Как да направите търсене в електронна таблица на Excel

Excel е изключително полезен инструмент, когато става въпрос за анализиране и синтезиране на големи количества информация, но намирането на една фраза или фигура в обемна електронна таблица може да се почувства като търсене на игла в a купа сено. С толкова много колони и редове данни, ръчното намиране на една част от информацията не е лесно или практично, което е защо Microsoft включи няколко функции, които можете да използвате, за да извършите търсене в Excel и да изведете частта от информацията, която вие търси. Можете обаче да подходите към проблема по няколко начина, така че е полезно да научите за всички тях, преди да решите най-добрия начин напред.

Най-простият начин за търсене в електронна таблица за конкретна фраза или число е като използвате намирам прозорец по същия начин, както бихте направили в Microsoft Word и много други програми на Office. Тази опция не изисква никакъв код и връща точно това, което търсите – местоположението на клетките на конкретни низове от текст или числа. Другите опции за намиране на конкретна информация в електронна таблица са по-полезни за намиране на нещо в конкретна клетка и изискват малко повече работа, за да получите точно това, което искате.

Под У дома раздел, погледнете най-вдясно на лентата за Намерете и изберете в Редактиране група. Щракнете върху стрелката за падащо меню и след това изберете намирам или Сменете от показаните опции. В намирам опцията е само за намиране на конкретни битове текст и извежда най-простата версия на прозореца. Въведете текста, който търсите в Намери какво поле и след това щракнете върху едно от двете Намери следващото за преминаване през всички екземпляри на думата, числото или фразата или Намери всички за да изброите всички местоположения на клетки, съдържащи думата за търсене.

Щракнете върху Опции>> за да изведете повече възможности за избор точно какво искате да върне прозорецът. Можете да промените В рамките на поле за търсене в листа или в цялата работна книга. Търсенето може да бъде организирано по ред или по колона с помощта на Търсене поле и можете да изберете да търсите във формули, стойности или коментари, като използвате Погледни вътре поле. Имате и опции за Случай за мач, който връща само клетки със съвпадащи случаи, или for Съпоставете цялото съдържание на клетката когато искате само резултати, в които думата за търсене заема цялата клетка. Можете да използвате Форматиране опция за намиране на екземпляри на конкретно форматиране.

В намирам опцията намира термина, който търсите, но какво ще стане, ако искате да промените нещо във всеки случай, когато се появи? Например, ако сте посочили името на клиента като Смит, но всъщност е Смит, ще искате да промените всеки екземпляр на Смит да се Смит. Използвай Сменете функция за това, която избирате с помощта на падащото меню под Намерете и заменете или чрез превключване към Сменете раздел от прозореца, който извикахте в последната стъпка с помощта на намирам опция.

Този метод работи по абсолютно същия начин като намирам раздел, освен че има допълнително поле, наречено Замени с където въвеждате текста или числото, което искате на негово място. В примера бихте написали Смит в Намери какво поле и Смит в Замени с поле. Всички други опции са едни и същи, така че можете да изберете да намерите конкретен термин и да преформатирате всяка от клетките, които го съдържат, например, като използвате Форматиране опция до Замени с поле.

Както в намирам раздел, можете да щракнете Сменете или Сменете всички или да замените всеки екземпляр на свой ред, или да ги замените наведнъж.

Има специфични функции на Excel, предназначени да обработват различни аспекти на търсене в Excel, с Търсене функция е една от двете най-важни. Тази функция е предназначена да ви помогне да търсите в конкретна клетка за низ от знаци. Изучаването на основите как да го използвате може да бъде полезно в много ситуации, особено когато имате клетки, които съдържат много знаци.

В Търсене функцията в Excel има три аргумента във формата ТЪРСЕНЕ(намери_текст, в_текст, [начален_номер]) използвайки терминологията на Excel. В намери_текст секцията е мястото, където въвеждате текстовия низ, който търсите, и в_текст секцията е мястото, където въвеждате препратката за клетката, съдържаща текста, който искате да търсите. Това връща число, което ви казва номера на знака, откъдето започва вашата дума за търсене или #СТОЙНОСТ! ако изобщо не се появи в клетката. Можете да използвате последния незадължителен аргумент [_start_num_], за да въведете номер на знак, който започва търсенето от този номер на знак и игнорира всичко преди него.

Например, ако търсите пощенския код 98199 от поредица от адреси, за да намерите хора в електронната таблица, които са живели на конкретното място, ще въведете =Търсене("98199", [референтна клетка_]) с препратка към конкретна клетка в мястото [_cell reference_], така че _=Търсене("98199", A3), например. Оттам можете да плъзнете формулата надолу по колоната или през реда, за да проверите други клетки, като помните, че тя ще се върне #СТОЙНОСТ! ако терминът не се появи.

В намирам функцията в Excel работи много като Търсене функция, но не е толкова ефективна, колкото използването на Намерете и заменете опция, ако искате да търсите в целия лист. Аргументите на намирам функциите са абсолютно същите като тези на Търсене функция: намери_текст, в_текст, [начален_номер]. Така че, вие го използвате по същия начин.

В предишния пример бихте написали =Намери("98199",A3) да погледнете къде се появява пощенският код в клетка A3, ако изобщо го прави. Изходите също са същите като при Търсене функция. Можете да въведете тази формула в една клетка и след това да я плъзнете, за да копирате формулата, но да промените всяка клетка препратки съответно, което ви позволява да търсите в електронна таблица или колона или ред в нея за a конкретен термин.

Може би се чудите защо Търсене и намирам са отделни функции на Excel, ако имат едни и същи аргументи и извеждат същата основна информация. Има две основни разлики между тези две функции и изучаването им ще ви помогне да определите най-добрата за използване във всяка ситуация.

В Търсене функцията не е чувствителна към главните букви, но намирам е Ако търсите зелено, например, на намирам функцията няма да върне стойност за клетки, които съдържат зелено, но на Търсене функция ще. Другата основна разлика между двете е, че Търсене ви позволява да използвате заместващи знаци във вашия низ за търсене, което може да бъде полезно в много ситуации, но намирам не прави.

Когато искате да търсите началото и края на конкретен термин, но искате да върнете всички резултати, независимо какво е в средата на думата за търсене, можете да използвате заместващи знаци ? и ***** с функцията Търсене или диалоговия прозорец Find & Replace.

В ? символ, поставен в средата на дума за търсене ( намери_текст аргумент) казва на Excel да включи конкретния термин с всеки отделен знак в пространството, където е въпросителният знак. Например, ако търсите с? т, ти получаваш седна или комплект като резултати, но не изразходван, тъй като последната опция има няколко знака между с и T.

В Знакът **** работи по принцип по същия начин като въпросителния знак, с изключение на това, че може да бъде произволен брой знаци в пространството, което заема. Например, ако търсите _st, _ резултатите могат да включват седна, седнете, плюе, място, изразходван и всяка друга комбинация с с и T в началото и в края му. Използването на който и да е заместващ знак във вашето търсене осигурява всички резултати, които търсите, без да пропускате всичко, което може да е от значение, но внимавайте как го използвате, защото може да доведе и до външни резултати.

И така, какво правите, когато искате да търсите въпросителен знак? Как бихте спрели Excel да го третира като заместващ знак? Това може да се постигне чрез въвеждане на тилда ~ в полето преди символа, който търсите. Например, ако искате да търсите въпросителен знак в клетка A2, ще въведете =Търсене("~?",A2) в празна клетка.

Когато търсите един от многото термини в конкретна клетка, описаните досега методи не работят, освен ако не създадете отделно търсене за всеки един термин. Въпреки това, използвайки формула, е възможно да търсите няколко термина наведнъж, въпреки че този метод отнема известно време, за да се настрои правилно. Този метод включва Търсене функция, работеща в комбинация с е номер функция и SumProduct.

Въпреки че това не е задължително, създаването на a именуван диапазон тъй като списъкът с неща, които искате да тествате, опростява процеса. Направете това, като въведете всеки от термините за търсене в съседни клетки, маркирате всички клетки и след това им дадете име, като напишете името в горното ляво поле точно вляво от лентата с формули. Това ви позволява да се позовавате на целия списък с неговото име. Въпреки това, можете също да включите всички думи за търсене, без да създавате наименуван диапазон, като ги разделите със запетаи вътре { } скоби.

За да тествате клетка, използвайте формулата:

=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(ТЪРСЕНЕ([именуван диапазон],[клетка])))>0

където [именувана гама] се заменя с името на диапазона или скоби { }, съдържащи всеки отделен термин и [клетка] се заменя с препратката за клетката, която искате да тествате.

Формулата връща a ВЯРНО стойност, ако въпросната клетка съдържа един от термините или НЕВЕРНО ако не стане. Може да се плъзне надолу, за да проверите други клетки, защото препратката към клетката във формулата ще се актуализира автоматично.

Има много начини, по които можете да търсите в Excel, така че кой да използвате? Отговорът много зависи от вашата цел. Ако разглеждате голям списък от клетки за един конкретен термин – и в повечето ситуации като цяло – Намерете и заменете кутията е най-лесният и ефективен начин да получите резултата си. Въпреки това, ако искате да намерите конкретен термин в поредица от дълги клетки, Търсене функцията вероятно ще бъде най-добрият вариант, защото не е чувствителен към малки и големи букви и ви позволява да използвате заместващи знаци.

Ако търсите едно от многото неща в конкретни клетки, формулата в предишния раздел е най-ефективният начин да изпълните задачата си.