Въведете елементите, които искате, в падащия списък навсякъде в работната си книга, по един на клетка. Изберете целия списък и му задайте име в полето за име.
Щракнете върху клетката, където искате да се появи списъкът, и натиснете „Проверка на данни“ в секцията Инструменти за данни на раздела „Данни“.
Изберете „Списък“ в полето Разрешаване и се уверете, че „Падащо меню в клетката“ е отметнато. Въведете името, което сте задали на вашия списък, предшествано от знак за равенство, в полето Източник.
Въведете съобщение в раздела „Въведено съобщение“, за да се показва известие всеки път, когато някой щракне върху клетката. Това съобщение може да съдържа произволен текст, като например да представи списъка с опции на потребители, които веднага започват да пишат в клетката, вместо да проверяват падащия списък.
Изберете стил за грешка в раздела „Сигнал за грешка“ и напишете съобщение, което да се покаже, ако потребителят въведе невалиден избор. Стилът "Стоп" не позволява на потребителите да въвеждат опции, които не са в списъка, докато стиловете "Предупреждение" и "Информация" позволяват на потребителя да отмени грешката.
Щракнете върху "OK", за да създадете списъка. Изберете клетката от списъка и отворете падащото меню, за да изберете от наличните опции.
За да коригирате обхвата от клетки, които се показват в падащия списък, натиснете „Диспечер на имена“ в раздела „Формули“, изберете името, което сте задали на списъка си, и редактирайте диапазона от клетки в полето „Отнася се за“.
Предотвратете на потребителите да редактират опциите на списъка, като поставите диапазона от клетки, съдържащ опциите, на отделен работен лист от падащия списък и след това защита на този лист: След като създадете списъка, отворете менюто „Файл“, щракнете върху „Информация“, „Защита на работната книга“ и „Защита на текущия лист“. Въведете парола за заключване листа. Щракнете с десния бутон върху името на листа и изберете „Скриване“, ако искате също да попречите на потребителите да виждат списъка.
Таблиците, свързани със сайтове на SharePoint, не могат да съдържат падащи списъци. За да добавите списък, променете таблицата в диапазон от нормални клетки, като щракнете с десния бутон върху таблицата, изберете „Таблица“ и щракнете върху „Преобразуване в диапазон“.
