Щракнете върху падащото меню "Файл", след това върху "Нова" и изберете "Празна работна книга", за да създадете празна работна книга.
В ред "1", започвайки от клетка "A", въведете заглавия за информацията, която трябва да проследявате.
Въведете информация за обучението – един нов ред за всяко тренировъчно събитие и всеки човек, който да проследявате. (Например, ако Боб Смит е посещавал два учебни часа, ще има два реда информация за него.)
Щракнете върху падащото меню „Файл“, след което върху „Запазване“, за да запазите работата си. (Не забравяйте да правите това периодично, докато въвеждате записи за обучение.)
Щракнете върху падащото меню „Данни“, след което върху „Сортиране“, за да организирате записите си за обучение въз основа на вашите изисквания. ЗАБЕЛЕЖКА: Не забравяйте да изберете радио бутона за „Моят диапазон от данни има заглавен ред“.
Запазете организираната работна книга.
Информацията за проследяване ще варира при всяка ситуация, но някои препоръки включват фамилно име, собствено име, имейл адрес, телефонен номер, курс на обучение, дата на обучение и следваща дата на обучение. Ако проследявате обучителни събития за служители, може да искате да включите допълнителна информация като мениджър, отдел, разширение, разходи за обучение и място за обучение.
Стъпката „Сортиране“ може да се извърши няколко пъти и толкова често, колкото е необходимо. Защо това е полезно? Сортирайте списъка по следващата дата на обучение, за да създадете имейли за напомняне. Сортирайте списъка по мениджър, за да уведомите за завършено обучение. Възможностите са безкрайни и вие сте ограничени само от вашата креативност.
Когато използвате функцията "Сортиране", не забравяйте, че винаги можете да изберете опцията "Отмяна", ако сортирането не даде желаните резултати. Просто запазвайте работата си често и работете с данните, докато не ги организирате в най-добрия формат, който да отговаря на вашите нужди.
