Автоматични отчети за достъп до имейл
Microsoft Access е мощна, удобна за потребителите програма за бази данни. Може да се използва за индивидуални домакинства и за бизнес. Някои компоненти на базата данни включват таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули. Отчетите осигуряват лесно четливо представяне на информацията в базата данни. Макросите позволяват автоматизиране на рутинните задачи. Отчетите могат да се споделят по имейл и да се изпращат автоматично.
Етап 1
Отидете на „Старт“ > „Програми“ > „Microsoft Office“ > „Microsoft Access“ или ако Access е отворен наскоро, отидете на „Старт“ > „Microsoft Access“.
Видео на деня
Стъпка 2
Изберете база данни, която да използвате. В този случай базата данни за проблеми се изтегля.
Стъпка 3
Кликнете върху раздела „Създаване“.
Стъпка 4
Кликнете върху "Макро".
Стъпка 5
Изберете „Изпращане на обект“ в падащото поле Действие.
Стъпка 6
Изпълнете всяка от стъпките в аргумента за действие. Изберете „Отчет“ за Тип на обекта, изберете „Отворени проблеми“ за Име на обекта (това е името на отчета, който ще бъде изпратен по имейл) и изберете „PDF формат (*.pdf)“ за изходен формат. Въведете имейл адресите на получателите на отчета, темата на имейла и текста за тялото на имейла (текст на съобщението). Ако имейл съобщението трябва да бъде редактирано, преди да бъде изпратено, изберете „Да“; в противен случай изберете „Не“. За HTML файлове посочете път към шаблона.
Стъпка 7
Щракнете върху иконата на диска, за да запазите макроса.
Стъпка 8
Дайте име на макроса, след което щракнете върху „OK“.
Стъпка 9
Щракнете върху удивителния знак, за да стартирате макроса. Програмата ще поиска макросът да бъде запазен отново.
Стъпка 10
Кликнете върху „Разреши“, за да разрешите на програмата да изпрати имейла. Отчетите ще се изпращат чрез Outlook.
Стъпка 11
Отворете навигационния екран, като щракнете върху двойните стрелки.
Стъпка 12
Щракнете двукратно върху запазения макрос, за да изпратите отчета автоматично по имейл.
Стъпка 13
Отворете имейла, за да потвърдите, че е изпратен.
Бакшиш
Този процес работи и за Access 2003; екраните ще изглеждат различно, но концепцията е същата.
Докладите не са единствените обекти, които могат да се изпращат по имейл. Таблици, запитвания и формуляри също могат да бъдат изпращани по имейл. Отидете в Изходящата кутия на Outlook, за да изпратите съобщението, или щракнете върху „Изпращане на всички“, ако Outlook е отворен.
Внимание
Изпратете отчета по имейл до себе си, за да сте сигурни, че е изпратен автоматично.
