Как автоматично да изключите празни места в обобщена таблица в Excel

Празните места са неизбежни в таблица в Excel, особено ако работите с голяма база данни с информация. Възможно е да сте разрешили допълнително поле за втори ред от адрес и не всеки има нужда от два реда за адрес. Ако използвате обобщена таблица за работа със сложни данни, можете да спрете обобщената таблица да брои празни клетки, за да поддържате данните си възможно най-чисти.

Когато работите с данни в Excel, въртящата се таблица ви дава необходимото лесно управление. Ако вашата централна таблица има празни полета, можете да премахнете празно място от обобщена таблица или да промените съдържанието с помощта на инструментите за централна таблица, вградени в Excel. Кликнете върху обобщена таблица, след това изберете Инструменти за обобщена таблица на лентата.

Независимо дали искате да използвате инструментите, за да накарате централната таблица да скрие празни редове или да премахнете думата "празно" от тях, щракнете върху едно от двете

В някои случаи функцията за въртяща се таблица вмъква думата "празно" във всяка празна клетка. Това разбираемо може да бъде проблематично, когато се опитвате да изчистите данните си. Този процес е различен от процеса, който използвате, за да накарате централната таблица да скрие празни редове.

За да спрете въртяща се таблица да брои празни клетки и да ги попълни с думата "празно", изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете вътре в централната таблица и изберете Контрол + А за да изберете всички данни на страницата.
2. Изберете У дома > Стилове > Условно форматиране и Ново правило.
3. В полето, което се отваря, изберете Форматирайте само клетки, които съдържат.
4. В падащите полета под Форматирайте само клетки с, изберете Стойност на клетката, Равна на и тип (празен) в третата кутия.
5. Изберете номер раздел. Избирам Персонализиран и вмъкнете три точки и запетая под Тип.
6. Щракнете върху Добре.

Това премахва думата "празно" от централната таблица, заменяйки я с наистина празно поле.

В някои случаи може да искате да спрете общата ви таблица да брои празни клетки като цяло, за да изчистите данните си. За да предотвратите показването на празни места в ред:

1. Изберете поле за ред.
2. На Анализирам раздел, щракнете Настройки на полето.
3. Избирам Оформление под Оформление и печат и изчистете четенето от квадратчето за отметка Поставете празен ред след етикета на всеки елемент.

Ако искате да премахнете празните клетки в Предмети, направете следното:

1. Изберете артикула, който искате.
2. Под Дизайн раздел, потърсете Оформление; щракнете Празни редове и поставете отметка в квадратчето на едно от двете Вмъкнете празен ред след етикета на всеки артикул или Премахнете празния ред след етикета на всеки артикул.

Почистването на заготовки в въртяща се таблица може да стане досадно с течение на времето. Настройването на вашата централна таблица за скриване на празни редове автоматично спестява време. За да направите това, настройвате шаблон. Шаблоните ви предпазват от необходимостта да преформатирате своите централни таблици всеки път, когато работите с нови данни.

За да създадете шаблон:

1. Във файла, който искате да запишете като шаблон, изберете Файл и Запази като.
2. В полето, което се появява, потърсете Файлов формат и изберете Шаблон на Excel (.xltx).
3. Дайте име на шаблона.

За да опресните данните, които сте въвели в шаблон:

1. Отворете работната книга с нови данни.
2. Копирайте всички нови данни.
3. Отворете шаблонния файл.
4. Намерете местоположението на диапазона, което съответства на новите данни, които поставяте.
5. Поставете новите данни, които сте копирали от другия работен лист.
6. Щракнете върху Обновяване на данните.

Всички данни се обновяват, за да включат новата информация, която въвеждате.