أضف عنوانًا إلى أعلى جدول البيانات. سيساعدك هذا على تذكر المعلومات الموجودة في دفتر عناوين معين. قد تحتاج إلى إعداد دفاتر عناوين مختلفة لأغراض مختلفة - على سبيل المثال ، واحد لأعضاء نادي الكتاب والآخر لأفراد الأسرة. سيساعدك وجود عنوان واضح في الحفاظ على كل شيء منظمًا. اجعل العنوان غامقًا وقم بزيادة حجم الخط باستخدام الأدوات الموجودة في شريط الأدوات العلوي.
تخطي سطرين بعد العنوان وأدخل عناوين الأعمدة في دفتر العناوين. ستكون عناوين الأعمدة التالية مفيدة للغاية: الاسم والعنوان والمدينة والولاية والرمز البريدي ورقم الهاتف ورقم الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني. اكتب هذه العناوين في الأعمدة من A إلى H ، على التوالي. من المهم جدًا إدخال كل عنصر في عمود منفصل.
توسيط وجريء عناوين الأعمدة. للقيام بذلك ، انقر فوق رقم الصف الموجود على يسار صف العناوين. سيؤدي هذا إلى تمييز الصف بأكمله أو تحديده. وبعد ذلك ، استخدم الأدوات الغامقة والمركزية في شريط الأدوات العلوي.
أدخل معلومات الاتصال في كل عمود. يجب إدخال المعلومات الخاصة بكل جهة اتصال في صف منفصل. اعتمادًا على عدد جهات الاتصال لديك ، قد يستغرق ذلك بعض الوقت. لكن تذكر أنك ستحتاج إلى القيام بذلك مرة واحدة فقط. في المستقبل ، سيكون عليك فقط إضافة جهات اتصال جديدة وتحديث المعلومات. إذا لم يكن لديك عناصر معينة من المعلومات لجهات اتصال معينة ، فاترك الخلية فارغة. تذكر استخدام اختصارات الحالة المكونة من حرفين والتي يتطلبها مكتب البريد.
قم بتنسيق النص في عمود الرمز البريدي لجعل جميع الرموز البريدية تبدو متشابهة. قم بتمييز كل النص في العمود ، باستثناء عنوان العمود. انقر بزر الماوس الأيمن على الخلايا المميزة وحدد "تنسيق الخلايا". انقر فوق علامة التبويب "رقم" ، ثم انقر فوق "خاص" في مربع "الفئة". انقر فوق "الرمز البريدي" أو "الرمز البريدي + 4" في مربع "النوع". انقر فوق موافق." سيؤدي هذا إلى جعل جميع الرموز البريدية تبدو متشابهة.
قم بتنسيق النص في عمود رقم الهاتف بحيث تبدو جميع أرقام الهاتف في العمود كما هي. قم بتمييز النص في عمود رقم الهاتف ، باستثناء عنوان العمود. انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد "تنسيق الخلايا". في علامة التبويب "رقم" ، حدد "خاص" من مربع "الفئة". انقر فوق "رقم الهاتف" في مربع "النوع". انقر فوق موافق."
