризират и организират контактите в персонализиран формат.

Форматите на Excel и CSV се използват за импортиране и експортиране на списъци от мениджъри на поща, а разделянето на клетки означава, че можете да разделите името, адреса и всяка друга подходяща информация в отделни колони. Можете също да изберете да поставите целия контакт в една клетка.

Гъвкавостта за опитни потребители на Excel е удобна, но отпечатването на етикети директно от Excel не е лесно. Въпреки че процесът не е прекалено сложен, той също не е очевиден и можете да създадете техническа катастрофа. Използването на процес на обединяване на поща е най-ефективният начин за настройка на етикети за принтера.

Най-бързият и ефективен начин за отпечатване на етикети от вашия пощенски списък в Excel е чрез процеса на обединяване на поща. Този процес взема вашата организирана информация в Excel и компилира всеки адрес в индивидуален етикет за принтера.

Въпреки че това звучи просто, има уловка. Листът на Excel трябва да бъде форматиран към конкретно оформление, което използва колони за всяка категория. Ако сте използвали различен метод, когато сте въвели адресите, преформатирането отнема много време.

В идеалния случай започвате отначало и можете да въведете всеки контакт в правилния формат. Ако вече имате всичко разделено на категории, те може да изискват само прости промени и корекции на етикета, за да отговорят на изискванията за форматиране.

Настройте електронната таблица на Excel със заглавия на колони. Всяка колона представлява определена категория. Създайте отделна колона за собствено име, фамилия, адрес, град, щат и пощенски код.

Информацията за всеки индивид се намира в хоризонтален ред. Използвайте желания правопис, съкращения и главни букви във всяко поле. Например, използвайте NV вместо Невада, освен ако не искате да изпишете пълното име на щат.

Освен това помислете как искате да изглеждат имената на етикетите. Начинът, по който оформяте буквите, е въпрос на лични предпочитания. Някои хора обичат да пишат главна буква, докато други пишат само първата буква във всяка дума.

Имате и опцията да добавяте колони според нуждите. Например, ако искате първият ред на етикета да чете името на компанията, променете първата колона, за да отразява тази информация.

След като всички колони са зададени, следващата стъпка е досадната задача за въвеждане за всеки контакт. Добавете всички данни и направете няколко реда редакции, за да сте сигурни, че всичко изглежда добре.

След като контактите и цялата свързана информация са в електронната таблица, маркирайте всичко, включително заглавията на колоните. Можете да плъзнете курсора през всички полета, докато държите бутона на мишката, за да маркирате всичко или да използвате клавишната комбинация за избор на всички, Ctrl+А.

След като информацията е маркирана, изберете етикета с етикет Формули и щракнете Определете име. Въведете име на списък в изскачащото поле. Например, използвайте Сватбени_покани или Коледни_картички.

Ако отпечатвате етикети с някаква редовност, добавянето на дата към всеки списък също е полезно. Списъците с контакти често се актуализират, а датата ви дава представа за последното актуализиране на списъка. Освен това гарантира, че отпечатвате правилната и най-актуалната версия.

Запазете новоназования работен лист за контакти на Excel и излезте от документа, за да продължите с обединяването на пощата.

Microsoft Word е мястото, където отпечатвате етикетите. Excel е идеален за организиране и хостване на данните и работи добре за бързо зареждане на списъка в други програми. Microsoft Word обаче има вграден шаблон за печат на етикети, който излага адресите във формата, изискван от принтера.

Процесът на обединяване на поща комбинира Excel за възможността за организиране на полетата и Word за възможността за форматиране на етикетите за принтера.

Отворете нов документ на Word и щракнете върху Пощенски съобщения раздел, за да отворите списък с опции. Щракнете върху падащото меню за Стартирайте обединяването на поща за да разкриете вторично меню, където може да се наложи да щракнете Стартирайте обединяването на поща отново, преди да можете да изберете Етикети за да отворите меню от Опции за етикети.

В този момент се нуждаете от информация за принтера и етикетите, за да продължите напред. Трябва да избирате между принтери с непрекъснато подаване и принтери за страници. Консултирайте се с ръководството на вашия принтер, за да определите кой тип използвате. Ако имате принтер със стил на страница, друго падащо меню изисква да изберете конкретния тип тава за вашия принтер за страници. Тава за байпас е доста често срещана.

След това изберете доставчика на етикети. Всеки доставчик има свое специфично оформление и това е важно за принтера. Microsoft, Avery и много други опции за доставчици са изброени в падащото меню. Изберете този, който съответства на етикетите, които сте закупили за заданието.

Накрая изберете номера на продукта, който съответства на номера на продукта на вашите етикети. Това обикновено се намира на опаковката, а не на самите листове с етикети. Номерът на продукта казва на вашия принтер размерите на хартията, за да се гарантира, че отпечатването е подравнено правилно с етикетите.

В редки случаи номерът на продукта може да не е наличен за вашите етикети. Печатът все още може да продължи напред, но трябва ръчно да измерите размера на отделния етикет. Също така трябва да знаете колко етикета има на страница и колко са разположени във всяка колона и ред.

За да въведете персонализирано измерение на етикета, изберете Подробности опция в Опции за етикети прозорец за показване на оформлението за листа с етикети по колони и редове. Въведете полетата, колоните и редовете в предоставеното поле. Щракнете върху Добре ако това съответства на вашата конфигурация. Ако не, щракнете Отмяна и след това изберете Нов етикет и опитайте отново.

Въведете име за вашите етикети, така че размерите да бъдат запазени за бъдещи справки. Всяко име ще бъде достатъчно. След това задайте размерите на измерената височина и ширина. Също така въведете оформлението на редове и колони. Продължете и щракнете Добре за да запазите новите настройки за размер, след което щракнете Добре отново, за да запазите всички настройки.

В този момент етикетите са подготвени в Excel и документът на Word е форматиран правилно, за да отпечатате етикетите. Сега трябва да импортирате информацията за контакт, за да попълните етикетите.

В документа на Word щракнете Файл и тогава Настроики и Разширено. Поставете отметка в квадратчето до Потвърдете преобразуването на файлов формат при отваряне и изберете Добре. Върнете се към Пощенски съобщения раздел и щракнете Изберете Получатели за да отворите падащо меню с опции. Избирам Използвайте съществуващ списък за да намерите вашата информация за контакт в Excel на вашия компютър. Изберете файла и щракнете Добре. Този процес свързва листа на Excel с документа на Word. Въпреки че програмите са свързани, етикетите все още не са попълнени с информация.

Най-лесният начин да импортирате целия списък е чрез заместители. Обозначението на заместителя съответства на колоните, които сте създали във файла на Excel. Например, напишете <> където искате първото име да се появи на етикета. Имайте предвид, че тази последователност се повтаря във всички етикети.

Стандартната адресна последователност изглежда така:

<> <>

<>

<> <> <>

Всеки етикет съответства директно на колона във вашия Excel лист. Ако искате да добавите персонализирана информация, тя трябва да се намира в означена колона на листа. След това въведете полето в предпочитаната от вас последователност на разположение за етикета.

Ако често зареждате списъци с помощта на процеса на обединяване на поща, съществува и пряк път за адресен блок за комбиниране на множество полета с данни под един <

Сега, когато етикетите са зададени с последователността за всяко поле, можете ефективно да заредите стотици или дори хиляди контакти, като същевременно създавате последователна последователност на етикетиране за принтера. Обединяването на поща е идеално за групови списъци с контакти.

Трябва да картографирате сливането на поща, така че Word да чете правилните колони от Excel. Върнете се към Пощенски съобщения раздел, щракнете Полета за мачове и изберете Пишете и вмъквайте полета. Появява се поле с редица етикети, изброени до падащи полета.

Етикетите са често срещани елементи на етикет за адрес. Изброява се Заглавие, Първо име, Фамилия, Адрес на улица, и така нататък. В съответните падащи менюта виждате етикетите на колоните от вашия лист в Excel. Много от тях вече ще бъдат съпоставени, но се уверете, че всеки елемент е подравнен и правилно съпоставен. Това означава, когато пишете <>, дърпа само от Първо име колона в листа на Excel.

Сега, когато полетата са картографирани и етикетите са изградени, щракнете Визуализация в Пощенски съобщения раздел. Преди да решите да печатате, направете задълбочен преглед, за да видите етикетите. Проверете отново подравняването и форматирането с този изглед.

Когато сте готови за печат, щракнете Завършете и обединете под Пощенски съобщения раздел. Щракнете върху Печат на документи за да изпратите окончателното задание до принтера. Уверете се, че принтерът е снабден с вашата етикетна хартия, преди да изпратите заданието.

Докато Excel е чудесно средство за изпълнение на сливане на поща, можете също да импортирате контакти от Outlook. Outlook ви позволява да експортирате контакти в работен лист на Excel, където можете да използвате процеса, както е посочено по-горе.

Ако искате да изтеглите контакти директно от програмата за електронна поща на Outlook, изтеглете списъка си с контакти. Използвайте Shift+Контрол за да изберете и маркирате няколко контакта, докато се маркира всеки желан контакт.

Отидете до У дома раздел и изберете Обединяване на поща. Избирам Само избрани контакти следван от Всички полета за контакт. След това изберете Нов документ и Пощенски етикети като вид на документа.

Това действие задейства нов документ на Word с обединяване на поща. Изберете Полета за писане и вмъкване под Пощенски съобщения раздел и се уверете, че всичко е подравнено правилно. Щракнете върху Актуализирайте етикетите за генериране на етикетите.

Използвайте функцията за предварителен преглед, за да прегледате и да се уверите, че всичко е правилно подравнено. След като редактирате и направите окончателни ревизии, прегледайте отново и след това стартирайте Завършете сливането на поща и Печат за да изпратите заданието до принтера.

Outlook е страхотен в управлението на контакти и стартирането на обединяване на поща от програмата е лесно. Не всеки обаче има Outlook като имейл мениджър и процесът на печат на етикети от Excel остава най-добрата алтернативна опция за управление на контакти.