Използвайки Google за вашата съвместна входяща поща, можете да се уверите, че няма съобщения да пропаднат през пукнатините.
Кредит на изображението: dolgachov/iStock/Getty Images
Google предоставя функция, наречена Групи, която позволява на проектни екипи, клубове и класове – или на хора в която и да е друга група – да комуникират и споделят съдържание, като документи, видеоклипове и календари. Един от начините да използвате група е да я настроите като съвместна входяща кутия. Вашият екип може да използва този акаунт, за да чете и да отговаря на съобщения, публикувани от членове на групата или дори клиенти. Използвайки Groups for Business, можете да включите неограничен брой членове и да възложите отговорности на отделни лица.
Етап 1
Отидете на уебсайта на Google Groups (вижте Ресурси) и кликнете върху „Създаване на група“. Въведете име за групата и въведете имейл адрес, който искате да използвате, който ще завършва на „@googlegroups.com“. Въведете описание на групата за членовете изглед.
Видео на деня
Стъпка 2
Изберете „Входяща кутия за съвместна работа“ от падащия списък Изберете тип група. Изберете типовете членове, които искате да упълномощите за достъп до функциите на входящата кутия. Изберете основните разрешения, които искате да приложите, като например разрешаване на обществеността да преглежда теми или разрешаване на всички членове на групата да публикуват съобщения. Щракнете върху „Създаване“, след това „OK“, за да управлявате настройките на входящата кутия.
Стъпка 3
Щракнете върху връзката „Управление“ в долната част на страницата с теми. Щракнете върху „Покани членове“ в левия панел, за да отворите формуляр за покана по имейл. Въведете имейл адресите на хората, на които искате да разрешите да използват входящата кутия, въведете съобщение с покана и щракнете върху „Изпращане на покани“.
Стъпка 4
Изберете „Роли“ в левия панел и щракнете върху „Роли“. Изберете ролята, за която искате да управлявате настройките. Добавете членове към ролята и изберете разрешенията, които искате да приложите. Повторете за останалите роли. В зависимост от ролите, които възлагате, членовете получават известия чрез основния си имейл адрес, когато някой публикува ново съобщение.
Бакшиш
За да следите дискусията, я поставете като предпочитан, като щракнете върху иконата на звезда, като по този начин добавите дискусията към секцията със звезда в главното меню вляво.
Членовете на групата могат да щракнат върху бутона „Маркиране като най-добър отговор“ върху любимите си отговори на въпроси или бутона „Маркиране като завършен“, когато проблемът бъде разрешен.
Мениджърите или собствениците на групи могат да показват отговорите, които се считат за най-добри над другите. Щракнете върху иконата на зъбно колело, изберете „Управление на групата“ и изберете „Разширени“. Щракнете върху „Персонализиране на уеб изглед“ и изберете „Да“ под Показване на копие на най-добрия отговор над Други отговори.
