Как да експортирате данни от Excel, за да направите етикети

Софтуерният пакет на Microsoft Office се е развил значително откакто беше представен за първи път през 1990 г. Популярни софтуерни пакети като Excel и Word взаимодействат безпроблемно помежду си, отваряйки широк спектър от задачи и функции, които преди са били трудни за изпълнение.

Въпреки че Excel се счита предимно за инструмент за управление на база данни и електронни таблици, този софтуерен пакет може да се използва и за допълнителни задачи, включително създаване на пощенски етикети. Можете да използвате функцията Mail Merge в Microsoft Word, за да импортирате данни в Excel, които могат да бъдат преобразувани в етикети за пощенски съобщения. Завършването на този процес изисква няколко стъпки, но те могат да бъдат изпълнени от хора с всички умения и нива на технологични умения.

Бакшиш

В Обединяване на поща Функцията, включена в Microsoft Word, прави сравнително лесно интегрирането на данните, от които се нуждаете, за да започнете да правите етикети за пощенски съобщения. Въпреки това, преди тези данни да могат да бъдат включени в Excel, трябва да форматирате таблицата и клетките в средата на Excel, за да съответстват на конкретната рамка на процеса на обединяване на писма в Word.

За да започнете, създайте и маркирайте заглавките на колоните, за да отразяват данните, които ще бъдат импортирани от Word. Те ще включват следните етикети (или подобни):

• Първо име
• Фамилия
• Адрес
• град

Имайте предвид, че тези етикети ще заменят основните колони от 1 до 4 заглавия, които вече се използват. Също така е важно да се отбележи, че трябва да използвате отделна колона за всяка от тези точки от данни. Неспазването на това може да доведе до някои организационни проблеми на по-късен етап от процеса.

На тази фаза на подготовка се уверете, че в работното ви пространство не остават празни редове и колони. По време на процеса на създаване на етикет, тези празни области могат да създадат грешки при форматирането и да спрат да се правят всичките ви етикети.

След като работното ви пространство е правилно форматирано, следващата стъпка в процеса е да намерите списъка с адреси, който ще използвате. Можете да постигнете това, като ясно дефинирате името на списъка. За да направите това, изберете пълния списък с адреси, който ще използвате, като не забравяйте да включите всички клетки, които съдържат заглавки. След като направите това, отворете Формули раздел, намерете Дефинирани имена група и изберете Определете име опция.

След като това стане, въведете персонализирано име за списъка с адреси. Това конкретно име е оставено на ваша преценка. Ако управлявате множество списъци с адреси, изберете нещо, което е свързано с конкретните имена в списъка и предназначената му функция. След натискане Добре, към него е прикрепено новото име на списъка.

Преди да можете да отпечатате етикети от Excel, уверете се, че цялата информация за адреса се слива успешно. За да направите това, изпълнете следващата серия от стъпки в Microsoft Word. Отворете празен документ и отидете до Пощенски съобщения раздел. Намери Стартирайте обединяването на поща група и изберете Стартирайте обединяването на поща раздел.

В падащото меню, което се показва, изберете Етикети бутон и конфигурирайте различните налични опции за етикети, за да съответстват на вашата собствена настройка. Например, можете да изберете конкретния тип принтер, който ще използвате, и да идентифицирате доставчик на етикет и номер на продукта. Тази информация може да се окаже особено полезна в случай, че си сътрудничите с a трета страна, която може да използва тези данни за бързо създаване на подходящата рамка за печат за вашия документи.

Един важен елемент от тази стъпка е изборът на подходящите размери за листовете с етикети. В Номер на продукт поле, изберете Подробности опция и се уверете, че изброените размери съвпадат с вашите етикети и листове с етикети. Ако не го направят, коригирайте тази информация, преди да продължите с процеса. Ако не го направите, това може да доведе до неправилно отпечатване на вашите крайни етикети.

Ако въведете свои собствени размери и ги запазите, специфичните параметри на етикета ще се появят в Друго/По избор категория в този прозорец. След като сте избрали подходящите параметри на етикета, натиснете Добре за да потвърдите избора си. Microsoft Word трябва автоматично да създаде нова таблица, която генерира оформлението, което сте описали.

Сега, когато подходящите рамки са създадени както в Word, така и в Excel, е точният момент да започнете сливането. За да направите това, първо установявате връзка между вашите етикети и списъка с адреси, който сте създали и наименували в предишните стъпки. Изберете в рамките на Word Настроики от Файл меню и изберете Разширено раздел. Намерете секцията с име Общ и изберете Потвърдете, че преобразуването на файлов формат е включеноотворен и поставете отметка в наличното квадратче. След това натиснете Добре продължавам.

След това изберете Пощенски съобщения раздел, отворете Стартирайте обединяването на поща група и щракнете върху Изберете Получатели опция от падащото меню. Накрая щракнете Използвайте съществуващ списък за да продължи процеса.

Появява се прозорец, в който избирате конкретния списък, който планирате да използвате като част от сливането. В този момент отделете време да намерите списъка, който сте посочили по-рано, и след това щракнете върху Изберете източник на данни кутия. Показва се прозорец, в който потвърждавате конкретния източник на данни, който използвате. След като щракнете върху Покажи всичко поле, изберете Работни листове на MS Excel чрез DD опция в Отворен източник на данни кутия преди да натиснете Добре.

Като последна стъпка изберете конкретния диапазон от клетки и/или работен лист, включващ всички данни, които искате да обедините, от диалоговия прозорец, който се показва. След това натиснете Добре.

Сега, когато работният лист с информацията за адреса е идентифициран и свързан с етикетите, добавете конкретни заместители, които диктуват как всеки адрес ще се показва на етикета. Тези специфични заместители се наричат ​​още Полета за сливане на поща. Ако има някакъв текст, който ще се повтаря на всеки етикет, можете също да го въведете ръчно.

Причината за създаването на тези заместители е важна. Тази конкретна информация ще хореографира прехвърлянето на данни от списъка с адреси в таблицата. Заместителите действат като ръководства, разделяйки информацията и поставяйки всеки елемент там, където му е мястото, в рамките на етикетите като цяло.

След като създадете заместителите, проверете два пъти, за да се уверите, че Word правилно е съпоставил всеки елемент от заместващия елемент със съответните данни от списъка. Това може да се постигне с помощта на Полета за мачове диалогов прозорец. Тук потребителите могат да посочат как всеки контейнер е свързан с данни, получени от списъка с адреси. Например, можете да съпоставите Първо име заместител на Първо име колона в списъка с адреси, гарантирайки, че тези данни ще намерят пътя си до подходящото място на етикета.

Имайте предвид, че част от съдържанието, като поздрав или лого, ще трябва да бъде добавено ръчно от вас, тъй като първоначално не е част от списъка с адреси. Това може да се постигне сравнително лесно. Просто въведете конкретния текст, който искате да използвате, върху етикета или добавете изображението, което искате да включите като лого или друга медийна икона.

Отделете необходимото време, за да се уверите, че вашият етикет е проектиран точно както ви харесва, преди да започнете действителното сливане. Това ще гарантира, че няма да бъдете принудени да ревизирате отново каквото и да е от съдържанието, ако случайно забравите да включите ключови данни или искате да преработите етикета.

След като потвърдите външния вид и усещането на етикета и проверите отново точността на заместителите и връзката им с данните от списъка с адреси, можете да продължите.

За да стартирате сливането, отворете У дома раздел в Microsoft Word и натиснете Обединяване на поща бутон. Ако в момента планирате само да интегрирате конкретни контакти от по-големия списък с адреси, можете да ги изберете тук. Ако обаче искате да интегрирате целия списък, натиснете Всички контакти в текущ изглед. Ако сте готови да използвате всички заместители и полета, които сте проектирали за етикета, щракнете върху Всички полета за контакт бутон, който се появява в следващото меню.

Ако предпочитате да създадете изцяло нов документ на Word за сливането, можете да го направите, като изберете Нов документ бутон. Ако обаче предпочитате да използвате съществуващия документ, натиснете Съществуващ документ бутон в този момент.

Използвай Пощенски етикети раздел, намерен вътре в тип на документа меню, за да решите конкретно кои полета за сливане ще пристигнат на готовия етикет. След като сте определили как ще изглежда крайният етикет, натиснете Актуализирайте етикетите бутон. Когато данните най-накрая пристигнат в полетата на формуляра, около тях може да има видими скоби. Ако случаят е такъв, щракнете с десния бутон върху скобите и натиснете Превключване на кодове на полета бутон, за да ги изключите.

Когато този процес приключи, вие сте готови да създадете окончателния преглед на етикетите и да ги отпечатате. Натисни Преглед на резултатите раздел и превъртете през записите с помощта на Следващ запис и Предишен запис стрелки. Когато сте доволни от етикетите, отидете на Пощенски съобщения раздел, щракнете Завършете и обединете в завършек група и след това щракнете върху Печат на документи бутон. Ако вашите отпечатани документи не отразяват предпочитаното от вас съдържание или дизайн, може да се наложи да се върнете към Пощенски съобщения раздел и се уверете, че всички размери и размери на хартията съответстват на текущата ви конфигурация. Ако не го направят, има голяма вероятност да възникнат проблеми.

След това можете да запишете документа, в който сте работили, за да сте сигурни, че тези етикети са налични за бъдеща употреба.