Какви са предимствата и недостатъците на Google Docs?

Google предлага Google Документи като безплатна алтернатива на Microsoft Word. Цената с нулев долар за Docs му дава предимство пред Word, а Docs е съвместим с документи на Word, но безплатният текстов процесор няма някои функции, като например поддръжка за множество колони. Документите се изпълняват изцяло от интернет, което води до някои ограничения за достъпността на файловете, но също така предоставя начин за запазване на постоянен поток от ревизии, така че никога да не загубите работата си.

За разлика от Microsoft Word и повечето други текстови процесори, Google Docs работи в уеб браузър - не е необходимо да инсталирате Docs на вашия компютър. Изпълнението на Docs през Интернет прави възможно работата на всеки компютър, свързан с интернет, но това представлява ограничение: Ако загубите връзката си с интернет, губите достъп до програмата. Като заобиколно решение Google предлага приложение за Диск за Chrome и настолна програма за Диск, които осигуряват офлайн достъп до всички файлове в Диск, включително файлове в Документи. За да работите офлайн обаче, трябва да планирате предварително. Ако не настроите Диск да работи офлайн предварително, няма да имате достъп до Документи офлайн в крачка.

Всички файлове, които редактирате в Документи, автоматично се запазват в Google Диск всеки път, когато правите промяна, така че ако сте компютърът се срива, можете да продължите точно там, където сте спрели - Документи дори нямат опция „Запазване“ в Меню "Файл". Диск съхранява всяко записване като отделна ревизия, което прави възможно връщането на промените. Google не отчита файловете на Документи към разпределеното ви място в Диск, така че можете да съхранявате неограничен брой документи и ревизии. Въпреки че са полезни, тези функции работят изключително чрез Google Drive: не можете да свържете Документи с Dropbox, Box, SugarSync или друга услуга за съхранение в облак. Ако вече използвате друга услуга и искате да споделите файл с документи чрез тази услуга, трябва да изтеглите файла и след това да го качите в предпочитаната от вас облачна услуга.

Google Docs включва повечето от същите функции като Microsoft Word, но не всичко работи идентично между двете програми. През 2013 г. Microsoft пусна реклами, които посочват специфични функции, липсващи в Документи, включително колони и поддръжка за редактиране на изображения. Google обаче понякога добавя нови функции към Документи, като добавянето от средата на 2014 г. на „Предложени редакции“ – еквивалентно на функцията за проследяване на промените на Word. В някои случаи Документите предлагат функции извън Word, особено по отношение на сътрудничеството: В Документи множество потребители могат да работят върху документ едновременно и да виждат промените в реално време.

Microsoft Word предлага голямо предимство чрез интеграцията си с останалата част от пакета Microsoft Office, като например възможността за поставяне на клетки от електронна таблица от Excel в Word или вграждане на слайд на PowerPoint в a документ. Docs поддържа подобни връзки с другите офис програми на Google, Sheets и Slides, но няма еквиваленти на Google за по-напредналите програми на Office, като Publisher, Access или Visio. Документите също не могат да се свързват директно с вашите данни в Outlook, за да извършат обединяване на поща или да четат информация в календара ви.