Какво е табличен формат?

„Табличен формат“ е просто информация, представена под формата на таблица с редове и колони. Повечето софтуерни програми за офис производителност, като текстообработващи програми и електронни таблици, включват инструменти за въвеждане на текст и данни в табличен формат. След това можете да подобрите външния вид на таблицата, като коригирате шрифтове, граници, фонове и други визуални функции.

Таблицата с данни е чист и удобен начин за представяне на голям обем информация, която включва повтарящи се елементи от данни. Например, всеки запис в списък с клиенти на компанията съдържа името на клиента, заглавието, адреса, телефонния номер и друга идентифицираща информация. Тази информация може да бъде изброена в табличен формат - тоест в редове и колони - като се използват отделни колони за всеки елемент от данни. Колоните обикновено се идентифицират със заглавки като „Име на клиента“, „Уличен адрес“ и „Имейл адрес“ и всеки ред съдържа цялата информация за един клиент.

Често срещаните програми за текстообработка като Microsoft Word и Google Docs включват набор от команди за създаване на празни таблици, въвеждане на данни в табличен формат и коригиране на цялостния вид на маса. Общият размер на таблицата, по отношение на броя на редовете и колоните, обикновено е ограничен от размера на отпечатаната страница, на която ще се появи таблицата. Текстовите процесори могат също да изпълняват прости команди като намиране на сумата от всички числа в отделна колона.

Програма за електронни таблици като Microsoft Excel е специално проектирана за създаване, управление и представяне на информация в табличен формат. Нова електронна таблица е просто голяма таблица с празни клетки, в които потребителят може да въвежда информация. Електронните таблици са по-гъвкави от текстовите процесори по отношение на способността им да манипулират голям брой редове и колони с информация. Например електронните таблици могат да конвертират данни в табличен формат в подробни кръгови диаграми, линейни диаграми или други видове графики.

Софтуерът за бази данни като SAS работи по различен начин от електронните таблици, тъй като данните се въвеждат в отделни записи и записите могат да бъдат представени в табличен формат, ако потребителят избере това. Например, в база данни с информация за клиента се създава индивидуален запис за всеки клиент с име, адрес и друга подходяща информация. Базата данни може да се използва за отпечатване на пощенски етикети за всички клиенти, идентифициране на клиенти по специфични характеристики -- като например всички клиенти на изток от Мисисипи -- или представяйте информацията за клиентите в табличен вид формат.