Съвети за писане на директен и непряк бизнес имейл

Бизнес съобщенията обикновено следват или директен модел, или непряк модел. Това е начин за организиране на информацията, която се съобщава в съобщението, в зависимост от това дали основната идея е добра, лоша или неутрална новина. Изберете най-ефективния модел за вашите бизнес имейли в зависимост от това как смятате, че вашият читател ще реагира на основната идея.

В директните имейли основната точка е в началото, последвана от подробности, обяснения или доказателства в подкрепа на това. Така организиран имейл спестява време на читателя, като веднага стига до целта на съобщението. Също така помага на читателя да постави подробностите, които следват, в контекст и перспектива. Това не позволява на читателя да се разочарова, тъй като се налага да преминава през параграфи с информация, за да намери основната точка. Директният модел работи най-добре, ако вашият читател ще бъде възприемчив към основната точка, а не устойчив.

Ако вашият читател ще бъде доволен, леко заинтересован или неутрален (няма да изпитва чувства към това по един или друг начин), използвайте директния модел. Помислете за имейл от клиент след оферта за изпълнение на договор. Ако спечелите договора, писмото започва с нещо от рода на „Вашата оферта е прегледана и с удоволствие Ви предлагаме сключете договора." Когато основната точка е добра новина или неутрална новина, съобщете я веднага и се свържете с подробности. Повечето имейли ще използват този подход, включително тези, които се занимават с рутинни задачи, поръчки и потвърждения.

В непреките имейли основната точка отива по-късно в съобщението, след подробностите, обясненията или доказателствата. Използването на индиректния модел в имейл показва, че уважавате чувствата на вашия читател, които могат да бъдат наранени от основната точка. Надграждайки го, вие позволявате на вашия читател да бъде по-подготвен да го приеме. Това е и опит да се насърчи читателят да ви чуе, ако изразите основна идея, която ще разстрои читателя веднага в началото на съобщението, той или тя може да спре да чете. Като цяло целта е да се сведе до минимум всяка отрицателна реакция, която читателят ви може да има.

Ако вашият читател ще бъде незаинтересован, недоволен или враждебен, използвайте индиректния модел. Помислете отново за имейла от клиента. Ако не спечелите, писмото започва по различен начин: „Благодарим ви, че изпратихте оферта за работа по нашия договор. Прегледахме внимателно всяка оферта и т.н." Основният момент, който вече си мислите, че знаете, но въпреки това продължавайте да четете, идва много по-късно. Използвайте непряк имейл, когато основната точка е лоши новини, като например при отказ на искане или отказ на иск. Този подход работи добре и когато се опитвате да продадете нещо или споделяте чувствителна информация.