Много собственици на малък бизнес не се нуждаят от сложни системи за архивиране.
Кредит за изображение: Джордж Дойл/Stockbyte/Getty Images
Традиционната файлова организация се отнася до подход за организиране на компютърни или електронни файлове. Преди компютърните бази данни много фирми просто организираха файлове, като създаваха структури от папки и поставяха документи и файлове в папки въз основа на категория или тип. Този метод е отстъпил място на системите с бази данни в много случаи. Традиционното архивиране обаче понякога е изгодно, ако имате сравнително малък брой файлове.
Лесен за използване
Традиционната система за архивиране е много лесна за настройване и използване, ако приемем, че броят на файловете, които поддържате, е малък. Ако имате пет основни категории документи и ограничен брой файлове във всяка, например, нямате нужда от система от бази данни за лесно съхраняване, поддържане и извличане на вашите файлове. Освен това не е нужно да се притеснявате за изучаването на софтуерна система и обучението на служителите да я използват.
Видео на деня
Минимална инвестиция
Ако използвате традиционна система за архивиране, не е необходимо да правите инвестиция в софтуерна база данни, която може да включва предварителна покупка и текущи лицензионни такси. Естествено, имате нужда от компютър, което е доста обичайно в бизнеса, независимо дали съхранявате файлове или не. Вашата основна файлова структура се поддържа направо в твърдия диск на вашия компютър. Като алтернатива можете да закупите много евтин външен твърд диск, който ви позволява да пренасяте файлове от един компютър на друг.
Лоша интеграция на данни
Основен недостатък на традиционната система за архивиране е, че тя не позволява интегриране на данни между файлове или споделяне на данни. Със софтуерно базирана система за архивиране можете да поддържате различни папки, но можете да комбинирате търсения, за да извличате документи в множество файлове. Освен това можете да разрешите на множество служители да търсят в споделени файлове с данни. Тази интеграция намалява времето за търсене във всички отделни файлове, предимство, което е особено важно, ако поддържате голямо количество файлове или имате голяма клиентска база.
Дублиране и липса на сигурност
Освен това рискувате дублиране на данни, ако не интегрирате вашите файлове чрез база данни. В традиционната система вашият компютър не разпознава, че създавате подобни документи и ги съхранявате на различни файлови местоположения. Освен това, вашата традиционна система за архивиране не предлага почти нивото на сигурност, което предлага внимателно изработената система за архивиране на бази данни. Криптираните данни и текущата сигурност са ключови характеристики, тъй като компанията редовно разработва подобрени системи за бази данни.
