Как да активирате автоматично запазване в Excel

Microsoft Office предоставя функция, наречена Автоматично запазване за да ви помогне да избегнете катастрофата от загуба на работа, защото компютърът ви се срине или защото сте забравили да го запазите, преди да затворите приложението. Предлага се само в Office 365, абонаментната версия на софтуерния пакет, който включва достъп до Excel, Word и PowerPoint. Ако имате по-ранна версия на Office, функцията за автоматично възстановяване може да се използва за възстановяване на данни, когато документ на Excel не е записан.

Когато функцията за автоматично запазване е активирана в приложенията на Office 365, текущият файл ще се записва автоматично във фонов режим на всеки няколко секунди. За файлове, съхранявани в Microsoft Cloud в OneDrive или SharePoint Online, автоматичното запазване е активирано по подразбиране. Ако AutoSave е в сиво, това вероятно е защото файлът се записва на друго място вместо на облака, като например към файлов сървър или към локална директория като Документи на настолен компютър или лаптоп.

Ако сте абонат на Office 365 и имате инсталирана най-новата версия на Excel, можете да видите дали AutoSave е включено, като проверите горния ляв ъгъл на прозореца на приложението. В Превключвател за автоматично запазване ще бъде показано като едно от двете На или Изключено. За да направите промени във файл, без да ги запазвате автоматично, просто преместете превключвателя на Изключено позиция. След това можете да използвате Запазете за да запазите промените по ваше удобство.

В Office 2016 и по-стари версии, които не поддържат AutoSave, Автоматично възстановяване функцията може да се използва за възстановяване на файл на Excel, след като приложението се е изключило, преди текущият файл да може да бъде запазен. Когато приложенията на Office открият, че е възникнал срив, Възстановяване на документи диалоговият прозорец се показва следващия път, когато приложението се стартира. Диалогът ви позволява да изберете да запазите или изхвърлите файлове за възстановяване, които съдържат незапазени данни. Датата и часът, когато е създаден файлът за възстановяване, се показват до името на файла, за да ви помогнат да решите дали искате да го възстановите. Можете също да отворите всеки файл в списъка и да го прегледате, преди да го запазите.

Количеството данни, което може да бъде възстановено от файл чрез AutoRecover, зависи от това колко често се запазва информацията. Можете да контролирате тази и други настройки за автоматично възстановяване от Настроики менюто на Файлове раздел. Под Запазете, можете да включите или изключите записването на файл AutoRecover и да посочите колко често трябва да се записва информацията за възстановяване. Можете също да посочите дали последната автоматично запазена версия ще бъде запазена, след като затворите Excel и къде трябва да се съхранява файлът за възстановяване.

Ако не искате да губите много работа поради срив на приложението, трябва да зададете интервала за минути за запазване на файлови данни на ниска стойност, като пет или 10. Има обаче компромис с производителността, тъй като приложението може да спре за кратко, докато файлът се записва. Ако производителността е по-важна от запазването на данни, задайте интервала на 20 минути или повече.

Някои хора създават нов файл на Excel или Word, който е подобен на съществуващ файл, като отворят съществуващия файл, променят го и след това използват Save As, за да го запазят с име, различно от оригинала. Проблем възниква, когато активирате AutoSave. Промените, направени преди да използвате Запази като ще бъде автоматично запазен в оригиналния файл, което може да не е вашето намерение. Microsoft разпознава този проблем и заменя Запази като команда с Запази копие в приложенията на Office 365. Препоръчително е да използвате тази команда, за да създадете подобен файл, преди да направите каквито и да е промени в оригинала, за да заобиколите проблема с автоматичното запазване.