Използване на имейл в бизнеса

Имейлът е един от най-разпространените инструменти за бизнес комуникация през последните години. Използването на имейл в бизнеса включва комуникация с колеги и клиенти, насрочване на срещи, изпращане на автоматизирани известия и споделяне на бюлетини със стари и нови клиенти. Едно от предимствата на имейла в бизнес комуникацията е, че той е толкова повсеместен, че всеки предполага, че всеки, който има достъп до интернет, може да изпраща и получава имейл. Имейлът също се използва от някои измамници и хакери през последните години, така че е важно да бъдете бдителни за измамни съобщения.

Основна роля на имейла в бизнес комуникацията е свързването на хора в една и съща компания или организация. Имейлите много често се използват за задаване на въпроси на колеги без да се налага да ги безпокоите с телефонно обаждане или потупване по рамото. Те се използват за изпращане на съобщения за срещи и протоколи, за разпространение на важни формуляри и за провеждане на проучвания на работното място.

Много офиси имат различни вътрешни пощенски списъци до които хората могат да изпращат съобщения, за да ги отведат до определено звено на компанията, независимо дали това е всеки, който работи в човешки ресурси, които може да се наложи да видят актуализация на правилата за ваканция или всеки, който работи на определен етаж, който трябва да знае, че е на колега рожден ден. Имейлът също често се използва с интегрирани инструменти за календар от доставчици като Microsoft и Google за насрочване на срещи и други събития.

електронна поща прикачени файлове обикновено се използват като начин за споделяне на файлове, от документи на Microsoft Word до мостри от рекламни материали като лога или джингъли.

Хората все повече проверяват фирмен имейл на лични устройства като смартфони, което им позволява да поддържат връзка с колеги извън офиса. Това може да бъде както положително, така и отрицателно: хората могат по-лесно да работят от вкъщи или бързо да се регистрират по време на сутрешно пътуване, но също така може да имат по-малко истинско извънработно време, когато не са в офиса.

Жизненоважната роля на имейла в бизнес комуникацията не прави изненадващо, че има еволюирали официални и неформални правила на етикета около имейла.

Хората обикновено се опитват да адресират имейли с a определена степен на професионализъм, като се уверите, че имате ясна и кратка тема което прави имейлите лесни за забелязване във входящата кутия и обръщането на поне малко внимание граматика, правопис и главни букви. Повечето хора се опитват да избягвайте да правите всякакви неприятни коментари във фирмените имейли, включително вицове със съмнителен вкус, препратки към политика и религия или всякакви намеси към техните работодатели.

Някои хора също се опитват да изглеждат весели във фирмените имейли, тъй като е трудно да се определи тон, гледайки единствено на писмено съобщение. Това може да стане с помощта на удивителни знаци или емоджи, въпреки че прекаляването може да изглежда непрофесионално. По принцип ще искате следвайте примера на другите във вашата организация когато става въпрос за това как да изготвяте имейли до колеги или клиенти.

Много организации имат свои собствени правила за имейл, като например изискване към всеки изходящ имейл да се добавя определен формат за подпис. Някои работни места имат правила за това кога, ако изобщо, имейлът на компанията може да се използва по лични причини. Много от тях също имат правила за това кога имейлите трябва да се запазват или изтриват от съображения за сигурност.

Получаването на автоматизирани имейл съобщения от организации, с които правите бизнес, стана нещо обичайно. Магазините за онлайн пазаруване изпращат известия за разпродажби, потвърждения за покупки и актуализации за графиците за доставка. Вестници и други медийни организации изпращат автоматизирани имейли със заглавия и актуализации на историите.

Има различни компании, които могат да изпращат автоматизирани имейли за бизнеса, включително маркетингови имейли и такива, задействани от покупка, понякога наричани транзакционни имейли. Някои закони уреждат кога компаниите могат да съхраняват имейл адресите на хората, кога се изисква да дадат възможност на хората да се откажат от имейли и кога могат да изпращат маркетингови съобщения. Уверете се, че спазвате правилата във вашата юрисдикция и евентуално на места, където хората, на които изпращате имейли, работят или пребивават.

Някои доставчици на търговски имейли могат да ви помогнат да управлявате отказите, списъците с абонаменти и друга информация. Пазарувайте наоколо, за да намерите такъв, който отговаря на вашите нужди на цена, която харесвате.

електронна поща бюлетини стават все по-популярни през последните години. Някои фирми ги използват, за да достигнат до клиентите и да ги уведомят за продажби, нови продукти или съществуващи услуги. Например, бизнес за почистване на басейни може да изпрати бюлетин, напомнящ на хората за неговите услуги през лятото подходи или подкаст студио може да изпраща имейл бюлетини, обявяващи нов сериал или нов сезон на съществуващ шоу.

В други случаи, самият бюлетин е продуктът. Някои медийни организации и други групи са имали успех с платени бюлетини, които съдържат информация, която не е налична никъде другаде. Някои от тях са създадени със специализирани платформи или чрез инструменти за групово финансиране като Patreon.

Както при други търговски имейли, ако изпращате имейл бюлетин, трябва да сте сигурни, че имате изрично съгласие от хората, на които изпращате съобщения, и че те имат лесен начин за отписване. Можете да поканите хората да се запишат за бюлетин, когато посетят вашия сайт или когато завършат транзакция, например. Естествено, ако предлагате платен бюлетин, ще трябва да се уверите, че хората имат лесен начин да анулират абонаментите си и да спрат да бъдат таксувани.

Измами по имейл, често известни като фишинг, стана преобладаващо през последните години. Измамниците изпращат имейли до хора, представящи се за доверени институции или дори отделни колеги, които се стремят да подмамят получателите да изпратят пари или да предоставят ценна информация като потребителски имена и пароли. В някои случаи тези имейли се изпращат масово до огромен брой получатели, но в други случаи те са специално насочени към конкретни получатели.

Зловредният софтуер понякога се разпространява и по имейл, обикновено чрез прикачени файлове или връзки към сенчести сайтове, включени в имейл съобщенията. В някои случаи, ако подозрителният файл бъде отворен, той ще зарази компютъра на получателя и ще използва неговия/нейния софтуер за електронна поща, за да изпрати повече свои копия до контактите на оригиналния получател.

За да не станете жертва на имейл измами, разгледайте отблизо адресите, от които идват съобщенията и се уверете, че те действително съвпадат с хората или институциите, от които твърдят, че са. Проверете дали всички връзки в имейла отиват към сайтовете, към които твърдят, че са свързани. Ако получите неочакван имейл с прикачен файл, проверете дали всъщност е от лицето, за което твърдите, че е, дори ако трябва да се обадите или да изпратите по друг начин съобщение на това лице, за да потвърдите самоличността.

Много компании имат антивирусен софтуер да сканирате входящи и изходящи имейли за злонамерен софтуер, но все пак е добре да сте бдителни, за да избегнете измами.

В някои офиси електронната поща се използва все повече заменен от софтуер за незабавни съобщения, като Microsoft Teams или Slack. Компаниите също използват инструменти за съобщения и софтуер за социални мрежи, за да разговарят с клиенти, често чрез автоматизирани чат кутии или връзки, поставени на уебсайтовете на компанията.

Тези платформи в реално време често могат да бъдат по-бързи и по-удобни от използването на имейл. Много от тях също така улесняват споделянето на файлове или дори настройването на гласови и видеоконферентни сесии, нещо, което не може да се направи директно чрез имейл.

Все пак е малко вероятно тези платформи да заменят изцяло имейлите скоро.