От много дълго време Microsoft Word включва шаблони за листове с етикети за печат, както и за обичайни документи като писма. С оформления на етикети за различните доставчици, Word може или да отпечата един запис върху конкретен етикет, или да създаде цял лист етикети наведнъж.
Ако имате списък с контакти във вашата адресна книга на Outlook или електронна таблица на Excel или база данни на Access, Mail Merge може да импортира информацията, за да създаде автоматично серия от етикети. Като алтернатива можете да създадете свой собствен пощенски списък директно в Word по време на сливане на поща. Обединяването на поща на Microsoft не е магия, но може да работи почти толкова бързо.
Видео на деня
Очевидно Mail Merge включва много предимства за пощенски къщи и големи корпорации, извършващи масови изпращания. Но дори е много удобно за обикновените хора. Ако вече не е необходимо да адресирате всеки плик, вашето семейство може да се върне в духа на изпращане на красиви (хартиени) празнични картички всеки декември. Ако помогнете да управлявате местния PTA или скаутски отряд, Mail Merge може да ви бъде много удобен за изпращане на листовки.
Как работи сливането на поща?
Има три документа, участващи в сливане на поща. Що се отнася до етикетите, основният документ е този, който използвате, за да настроите оформлението, включително лого на компанията или вашия обратен адрес на етикетите за доставка, ако искате да ги включите. Вашият пощенски списък, който съдържа адресите, които трябва да бъдат отпечатани върху етикетите, е източникът на данни. Тези два документа, комбинирани, произвеждат адресните етикети. Ето една диаграма:
Има някои неочаквани "проблеми".
Ако използвате например Excel, Outlook или Access като източник на данни, трябва да спазвате определени правила, които може да не са веднага очевидни. Например, когато използвате електронна таблица на Excel, трябва да се уверите, че колоната за пощенски кодове или пощенски кодове е форматирана като текст, така че да не губите нули.
Освен това не можете да използвате вашите контакти в Outlook като източник на данни, освен ако не сте направили Outlook своя имейл програма по подразбиране.
Може да бъде по-лесно просто да използвате Word като източник на данни, особено ако имате опит с Word, но не сте добре запознати с другите инструменти на Microsoft за производителност в офиса.
Ето как можете бързо да създавате и отпечатвате основни етикети за пощенски съобщения в повечето издания на Word, всички в Word, без да преминавате през по-отнемащата повече време пълна рутина на съветника за сливане стъпка по стъпка.
Етап 1. Подгответе основния документ за етикетите
В Word отидете в менюто Файл. Изберете Нов документ и след това Празен документ.
в раздела Пощенски съобщения отидете в групата Стартиране на сливане на поща и изберете Стартиране на сливане на поща, Етикети. В диалоговия прозорец Опции за етикети поставете отметка дали планирате да използвате непрекъснато подаване или листов принтер.
Кредит на изображението: Жаклин Емиг/Techwalla
След това под Информация за етикета изберете вашия доставчик на етикети и номера на продукта, който съответства на пакета етикети, който ще използвате. Натиснете OK.
Стъпка 2. Настройте пощенския списък в Word
Отидете на Избор на получатели и изберете Въведете нов списък.
В диалоговия прозорец Нов списък с адреси, който се показва, въведете информация за всеки член от вашия пощенски списък във всяка колона, както е подходящо. (Направихме това по-долу с кратък списък с измислени герои.)
Кредит на изображението: Жаклин Емиг, Techwalla
Използвайте клавиша Tab, за да преминете от една колона към следващата или да преминете към следващия ред в таблицата. За да създадете нов ред в таблицата, изберете Нов запис или натиснете ALT+N.
Лесна за използване функция, наречена Персонализиране на колони, ви дава голяма гъвкавост по отношение на информацията, която да включите във вашите пощенски етикети. Както е посочено по-долу, можете да премахнете колони като заглавие или адрес 2. Можете също така да премахнете телефонни номера и имейл адреси, тъй като те така или иначе не са необходими на етикетите на адресите.
Кредит на изображението: Жаклин Емиг, Techwalla
Също така в Персонализиране на колони можете да добавяте нови колони, да преименувате съществуващи колони или да променяте реда на колоните в списъка. След като направите всички промени, които искате в колоните, изберете OK.
Когато приключите с добавянето на всички хора, които искате към вашия списък, щракнете върху OK.
В диалоговия прозорец Запазване на списъка с адреси дайте име на новия файл и след това изберете Запиши.
След като добавите всички адреси към вашия пощенски списък, в крайна сметка ще получите списък с получатели за сливане на поща, който изглежда така:
Кредит на изображението: Жаклин Емиг, Techwalla
Стъпка 4. Добавете адресите към вашите етикети
Word не знае непременно как искате да бъдат проектирани вашите етикети. В следващата стъпка отидете на Адресен блок, за да дефинирате къде трябва да се показват адресите на етикетите.
След като изберете адресен блок, щракнете върху OK. Word ще вмъкне адресния блок в първия адресен етикет на страницата. След това изберете Актуализиране на всички етикети, за да репликирате адресната книга на всички етикети в цялата страница.
Стъпка 5. Прегледайте и отпечатайте вашите етикети
На страницата Резултати от прегледа трябва да видите визуализация на всички адреси на страницата.
Ако всичко изглежда на ниво, отидете на Finish & Merge, за да отпечатате вашите етикети. Ако сте се сблъскали с някакви неудобства или сте решили, че искате етикети, които изглеждат по-добре, върнете се към менюто Файл и стартирайте нов празен документ.
Върнете се към групата Start Mail Merge, като този път изберете съветника - този в Mail Merge, разбира се, не този в Dorothy's Land of Oz.
