Кредит на изображението: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Microsoft Word предоставя на потребителите функцията за създаване на прости формуляри и събиране на данни в стандартен формат. Таблиците в документите на Word също могат да организират данни. Word може да експортира тези данни във файлов формат, който може да бъде достъпен от Microsoft Excel или програми за бази данни, като MS Access. ".TXT" и ".RTF" означават универсални файлови формати за текстов и богат текстов формат, съответно. Запазването на копие на данни в двата формата гарантира, че данните могат да бъдат импортирани в електронна таблица на Excel. Съветниците за експортиране и импортиране в Word и Excel предоставят на потребителите опции и визуализации за това как са форматирани данните.
Word документ
Етап 1
Стартирайте Microsoft Word и отворете желания документ с данни, като изберете „Отваряне“ под „Файл“ в горната лента с менюта (или под лентата на Office 2007), изберете файла и щракнете върху бутона „Отваряне“.
Видео на деня
Стъпка 2
Проверете дали всяка единица данни в документа на Word е разделена с табулатор или запетая и че всеки запис е разделен с прекъсване на ред.
Стъпка 3
Преобразувайте всякакви таблици в текст, като изберете „Избор“ под „Таблица“ в горната лента с менюта и изберете „Таблица“. Изберете функцията под "Инструменти", за да „Преобразуване на таблица в текст“ и изберете опцията за разделяне на данните с „Tab“ или „Запетая“, преди да щракнете върху бутона „OK“ в диалоговия прозорец кутия.
Стъпка 4
Изберете „Запазване като“ под „Файл“ в горната лента с менюта и въведете името на документа.
Стъпка 5
Изберете „Rich Text Format (.rtf)“ или „Text File (.txt)“ от падащото меню до „Format“ и щракнете върху бутона „Save“.
Данни от Word Form
Етап 1
Стартирайте Microsoft Word и отворете формуляра, като изберете „Отваряне“ под „Файл“ в горната лента с менюта, изберете желания файл и щракнете върху бутона „Отваряне“.
Стъпка 2
Изберете „Опции“ под „Инструменти“ в горната лента с менюта и щракнете върху раздела „Запазване“.
Стъпка 3
Поставете отметка до опцията „Запазване на данни само за формуляри“, за да поставите отметка в квадратчето и щракнете върху бутона „OK“.
Стъпка 4
Изберете „Запазване на копие“ под „Файл“ в горната лента с менюта.
Стъпка 5
Въведете името на документа и изберете "Текстов формат (.txt)" като тип файл, преди да щракнете върху бутона "Запазване". Ще се отвори съветник за преобразуване на файлове за точно картографиране на данните.
Стъпка 6
Прегледайте данните, показани в съветника за преобразуване на файлове, и проверете дали всяка единица данни е идентифицирана в кавички и разделена със запетая. Уверете се, че празните полета с данни са регистрирани като празно пространство между две кавички, преди да щракнете върху бутона "OK".
Импортирайте данни в Excel
Етап 1
Стартирайте Microsoft Excel и отворете празна работна книга.
Стъпка 2
Щракнете върху първата клетка в електронната таблица и изберете „Импортиране на външни данни“ под „Данни“ в горната лента с менюта.
Стъпка 3
Изберете опцията за "Импортиране на данни" и стартирайте съветника за импортиране на текст.
Стъпка 4
Прегледайте всяка стъпка в съветника за импортиране на текст, за да се уверите, че полетата са картографирани правилно, като изберете Опции „Разграничени“ и визуализация на разпределението на данните в електронната таблица в прозореца за визуализация в долната част на диалогов прозорец. Щракнете върху бутона "Напред", за да навигирате през съветника за импортиране на текст и щракнете върху бутона "Край", за да затворите съветника и да прехвърлите данните.
Стъпка 5
Запазете преобразуваните данни във формат на Excel, като изберете "Запазване" под "Файл" в горната лента с менюта, въведете името на файла, изберете "Excel Workbook" като файлов формат и щракнете върху бутона "Запазване".
Бакшиш
Единични набори от данни, като например от формуляри, се импортират в електронна таблица на Excel и създават деактивиран втори ред. За да продължите да импортирате данни, ComputorCompanion.com препоръчва просто да изберете третия ред в електронната таблица за вмъкване на данни и да изтриете втория, неизползваем ред. Потребителите на Microsoft Office 2007 (т.е. Word и Excel) имат достъп до функциите през горната лента с инструменти и лентата на Office в приложенията.
