Характеристики и функции на Microsoft Excel

Независимо дали за работа или домашна употреба, електронната таблица на Excel е най-добрият инструмент в Microsoft Office за организиране на данни и създаване на списъци. Въпреки че документите на Word могат да включват таблици и колони, Excel прави подреждането на информация много по-лесно. Excel също има набор от функции за проектиране на формули, които автоматизират изчисленията. Въпреки че в началото Excel изглежда плашещо, оформлението на програмата е подобно на други приложения на Office, така че ако сте използвали Word, ще се почувствате като у дома си, след като се огледате. За да получите допълнителна помощ за конкретен бутон на лентата на Excel, задръжте курсора на мишката върху него, за да видите съвет.

Основната част от прозореца на Excel се състои от електронна таблица - или работен лист -- на клетките. Точно както при хартиена електронна таблица, всяка клетка може да съдържа произволни числа или текст - за разлика от работата с нея база данни на Access, Excel ви позволява просто да щракнете върху която и да е клетка и да я попълните, както най-добре отговаря на вашата проект. В някои случаи, като например за проследяване на разходите, ще искате да използвате организирана серия от редове и колони. Друг път, като например съставянето на списък с членове на екипа, реда на клетките и позиционирането няма да играят основна роля. Едно предимство на Excel е колко лесно прави реорганизирането на данни: изберете клетка и плъзнете границата й, за да я преместите на ново място в листа.

Всеки файл на Excel, наречен a работна книга, съдържа един или повече работни листа. За да превключвате между листове в работна книга, използвайте разделите в долния ляв ъгъл на прозореца. От Excel 2007 повечето работни книги използват разширението на файла XLSX, докато се използват по-стари версии XLS файлове. Новите копия на Excel могат да четат тези стари файлове, но за да отворят нова работна книга в старо издание, старият компютър се нуждае от Пакет за съвместимост с офис.

Както при останалата част от Office от 2007 г. насам, Microsoft замени менютата на Excel с раздели на лента. Можете да мислите за разделите като визуални менюта, които остават отворени - всеки раздел съдържа набор от свързани функции с обяснителни икони. Например разделът Начало съдържа най-често срещаните опции, като шрифт и цвят на текста, докато разделът Вмъкване предлага начини за вмъкване на таблици, текстови полета и диаграми. Един раздел, Файл, се държи различно. Файлът все още съдържа основни задачи, включително „Ново“, „Отваряне“ и „Запазване“, но показва тези задачи в област на цял екран с допълнителни опции, наречени гледка зад кулисите. Например, бутонът „Ново“ в изгледа зад кулисите предлага селекция от шаблони за нови работни книги с възможност за търсене.

Освен че съдържат обикновен текст и числа, клетките могат да съдържат формули, които винаги започват със знак за равенство. С формула Excel показва резултата от уравнение в клетка, но автоматично поддържа този резултат актуален, когато променяте неговите компоненти. Основна формула може да заеме мястото на калкулатор: напишете „=2+4“ и Excel показва „6“. Формулите работят и с данни в други клетки: "=A1+B1" добавя стойностите на клетките A1 и B1.

За процедури, различни от директна аритметика, използвайте функции за извършване на различни операции с данни. Възможностите на функциите варират от проста математика, като „СРЕДНО“ за осредняване на диапазон от клетки, до промяна на текст, като „ДОЛЕН“ за преобразуване на ред в малки букви. Двата термина често се бъркат, но не забравяйте, че всяка клетка може да съдържа само една формула, но всяка формула може да използва няколко функции, като например "=СРЕДНО(A1, B1)+SUM(A2, B2)", за да добавите сумата от две клетки към средната стойност на две други клетки.