Excel ще ви помогне да създадете прости електронни таблици, за да наблюдавате акаунта си.
Отворете Excel, като щракнете двукратно върху иконата му на работния плот. Програмата автоматично отваря нова работна книга, озаглавена „Книга1“. Щракнете върху "Запазване" в менюто "Файл", за да запишете работната книга на вашия компютър на желаното място. Назовете електронната таблица с текущия месец и година. Ако съхранявате транзакциите за всеки месец в отделна електронна таблица, можете да използвате конвенцията за именуване yyyy-mm-dd. Това ще гарантира, че когато преглеждате електронните таблици в папка, те могат да бъдат сортирани по дати от най-новите до най-старите.
Щракнете върху първата клетка в горния ляв ъгъл на електронната таблица, която е известна като клетка A1. Всяка електронна таблица е колекция от клетки, организирани в мрежа. Всяка клетка е позната по местоположението си в решетката, посочено като координати на колона и ред. Клетка A1 е клетката в колона A, ред 1 - тоест първата или горе вляво клетка в електронна таблица.
Въведете „Дата“ в първата клетка. Щракнете върху следната клетка, която е B1, и въведете „Транзакция“. Въведете „Сума“ в клетка C1 и „Салдо“ в клетка D1, за да създадете заглавията за вашата счетоводна електронна таблица.
Променете шрифта на заглавията, като маркирате заглавията. Щракнете върху клетка A1 и плъзнете мишката си до последния елемент в ред 1, за да маркирате клетките. Натиснете клавиша "Ctrl" и го задръжте, докато натискате буквата "B", за да приложите получер шрифт към заглавията. Това ще гарантира, че те се отличават визуално от останалата част от електронната таблица.
Въведете сумата на текущото салдо по банковата си сметка в ред 2 под „Салдо“, което е клетка D2. Това е балансът, от който ще изваждате и добавяте транзакции, когато се появят.
Маркирайте и форматирайте всички клетки в колоната "Сума". Простият начин да изберете всички клетки в колона е да щракнете върху заглавката на колоната (в този случай "C"). Сега щракнете с десния бутон върху заглавката на колоната и изберете "Форматиране на клетки" от изскачащото меню, за да отворите прозореца "Форматиране на клетки". Можете да приложите стила "Валута", като изберете тази опция в лявата част на прозореца. По подразбиране Excel форматира валутни стойности въз основа на вашето местоположение. По желание можете да изберете формат за показване на отрицателни стойности, като изберете опция в списъка вдясно. Като алтернатива можете да приложите стила "Счетоводство" в левия прозорец. Това автоматично ще подравни символите за валута и десетичните точки в колоната и ще покаже отрицателни числа в скоби: ($1,234,10). Това ясно ще разграничи тегленията от депозитите. Щракнете върху "OK", за да финализирате процедурата.
Въведете датата на първата транзакция в колоната „Дата“ на третия ред. Целта на депозита или тегленето трябва да бъде посочена в колоната „Транзакция“ на третия ред. Сумата на депозита или тегленето трябва да бъде в колоната "Сума" на третия ред. Ако въвеждате теглене, въведете знака минус (тире) преди сумата.
Щракнете върху клетката „Баланс“ в края на желания ред (за първата транзакция това ще бъде клетка D3). На клавиатурата си въведете знака "=", след това щракнете върху клетката по-горе, D2, използвайте клавиша Shift, за да въведете знак "+", след това щракнете върху клетката вляво, C3, която съдържа сумата на последната транзакция. След това натиснете клавиша "Enter". Това ще въведе формула "=D2+C3", която ще изчисли ново салдо чрез добавяне на последната транзакция към стойността на предишното салдо. Въпреки че сте използвали знак плюс, Excel ще изчисли правилно новото салдо, дори ако транзакцията в C3 е била отрицателна стойност за теглене.
Повторете стъпки 8 и 9, за да добавите още транзакции. За всяка нова транзакция можете да изчислите новото салдо в колона D, като копирате клетката по-горе. Например, ако въвеждате нова транзакция в ред 4, ще искате клетка D4 да изчисли ново салдо въз основа на предишното салдо (клетка D3) и най-новата сума (клетка C4). Вместо да въвеждате отново формулата от клетка D3, изберете клетка D4, след това натиснете клавиша "Ctrl" и го задръжте натиснат, докато пишете буквата "D" (за "надолу"). Това ще копира формулата от D3 в D4 и автоматично ще я коригира, така че сега да се отнася до най-новата информация в клетките D3 и C4.
