Отворете своя документ на Microsoft Word и сканирайте всяка страница за съкращения, които искате да включите в списък. Щракнете двукратно върху или щракнете и плъзнете през дума или фраза, която представлява важно съкращение, като ги изберете в текста.
Натиснете „Shift-Alt-X“ или превключете към раздела „Препратки“ на лентата на Microsoft Word и щракнете върху елемента „Маркиране на запис“ в секцията „Индекс“, за да създадете запис в индекс въз основа на вашия избор на текст. В диалоговия прозорец Маркиране на запис в индекс щракнете върху бутона „Маркиране“, за да добавите термина, който сте избрали. Актът на маркиране на запис в индекс вмъква скрити кодове във вашия документ, за да идентифицира селекцията. Продължете процеса на Маркиране, за да маркирате всеки термин, който отговаря на изискванията за вашия списък като допълнение към Индекса.
Натиснете "Ctrl-End", за да отидете до края на документа. Натиснете "Enter", за да добавите празен ред, след като текстът приключи. Щракнете върху елемента „Вмъкване на индекс“ в секцията Индекс на раздела „Справка“, за да отворите диалоговия прозорец Индекс. Щракнете върху бутона "OK", без да променяте настройките на индекса по подразбиране.
Изберете текста на индекса. Натиснете "Ctrl-C", за да го копирате в клипборда. Натиснете „Ctrl-Alt-V“ или превключете към раздела Начало на лентата на Microsoft Word и щракнете върху стрелката на елемента „Поставяне“ на групата на клипборда, за да получите достъп до опцията „Специално поставяне“. Изберете "Неформатиран текст" като режим на поставяне. Изберете текста, който сте поставили, и го копирайте обратно в клипборда.
Създайте нов документ на Microsoft Word и поставете в него копирания индексен текст. Превъртете през текста и намерете записа в индекса с най-високия номер на страница след него. Пребройте броя на цифрите в номера на страницата.
Натиснете "Ctrl-H", за да получите достъп до Find and Replace. Въведете запетая, последвана от интервал в полето „Намерете какво“. След интервала въведете комбинацията "^#", без пунктуацията, веднъж за всяка цифра от най-високия номер на страница в списъка. Например, ако последният запис се е появил на страница 53 от основния ви документ на Word, въведете "^#^#" без кавички.
Щракнете върху бутона „Замяна на всички“, за да премахнете всички най-високи номера на индексни страници. Изтрийте последното "^#" от вашия текст за търсене и щракнете върху бутона "Замяна на всички" отново, за да премахнете следващия набор от числа. Продължете да съкращавате текста за търсене и да замените индексните маркери за номера на страница, докато не премахнете всички.
Натиснете "Ctrl-C", за да копирате редактирания индексен текст в клипборда. Поставете текста обратно в основния си документ на Word.
Създайте нов документ на Microsoft Word, в който да премахнете номерата на страниците от текста, който сте изградили като индекс, за да можете да използвате функцията Премахване на всички, за да премахнете числата. Ако изпълнявате тази функция във файл на Word, който съдържа друг текст, изтривате всяко числово съдържание от него.
Ако вашият документ на Microsoft Word вече съдържа индекс, направете копие на документа и изтрийте съществуващите записи в индекса от дублиращия се файл. За да намерите и изтриете индексните маркери, превключете към раздела "Начало" на лентата на Word, намерете групата "Абзац" и щракнете върху елемента "Показване/скриване на маркировките за редактиране". Изберете всеки запис в индекса, включително скоби, които го заобикалят, и го изтрийте от копието на документа. След като премахнете оригиналните записи в индекса, можете да вмъкнете свои собствени, за да маркирате съкращенията.
Вместо да използвате командата „Специално поставяне“, за да вмъкнете съдържанието на индекса във вашия Word файл като обикновен текст, можете да стартирате приложение за редактиране на текст, като Notepad, отворете нов документ и поставете индексния текст, който сте копирали от Word, в документа прозорец. Изберете текста, който сте поставили, копирайте го обратно в клипборда, върнете се в Word и поставете текста във вашия документ. Този процес на поставяне/прекопиране улавя текста на записите и прекъсва връзката им към кодираното съдържание на индекс на Word.
Щракнете върху бутона "Още" във функцията "Замяна", за да получите достъп до бутона "Специален", който ви дава достъп към кодовете, които намират специални знаци и поредици във вашия текст, включително кода, който намира такива цифра. Този избор на код въвежда "^#" в полето Find.
Ако копирате текста на индекс от документ на Word и го поставите в друг файл на Word, ще видите съобщението „Няма намерени записи в индекса“. Това е така, защото индексният текст се свързва директно с документа. Неговият кодиран текст няма да се преведе в друг документ на Word, защото Word свързва съдържанието му само с файла, в който го създавате.
Информацията в тази статия се отнася за Microsoft Word 2013. Може да се различава леко или значително при други версии или продукти.
