Можете да планирате няколко конферентни зали в един календар на Outlook.
В натоварен офис с множество конферентни зали може да е трудно да следите кои конферентни зали се използват в кое време. Календарът в Microsoft Outlook може да се използва за планиране на вашите срещи, срещи и събития и може да се използва и за събития в целия офис, като например графика за конферентни зали. Можете да конфигурирате един календар, за да планирате всички конферентни зали, така че персоналът да може лесно да види наличността на конферентната зала за всеки час и дата.
Етап 1
Отворете Microsoft Outlook. Щракнете върху "Календар" в панела Предпочитани. Щракнете с десния бутон върху „Календар“ и изберете „Нов календар“. Въведете име за новия календар, като например „График на конферентната зала“.
Видео на деня
Стъпка 2
Щракнете върху „Изглед на график“ в интерфейса на лентата. Щракнете с десния бутон върху календара и изберете „Нова среща“.
Стъпка 3
Щракнете върху „Категоризиране“ в лентата и изберете „Всички категории“. Маркирайте цветова категория и щракнете върху „Преименуване“. Въведете име за категорията, като „Конферентна зала 1“ или „Конферентна зала във фоайето“. Преименувайте допълнителни цветови категории, по една за всяка конференция стая. Щракнете върху „OK“.
Стъпка 4
Въведете заглавие на среща или събитие в текстовото поле Тема. Въведете името или номера на конферентната зала в текстовото поле Местоположение. Въведете деня и началния час за използване на конферентната зала и часа за крайна употреба. Ако е необходима конферентна зала за няколко дни, можете да промените и крайната дата.
Стъпка 5
Въведете подробности за насрочената среща в конферентната зала в главния прозорец. Може да включите описание на срещата и списък на присъстващите.
Стъпка 6
Щракнете върху "Категория" в лентата и щракнете върху конферентната зала, където ще се проведе срещата. Този цвят кодира срещата в календара и лесно разграничава няколко конферентни зали, които се използват едновременно.
Стъпка 7
Щракнете върху „Запазване и затваряне“, за да затворите събитието в конферентната зала и да се върнете към календара.
