Изтеглете наличен шаблон за главна книга на Excel от един от предоставените безплатни сайтове. Шаблонът трябва да работи във всички версии на Excel. Главната книга е запис на транзакциите на всяка сметка във вашата счетоводна система. Тъй като използването на главна книга и правилни счетоводни техники изисква използването на счетоводство с двойно записване, всяка въведена транзакция засяга две сметки.
Щракнете върху клетката точно над „1“ и вляво от „A“. Това ще подчертае цялата страница в листа на главната книга. Задръжте клавишите "CTRL" и "C", за да копирате листа. Щракнете върху бутона „Вмъкване“ в горната лента с менюта и превъртете надолу до бутона „Работен лист“, след което щракнете. Щракнете върху клетката в горния ляв ъгъл над "1" и вляво от "A" в новия работен лист и задръжте клавишите "CTRL" и "V", за да поставите шаблона на главната книга в друг лист. В този шаблон има място за въвеждане на транзакции в главната книга за девет различни сметки.
Създайте поне пет еднакви листа, което ви дава общо 45 различни акаунта, които можете да следите. Първият лист трябва да бъде за чекови, спестовни или ведомости за заплати; озаглавете го „Банкови сметки“. Създавате заглавието, като щракнете с десния бутон върху раздела в долния ляв ъгъл с надпис "Лист 1" и изберете бутона "Преименуване". Вторият лист трябва да е за сметки "Доходи". Те включват приходи от продажби, приходи от услуги и възстановяване на изплатени такси.
Третият лист трябва да е за сметки "Разходи". Те включват платени наеми, комунални услуги, труд и лицензи или данъци. Четвъртият лист трябва да бъде за сметки "Собствен капитал", включително първоначалната инвестиция за стартиране на компанията, всички тегления, взети за собственика и всяко реинвестиране в компанията. И накрая, петият лист трябва да бъде за "Пасиви", включително заеми за сгради, превозни средства, оборудване и кредитни карти.
Създайте допълнителни листове за тези области, които имат повече от девет акаунта в тях. Ако случайно една от категориите има повече от девет акаунта, „Разходи“ например, създайте още един или още два листа и ги преименувайте на „Разходи 2“ и „Разходи 3“. На всеки акаунт, който създавате, трябва да се присвои a номер. Обикновено всички банкови сметки започват с 10--, сметки за приходи с 20--, сметки за разходи с 30--, сметки за собствен капитал с 40-- и сметки за задължения с 50--.
Обърнете внимание на колоните на всеки запис в главната книга. Колоните за дата и описание се разбират сами. "Реф. колона е за въвеждане на номера на другата сметка, засегната от транзакцията в реда. Останалите колони са "Дебит", "Кредит" и "Салдо".
През повечето време дебитът към сметка добавя пари към тази сметка, а кредитът премахва парите от сметката. За всеки дебит трябва да има кредит. Друг начин да мислите за това е следният: Дебитът е „това, което сте получили“, а кредитът е „откъде е“.
Например, плащате $400 за сметката си за електричество. Плащате го с чек от проверката на вашия бизнес. Запитайте се какво получихте? Имате електричество на стойност $400, така че дебитирайте сметката за комунални услуги (#3010) за $400. Сега се запитайте откъде дойде? Той дойде от вашата разплащателна сметка, така че кредитирайте банковата сметка (#1010) $400.
В сметката за комунални услуги поставете #1010 за референтния номер, а в банковата сметка поставете #3010 за номера на сметката.
