Как да сканирате документи в Excel

Електронните таблици на Excel са специфични за полетата и начина, по който се попълват с данни. Възможно е сканиране на документи в Excel и дори в някои случаи можете да конвертирате PDF в Excel. Въпреки това не всички типове документи се преобразуват в електронна таблица на Excel. Може също да ви е трудно да сканирате точно данните в документа. Някои полета може да изискват ръчни настройки, за да работят правилно. Сканирането спестява значително време, тъй като вашите данни не изискват ръчно въвеждане, но трябва да вмъкнете всички подходящи формули след сканиране на информацията.

Сканирането на документ в Microsoft Word преди да го прехвърлите в Excel е добра практика. Можете също да използвате OneNote. Пренасянето на данните в документ на Word прави възможно копирането и поставянето на конкретни редове и колони в Excel. Методът на въвеждане отнема малко повече време от директен импорт в Excel, но ви позволява да работите с данните и да се уверите, че влизат в Excel по предназначение. В ситуация на директно сканиране към Excel данните може да не се подравнят правилно в редове и колони. Правенето на необходимите корекции след факта е по-трудно, отколкото да започнете с нова електронна таблица и да изтеглите съдържанието от Word.

Конверторите на документи не са сигурен залог, но има безплатни версии онлайн и те могат да работят. Сканирайте документа, който искате да конвертирате, и го запазете като PDF. След това потърсете безплатен конвертор на документи. Многобройни опции са лесно достъпни. Заредете PDF в конвертора и софтуерът прави конвертирането. Повечето безплатни конвертори работят в уеб браузър и генерират електронна таблица за изтегляне. Други ви молят да изтеглите софтуера. Въпреки че тази опция не е непременно лоша, работата в браузър спестява място на вашето устройство и е по-добрият маршрут.

Можете да работите със сканирането в Excel директно и чрез Microsoft. Достъп до инструментите на Microsoft Office и отворете Microsoft Office Document Imaging. Щракнете върху „Файл“ и „Отваряне“ и след това изберете документа. Погледнете долния десен ъгъл на екрана и намерете иконата на очната ябълка. Задръжте курсора на мишката върху тази икона и тя трябва да пише „OCR“ или „Оптично разпознаване на символи“. Щракнете върху иконата, за да стартирате сканирането през процеса на разпознаване на знаци. След това маркирайте целия документ, копирайте го и след това го поставете в Excel. Все още можете да изберете първо да поставите резултатите в документ на Word, за да обработите данните, преди да ги въведете в Excel.