20 съвета за нинджа, за да извлечете максимума от Gmail

Gmail надхвърли 900 милиона потребители през 2015 г. Не е лошо за проект, чието кодово име идва от карикатура на Дилбърт. Когато стартира, никой не му повярва - дебютира на Първи април.

Отчасти поради безсмисления интерфейс на Gmail, хората рядко си правят труда да научат многобройните му функции. В крайна сметка вече е толкова лесно. Но за тези, които отделят време да научат неговите тънкости, Gmail се превръща в много по-мощен инструмент. Ето 20 съвета, които да ви помогнат да поемете по пътя към превръщането на нинджа в Gmail.

Това е най-важният инструмент за навигация в Gmail. Ако сте като повечето хора, вероятно никога не сте го използвали. Щракнете върху Предавка -- намира се в горния десен ъгъл на екрана на Gmail -- и влезте в един смел нов свят.

Първото нещо, което ще забележите, когато щракнете върху Предавка

Можете също да изберете колко имейла да се показват на страница. Щракнете върху Предавка и тогава Настройки > Общи. Под Максимален размер на страницата можете да изберете броя на разговорите (т.е. имейли) на страница от 10 до 100.

Не забравяйте, че всеки път, когато правите промяна в Настройки, трябва да отидете в долната част на страницата и да изберете Запазете промяната или вашите промени няма да бъдат запазени.

Изборът на вашата тема е една от най-драматичните визуални промени, които можете да направите в Gmail. Отидете до Предавка и изберете Теми. Ще бъдете посрещнати от разнообразие от фонове. Цветният фон ви дава усещането, че работите направо от работния плот, вместо в браузър. И можете да изберете една от вашите собствени снимки като фон.

Ако искате да се върнете към фона по подразбиране на Gmail, изберете маркирания Светлина.

Можете също да изберете своя стил на текст. Отидете до Предавка и изберете Настройки > Общи и ще видиш Стил на текста по подразбиране. Тук можете да изберете шрифта, стила и цвета на вашия текст.

Как плащате за вашите теми? Нямаме предвид дрехи. Конци е функция в много програми за електронна поща, която групира съобщения с техните отговори. Това може да ви хареса или не; може би искате да видите всеки имейл показван отделно. Ако не искате вашите имейл разговори да са вложени един в друг, можете да изключите тази функция. Насочете се към Предавка и изберете Настройки > Общи и тогава Преглед на разговор. Изберете радио бутона до Изгледът на разговора е изключен да сложи край на нишките.

Можете също да промените стила на входящата си кутия. Отидете до Предавка и изберете Настройки > Входяща кутия. Изберете падащото меню отстрани Тип входяща кутия. Той е зададен по подразбиране, което представя имейлите в реда, в който са получени. Но може би бихте предпочели друг начин. Може би искате първо да видите непрочетени имейли или имейли със звезда или дори важни имейли в горната част.

Но вие питате: Как може Gmail да знае какво е важно? Отличен въпрос! И това ни води до следващия ни съвет.

Можете да научите Gmail кои съобщения са важни за вас. До всеки имейл има малка икона, подобна на флаг, която става жълта при щракване (вижте екранната снимка за подробности). Като щракнете върху него, вие казвате на Gmail, че е важно. След известно време Gmail се хваща и започва автоматично да идентифицира тези имейли като важни. Например всеки имейл, който идва от вашия шеф, ще бъде маркиран като важен. Обратно, можете да премахнете избора на имейли, които не са важни, но които Gmail погрешно идентифицира по този начин. Скоро ще накарате Gmail да върши работата по сортирането на имейла ви вместо вас.

Организирането на вашите имейли визуално може да ви помогне да идентифицирате важни имейли, докато пускате бързо входящата си поща. Двата основни инструмента на Gmail за това са етикети и звезди. Нека започнем с етикети, които също се използват като папки в Gmail. За да създадете етикет, отивате в горната част на прозореца и избирате Преместване до икона, оформена като папка.

Когато щракнете върху него, ще получите падащо поле. Изберете Създай нов. Дайте име на новия си етикет и щракнете Създайте.

Както споменахме, етикетите всъщност са просто името, което Gmail използва за папки. Те се появяват от лявата страна на вашата входяща кутия под Съставете бутон. Можете да накарате имейлите с етикет да изпъкват повече, като им зададете цвят. Ако задържите курсора на мишката върху името на етикет, ще видите малка стрелка вдясно. Кликнете върху него и ще се появи поле. В горната част на кутията ще видите Цвят на етикета. Щракнете върху стрелката вдясно от това и ще се появи поле за избор на цвят на етикета. Просто щракнете върху желания цвят и това ще бъде цветът на вашия етикет.

Звездите са друг чудесен начин да накарате имейлите си да се открояват визуално. Погледнете в десния край на списъка с имейли във входящата си кутия и трябва да видите кухи звезди. Когато щракнете върху звезда, тя ще стане жълта. Бум, сега сте маркирали съобщението. Може да означава каквото пожелаете; имейлите със звезда може да маркират имейла като важен, нуждаещ се от последващи действия или нещо друго. От теб зависи.

Жълтото е страхотно, но имате и много повече цветове, от които да избирате, което значително разширява организационната стойност на тези малки икони. Всеки път, когато щракнете върху звезда, тя преминава през един от наличните цветове.

Но ето един трик: Вие контролирате кои цветове (и дори форми) са налични. Щракнете върху Предавка и изберете Настройки > Общи. Превъртете надолу до звезди. Можете да плъзгате звезди (и фигури) между секциите Не се използва и Използва се, което ви дава цялата власт да определяте какво се случва, когато щракнете върху звезди обратно във входящата кутия.

След като изберете това, което искате, не забравяйте да щракнете Запазите промените.

След като се върнете във входящата си кутия, можете да изберете цвета на звездата, която искате (или друга икона), като щракнете неколкократно върху иконата на звезда до вашия имейл. Той последователно ще премине през вашите цветови опции.

Създаването на филтри е чудесен начин за подобряване на производителността на Gmail. По същество вие създавате правила, които автоматизират отговора на Gmail на входящи имейли. Това ви спестява време, тъй като вече не трябва да се справяте с всеки имейл поотделно. Правилата могат да бъдат всякакви, от преместване на имейли до препращането им до изпращане на готов отговор.

Първо изберете имейла, за който искате да създадете филтър. След това изберете | Повече ▼ от горната лента с менюта и слезте надолу до Филтрирайте съобщения като тези.

В примера по-долу сме избрали маркетингов имейл от Phoenix symphony. Първата кутия, която се появява, има от: попълнен ред. Кликнете, където пише Създайте филтър с това търсене.

След като приключите, ще бъдете отведени до друго поле, където можете да създадете правилото или филтъра, което искате. В този случай ще създадем две правила: пропуснете входящата кутия и категоризирайте тези типове имейли като промоция. След като изберете вашите правила, щракнете Създаване на филтър. След това всички имейли от маркетинговия отдел на Phoenix symphony ще минават покрай входящата кутия и ще отиват директно в Промоции.

В това поле ще видите, че имате много опции за създаване на филтър. Можете да маркирате със звезда всички имейли, идващи от подателя, (в този случай phoenixsympony.org), да приложите етикет, да ги маркирате като прочетени или да ги изтриете, наред с други възможности.

Създавайки филтри, вие ще въведете поток във вашата входяща поща, който поддържа имейлите да се движат в желаната от вас посока, добавяйки значително към ефективността на вашата имейл.

Когато създадете филтър, той няма да има никакъв ефект върху имейлите, които вече сте получили – освен ако не изберете Също така Приложете филтър към съответстващи разговори което е квадратче за отметка непосредствено вдясно от Създаване на филтър бутон.

Вероятно сте изпратили поне един имейл, който искате да получите обратно.

Искате ли да щракнете за отмяна моменти след като щракнете върху Изпращане? За щастие в Gmail можете да направите точно това. Щракнете върху Предавка тогава Настройки > Общи. Кликнете върху квадратчето за отметка, за да активирате Отмяна на изпращане и изберете количеството време, което искате да си отделите. Имайте предвид, че колкото по-дълго зададете гратисния период за отмяна, толкова по-дълго ще отнеме всеки имейл, за да бъде изпратен от изходящата ви поща, така че 10 или 20 секунди вероятно са достатъчни.

Клавишните комбинации са чудесен инструмент за по-бързо придвижване през Gmail. Можете да ги използвате, за да навигирате из Gmail, както и да ви помогнат да сортирате съобщенията си. Първото нещо, което трябва да направите, е да включите клавишните комбинации, тъй като тяхната позиция по подразбиране е деактивирана. След това правите това, като щракнете върху Gear Настройки > Общи. Отидете на Комбинация от клавиши и изберете радио бутона отстрани Клавишните комбинации са включени.

За пълен списък с клавишните комбинации на Gmail, посетете тук. Можете също да намерите лист за мами в Gmail тук.

Повечето от нас имат повече от един имейл акаунт. И е възможно да добавите тези акаунти към Gmail, така че не е нужно да влизате в няколко акаунта, за да проверите имейла си, стига да са обикновени POP3 акаунти.

Ще трябва да знаете настройките за имейл акаунтите, които планирате да добавите. След като имате тази информация, отидете на Gear Настройки > Акаунти и импортиране. След това изберете Добавете POP3 имейл акаунт, който притежавате.

От тук просто въведете информацията, която Gmail иска. Gmail ще се опита да попълни част от това автоматично, но може да се обърка. По-добре е да знаете тази информация предварително и да я въведете ръчно. Ще забележите и бутон до Оставете копие на извлечените съобщения на сървъра. Изберете това, ако проверявате често поща за този акаунт от други места. След като попълните информацията, щракнете Добавяне на профил. Вече сте настроили Gmail да получава имейли от другия си акаунт.

Ще бъдете попитани също дали искате да можете изпрати имейли от този акаунт. Ако все пак изберете да, ще забележите, че в следващото поле ще бъдете попитани дали искате Третирайте като псевдоним. Това е личен избор, който засяга настройките за търсене повече от всичко. Можете да научите повече подробности тук. По същество, ако изберете Третирайте като псевдоним, когато търсите „От: мен“, Gmail ще третира този нов адрес също като „аз“ – което означава вие – и ще изведе всичките ви имейли от новия акаунт, който сте добавили.

Също така ще бъдете помолени да попълните информацията и паролата за изходящия сървър. Когато щракнете върху следващия, може да бъдете помолени за код за потвърждение, доказващ, че наистина притежавате този акаунт, който ще бъде изпратен по имейл или текстово съобщение на телефона ви. След като тази стъпка е завършена, вие сте готови да тръгнете. Ще видите новия имейл под Изпращане на поща като: в Сметки и импорт под настройки.

Когато следващия път отидете да изпратите имейл, ще забележите падащо поле в от: ред на вашия имейл. Дава ви избор да изпратите имейл от първоначалния си акаунт в Gmail или от новия акаунт, който сте добавили. Може да искате да внимавате да изпращате от адреса, от който искате да изпращате. Има настройка в Сметки и импорт това ви позволява Отговорете от същия адрес, на който е изпратено съобщението. С този избор трябва да избягвате всякакви грешки, ако целта ви е винаги да имате едно и също до: и от:.

Добавянето на други имейл акаунти може да бъде малко сложно. Така че ние го следваме с прост съвет, който може да ви спести много влошаване. Може би сте забелязали, че сте натрупали безбожен брой рекламни имейли. Време е да ги целунете за сбогом и да използвате ценните 15 GB пространство, което Gmail ви отпуска за по-важни неща.

Може би вече знаете това, ако щракнете върху Избери всичко икона в далечния ляв ъгъл на горната лента с менюта, са избрани само 100 имейла (или колкото имейла сте задали за една страница). Ако имате много имейли, ще отнеме много време, за да ги изтриете 100 наведнъж.

Оказва се, че решението се крие на очи - и вероятно никога не сте го забелязали. Когато изберете всички, ако в тази папка или етикет има повече имейли, отколкото се побират на текущата страница, винаги получавате опцията да изберете всички имейли. Щракнете върху връзката в жълтото съобщение, за да изберете всичко.

След като изберете от имейлите, щракнете Изтрий. Готово и готово!

Операторите за търсене са клавишните комбинации в света на търсенето. Научаването им сега ще ви спести много от пресяване по-късно. Те ще ви помогнат да прецизирате търсенето си, когато търсите този имейл в купа сено.

Операторите за търсене в Gmail включват от: който, когато бъде последван от име, автоматично ще намери всички имейли от този човек. По същия начин има Да се: който посочва получател. Например, ако искате бързо да намерите цялата си поща от фенове до легендата на комиксите Стан Лий, ще въведете До: Стан Лий и списъкът ще се появи във входящата ви кутия. Можете също да търсите по тема с Тема: Комикси. (Обърнете внимание, че не може да има интервал между двоеточие и думата за търсене.) Можете също да търсите по етикети (етикет:) и сортиране на имейли по прикачени файлове (Има: прикачен файл).

Има много други начини за търсене и Gmail предоставя списък с оператори за търсене тук.

Инженерите на Google често добавят „експериментални“ неща, за да направят Gmail по-добър. Google Labs е мястото, където можете първо да изпробвате някои от тези нови функции.

Потопете се направо, като щракнете върху Предавка и избиране Настройки > Лаборатории. Току-що влязохте в зоната за тестване. Тук ще намерите неща като икона за удостоверяване за проверени податели (инструмент за предотвратяване на спамърите да имитират съобщения, за да изглеждат сякаш идват от доверен уебсайт). За да го изпробвате, щракнете Разрешаване.

Опитайте каквито харесвате; винаги можете да деактивирате тези, които решите, че всъщност не ви трябват.