Как да отпечатате чекове с Excel

Ако управлявате малък бизнес, заплатите са скъпа и отнемаща време част от операциите. Въпреки това, благодарение на технологията, не е нужно да плащате на услуга на трета страна или да инвестирате в скъп софтуер, за да създавате чекове на хартиен носител. Можете лесно да отпечатвате чекове за заплати от Excel, но е важно да имате подходящата хартия и мастило за печат, за да сте сигурни, че вашите служители могат да депозират заплащането си.

Първата стъпка, ако искате да отпечатате чекове за заплати от Excel, е да намерите шаблон. Можете лесно да ги намерите чрез търсене в мрежата. Основните шаблони, предоставени с Excel, не включват проверки, но можете да намерите полезни шаблони за поддържаща документация, като разписание.

След като намерите и изтеглите шаблон за печат на чек за Excel, въвеждате информация, специфична за получателя и парите, които се изплащат. Записвате чека като PDF, който след това можете да отпечатате и да раздадете на служителя.

Наличието на PDF шаблон за отпечатване на чек не е достатъчно. Финансовите институции се стараят да предотвратят измами, така че не можете да отпечатате чек на обикновена хартия и да го представите като официален. Ако е възможно, получи изискванията от финансовите институции, които вашите служители използват, за да се уверят, че чековете ви няма да бъдат отказани. Те могат да включват спецификации на хартия, размер и шрифт.

След като използвате шаблона за отпечатване на чек в Excel и създадете чековете в PDF формат, следващият стъпка е да потвърдите, че хартията и мастилото, които трябва да използвате за проверки, работят с принтера, който вече имате имат. Ако не, трябва да пазарувате за нов принтер.

Когато отпечатвате чека на принтер, той трябва да е на по-тежка хартия, отколкото използвате за ежедневен печат. Например, Bank of America изисква проверките да са на хартия, която има следните спецификации:

• Размери между 7,75 на 2,75 инча и 8,75 на 3,667 инча
• Между 24 lb. и 44 фунта тегло
• Зърното на хартията върви хоризонтално.

Добрата новина е, че можете Купувахартия за печат на чекове който отговаря на повечето изисквания на банката. Посетете местен магазин за офис консумативи или пазарувайте онлайн и се уверете, че хартията е съвместима с типа принтер, който имате.

Не можете просто да пуснете чековете си през принтер, като използвате стандартни касети с мастило. Банките изискват Магнитно мастило за разпознаване на символи мастило или тонер за проверки. Ако печатате на мастиленоструен принтер, имате нужда от MICR мастило, докато отпечатването на вашите чекове на лазерен принтер изисква MICR тонер.

Ако планирате да отпечатвате чекове за заплати от Excel, трябва да обърнете внимание и на изискванията на банката за мастило. С Bank of America не можете да използвате двустранен режим за отпечатване на чековете си. Ако вашите чекове за заплати са двустранни, гърбът трябва да бъде отпечатан с мастило, което не е MICR. Ако се възползвате от функциите за защита, за да предотвратите подправяне, като водни знаци или химически празнини, уверете се, че вашият процес на печат е в съответствие с разпоредбите на банките на местоназначението.