Кредит на изображението: oatawa/iStock/GettyImages
Пропускането на случайни имейли е трудно да се избегне. Входящите кутии са пълни с ежедневни бюлетини, бизнес имейли и лични имейли и човек неизбежно ще се изплъзне през пукнатините. Въпреки че няма лоши намерения, обясняването защо имейлът е пропуснат и извинението изисква някаква основна стратегия. Повечето получатели прощават, когато видят имейл „Извинете за късния отговор“, тъй като всеки е склонен да пропуска имейл от време на време.
Помислете за контекста
Контекстът и залозите са от решаващо значение за вашия отговор и в крайна сметка ще оформят отговора. Ако пропуснете случаен имейл или рутинно съобщение по време на работа, е достатъчно просто извинение. Ако пропуснете важен имейл обаче, последствията са приложени. Вашият отговор трябва да приеме извинителен и сериозен тон. Пропускането на имейл от потенциален клиент може да струва приходи на вас и вашия работодател, а пропускането на имейл с инструкции или задачи, които са от решаващо значение за вашата работа, може да има сериозни негативни последици. В този случай отговорът ви се променя от „Извиняваме се за късния отговор“ на нещо повече като „Спешно извинение за пропускането на имейла си“.
Видео на деня
Не го усложнявай
Дълготрайните извинения са кални и отразяват отчаянието, а не обикновена грешка. За имейли, които не са от критично значение, се придържайте към основно извинение и уведомете подателя на имейла, че сте пропуснали имейла във входящата си кутия и искате да прегледате разговора отново. Възобновяването на разговора по този начин дава на човека причина да отговори и да се върне към нормалния ви обмен.
Кратките имейли са по-четливи и е по-вероятно получателят да прочете вашия отговор. Ограничете го до параграф, ако е възможно и завършете извинението с въпрос или призив за действие. Помолете за среща или телефонно обаждане, за да направите дискусията по-лична. Когато пропуснете важен имейл, определено поискайте лична среща или телефонно обаждане. Възможността да се свържете лично прави вашето извинение по-истинско и може да възстанови връзката или да отстрани проблема.
Използвайте шаблон
Ако се мъчите да напишете ефективен имейл за извинение, използвайте такъв, който е доказан и вече написан. Шаблоните са лесни за намиране чрез основно търсене в интернет. Внимавайте обаче да правите пълно копиране и поставяне. В идеалния случай трябва да персонализирате и персонализирате шаблона, за да сте сигурни, че текстът е истински и се чете правилно за вашата ситуация. Шаблоните се използват най-добре като ръководство за вашия имейл за извинение, а не като заместител.
