Най-добрият начин за запазване на имейли от Outlook

Докато използвате Microsoft Outlook за вашия имейл акаунт, ще искате да сте сигурни, че можете да следите всичките си съобщения и че можете да се върнете към тях, когато имате нужда. Ето защо е важно да разберете кой е най-добрият начин за запазване и съхраняване на вашите имейл съобщения от вашия акаунт в Outlook.

Според Microsoft най-добрата практика е да запазите входящата кутия за съобщенията, които трябва да прочетете и обработите сами, и да създадете други папки, които можете да използвате за определени типове поща. Създайте папка "1-Reference". Ръчно пуснете всяко съобщение, към което трябва да се върнете по-късно или все още не сте имали време да прочетете. Поставете "1" пред него, така че да се показва точно под входящата ви кутия. Създайте други папки, като например „Лични“, за да съхранявате лични имейли далеч и да ги съхранявате отделно от работните си имейли. По този начин няма да се притеснявате, че вашите колеги ще гледат през рамото ви лични съобщения. Можете да създадете набор от папки за имейли от пощенски списък, така че тези съобщения да се пренасочват в папка. По този начин не е нужно да претрупвате входящата си кутия с тонове съобщения, които може дори да не се налага да четете.

Настройте всичките си папки да автоматично архивират всяка година. Системата за архивиране ви позволява да запазвате важните имейли, без да се налага да правите нищо. Outlook може да ви подкани да отговорите дали искате да архивирате автоматично всичките си съобщения. Щракнете върху „Да“ и процесът на архивиране ще започне. Вашите съобщения се преместват от входящата кутия или други папки в папка "Архив", до която имате достъп по всяко време. Всички ваши папки ще бъдат имитирани в папката "Архив". Например, ако имате справочни, лични и бизнес папки, ще видите същите три папки под „Архив“.

Функцията „Автоархивиране“ в Outlook е включена по подразбиране, но също така можете да персонализирате системата за архивиране. За да направите това, щракнете върху менюто "Инструменти". Щракнете върху „Опции“ и щракнете върху раздела „Други“. Изберете „Автоархивиране“. Изберете „Run AutoArchive Every n Days“ и посочете колко искате да бъде (например на всеки 14 дни). Изберете всички други опции, които искате да промените. Ако искате да приложите промените към всичките си папки, изберете „Прилагане на тези настройки към всички папки“.