Кредит на изображението: Сири Стафорд/Digital Vision/Getty Images
Месечното съгласуване на балансовите сметки е единственият начин да се гарантира, че финансовите данни за една компания са правилно записани в счетоводните книги. Съгласуването на балансовата сметка защитава компанията от отчитане на грешки във финансовите отчети на компанията, което може да доведе до грешки при изготвянето на федералната данъчна декларация на компанията. Много счетоводители създават електронни таблици на Microsoft Excel, за да помогнат при съгласуването на сметките в главната книга (GL) с външна документация.
Етап 1
Въведете името на сметката в главната книга и номера на сметката в главната книга в горната част на електронната таблица на Excel. Можете да въведете както имена, така и числа директно в клетките в Excel и софтуерът ще форматира правилно записите.
Видео на деня
Стъпка 2
Въведете месеца и годината за съгласуване под името и номера на GL.
Стъпка 3
Въведете „Краен баланс на GL“ в първата колона на електронната таблица на няколко реда под заглавието.
Стъпка 4
Въведете крайната сума, съдържаща се в сметката на главната книга, във втората колона на електронната таблица на същия ред като етикета „Краен баланс на GL“.
Стъпка 5
Въведете „Краен баланс на (изходен документ)“ в първата колона на електронната таблица под реда, който съдържа „Край Салдо на GL." Примерите за изходни документи включват отчети за вземания, отчети за дължимите сметки и актив списъци.
Стъпка 6
Въведете крайното салдо по изходния документ за тази сметка в главната книга във втората колона на електронната таблица на същия ред като етикета „Крайно салдо за (изходен документ)“.
Стъпка 7
Въведете „Разлика“ в следващия ред в първата колона.
Стъпка 8
Създайте изчисление във втората колона до етикета „Разлика“, което изважда общата сума на изходния документ от крайния баланс на главната книга. Това е сумата, която трябва да бъде съгласувана.
Стъпка 9
Създайте секция под линията за разлика, наречена „Съгласуване на елементи“.
Стъпка 10
Избройте всеки елемент, създаващ съгласуваща разлика в раздела за съгласуващи елементи. Включете обяснение за всеки артикул и количеството на артикула. Пример за съгласуваща позиция може да бъде плащане по сметка, което е осчетоводено по банковата сметка, но не е осчетоводено по сметката на клиента.
Стъпка 11
Създайте изчисление в края на секцията за съгласуване на елементи, което обобщава количеството съгласувани елементи. Когато общата сума на съгласуваните артикули се равнява на общата сума на "Разликата", тогава сте съгласували правилно сметката.
Неща, от които се нуждаете
Microsoft Excel
Главна книга
Изходна документация
Бакшиш
Най-добре е да съгласувате сметките на GL преди затваряне на счетоводния месец, за да можете да направите всички необходими корекции на счетоводните данни през съответния месец.
Ако не сте сигурни как да създадете електронни таблици за съгласуване в Excel, помислете за наемане на счетоводител, който да ви помогне с настройката.
