Excel може да намали грешките чрез автоматизиране на изчисленията.
Кредит на изображението: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel има репутация за използване в счетоводните отдели и макар че неговите математически функции са жизненоважни за счетоводството, електронните таблици и диаграмите на програмата помагат за всичко - от съставяне на списък с хранителни стоки до анализиране на научни записи. Преминаването от Word към Excel за ежедневни задачи в началото може да изглежда плашещо, но след като свикнете да работите в електронна таблица, Excel прави организацията и изчисляването много по-лесни.
Направете списък за дома или за работа
Една от най-простите, но най-фундаментални способности на Excel е организиране на данни. Excel не може да се конкурира с Microsoft Access за изграждане на сложни бази данни, но за ежедневна организация Excel има много функции и е много по-лесен за използване. За да направите списък, просто напишете в клетките, от които се нуждаете – независимо дали имате нужда от основен списък с хранителни стоки с две колони, инвентар или
каталог на цялата ви библиотека, Excel помага да запазите данните си на място и осигурява сортиране и търсене.Видео на деня
За по-изискано оформление без допълнителна работа, започнете с шаблон, като потърсите на страницата "Нова" от менюто "Файл". в Excel 2010 или 2013. Microsoft предоставя множество безплатни шаблони за създаване на списъци, вариращи от спортни списъци до фактури до телефонни указатели.
Изобразете вашите данни в диаграма
Въведете набор от данни в Excel и програмата може автоматично да ги визуализира като диаграма или графика. След като въведете данните си, изберете ги и изберете един от стиловете на диаграмата в раздела Вмъкване. Excel 2013 прави процеса още по-лесен с "Препоръчителни диаграми", който сканира вашите данни и визуализира най-подходящите диаграми.
Правилното подреждане на данни за диаграма изисква известна практика. Например, за да създадете кръгова диаграма, използвайте две колони: първата съдържа етикети, а втората съдържа проценти. По същия начин линейната диаграма използва само две колони: една за етикети и друга за точки по оста Y. Ако вашите данни включват координати X и Y, използвайте вместо това диаграма на разсейване.
Автоматизиране на счетоводството с функции
Функциите на Excel автоматизират математическите формули, опростявайки счетоводството, счетоводството и проследяването на други данни. Една от най-често срещаните функции, SUM, добавя други клетки заедно и има пряк път с един бутон: изберете група клетки и натиснете "Alt-Equals", за да попълните сумата. Някои функции анализират съдържанието на клетките и дори могат да работят с текст. Например, EXACT проверява дали две клетки имат едно и също съдържание и връща „TRUE“ или „FALSE“.
За да въведете функция, въведете знак за равенство, името на функцията и отворена скобаи след това попълнете неговите променливи, като щракнете върху други клетки, за да препратите към тяхното съдържание. За напътствано обяснение за използването на която и да е функция, изберете я от библиотеката с функции в раздела Формули.
Изчислете със сложни формули
За да извлечете максимума от функциите на Excel, наредете ги заедно във формули от много части за извършване на сложни изчисления. Почти всеки набор от функции може да работи заедно. Например, добавете колона от клетки и след това я закръглете до най-близките сто, като комбинирате SUM с ROUND: =КРЪГЛА(СУМА(A1:A5), -2) закръгля сбора от клетки от A1 до A5 до две позиции вляво от десетичната запетая, което води до закръгляване на стотици.
Формулите могат да препращат и към други формули. Една от тях е за бързо проследяване на фактуриране и плащания за вашия бизнес. Сумирайте фактурите на клиента в една колона, сумирайте плащанията във втора колона и след това използвайте функцията IF, за да изведете прост отговор: =АКО(B10>=A10,"ПЛАТЕНО","НЕПЛАТЕНО") проверява дали сумата на плащанията в B10 отговаря или надвишава сумата на таксите в A10 и отчита „ПЛАТЕНО“ или „НЕПЛАТЕНО“ в обикновен текст.
