إرشادات خطوة بخطوة لعمل جدول بيانات Excel

عند العمل مع البيانات ، يمكن أن تكون جداول البيانات طريقة سهلة لتنظيم كل شيء بتنسيق سهل الفهم. تعد جداول البيانات مثالية لإعداد الميزانيات وتتبع التقدم المحرز في المشاريع والتخطيط. في عصر ما قبل التكنولوجيا ، استخدمت الشركات دفاتر الأستاذ الورقية لتتبع هذه الأشياء ، ولكن الآن Microsoft Excel هو الأداة المفضلة. لحسن الحظ ، يعد إنشاء جداول بيانات Excel وتحديثها أمرًا سهلاً نسبيًا.

يحتوي جدول البيانات على نفس الإعداد سواء كان على الورق أو على شاشة الكمبيوتر. لديك صفوف التي تبدأ من الأعلى وتستمر طوال مدة البيانات. هناك أيضا الأعمدة، والتي تبدأ من الجانب الأيسر من جدول البيانات وتستمر إلى اليمين بقدر ما تريد. النقطة التي يلتقي فيها الصف مع العمود المقابل تسمى أ زنزانة.

في Microsoft Excel ، يتم إعطاء كل صف ملف عدد، بينما يحتوي كل عمود على ملف رسالة. لذا فإن الخلية الأولى هي A1. إذا أعطيت كل عمود رأسًا ، فسيتم حجز الصف الأول لهذا الغرض ، مما يتطلب منك إدخال عنوان لكل عمود. إذا كنت تراقب ميزانية ، على سبيل المثال ، فقد يكون العمود الأول هو المنتجات ، بينما العمود B هو الأموال التي أنفقتها والعمود C ، الضريبة التي دفعتها ، متبوعًا بالسعر الإجمالي في العمود D.

إذا كان لديك Microsoft Office ، فسيتم تضمين Excel في الحزمة. انتقل إلى قائمة التطبيقات الخاصة بك واختر Microsoft Excel من القائمة. يختار ملف و جديد لفتح جدول بيانات جديد بالعنوان الافتراضي كتاب 1. في الجزء السفلي من الشاشة ، توجد علامة تبويب تقرأ الورقة 1.

كما هو الحال مع Microsoft Word ، لديك شريط في الجزء العلوي من الشاشة يسمح لك بتخصيص المستند وتنسيق الخلايا. تحت مسكن، يمكنك كتابة نص عريض أو تغيير نوع الخط وحجمه. يمكنك أيضًا تغيير محاذاة النص داخل كل خلية إلى محاذاة إلى اليسار أو محاذاة إلى اليمين أو توسيط.

الشيء الوحيد الذي يمكن أن يكون مربكًا في البداية هو المصطلحات. يُطلق على كل مستند جديد تفتحه في Excel اسم مصنف. داخل كل مصنف ، تقوم بإنشاء ورقة عمل ، والتي ستراها كعلامة تبويب في أسفل الشاشة. بشكل افتراضي ، تسمى ورقة العمل الجديدة الورقة 1 ، ولكن يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن عليها والاختيار إعادة تسمية لمنحه الاسم الذي تريده.

لإنشاء ورقة عمل جديدة ، انقر فوق + الرمز بجوار علامة تبويب ورقة العمل في الجزء السفلي من الشاشة. يمكنك إدراج ورقة عمل بين اثنتين قمت بإنشائهما بالفعل عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب والاختيار أدخل الورقة. يمكنك تحريك الأوراق من خلال النقر فوق علامة التبويب المطلوبة وسحبها إلى اليمين أو اليسار حيث توجد حاليًا.

واحدة من أكثر الميزات المفيدة في جدول بيانات Excel هي جمع تلقائي خاصية. لمعرفة كيفية عمل هذه الصيغة ، اكتب سلسلة من الأرقام في عمود ، ثم انقر فوق الخلية الفارغة الموجودة أسفل الرقم الأخير. على الشريط ، انقر فوق الصيغ و جمع تلقائي. سترى الصيغة المنبثقة للجمع التلقائي في المربع الأخير - على سبيل المثال ، = SUM (A1: A4). عند النقر فوق يدخل، تقوم الصيغة بإجمالي الصفوف الموجودة فوقها وتدخل المجموع في المربع الذي يحتوي على الصيغة.

يمكنك أيضًا كتابة الصيغ الخاصة بك. كلما أصبحت أكثر راحة مع هذه الميزة ، يمكنك توسيع ما يمكنك القيام به داخل التطبيق. في صيغة الجمع التلقائي = SUM (A1: A4)، على سبيل المثال ، تقوم الصيغة بتوجيه Excel لإجمالي العناصر الموجودة في الصفوف من A1 إلى A4.

عندما تبدأ في العمل بأحجام أكبر من البيانات ، ستشعر بالحاجة المتزايدة لإدارة كل شيء بشكل أكثر كفاءة. أ جدول محوري مضمن في Excel كوسيلة لتنظيم المعلومات بسهولة. بدلاً من الفرز يدويًا بين صفوف وصفوف المعلومات ، يمكنك إعداد الأشياء للوصول بسرعة إلى البيانات التي تحتاجها.

باستخدام الجدول المحوري ، لا تقوم بإعادة تنظيم ورقة Excel أو تغيير البيانات داخلها. بدلاً من ذلك ، تقوم بتحويل البيانات بطريقة مختلفة - ومن هنا جاء اسم "المحور" - للنظر إليها من اتجاه مختلف. يمكنك إما إدخال المعلومات يدويًا أو السماح لبرنامج Excel بتنفيذ العمل نيابة عنك.

إذا كنت ترغب في إنشاء جدول محوري لورقة Excel الخاصة بك ، فإن أسهل طريقة هي السماح لـ Microsoft بالتوصية بواحد لك. تحت إدراج، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجوار الجداول و اختار يوصي PivotTables. في هذه المرحلة ، تقدم لك Microsoft عدة خيارات لتنظيم بياناتك.

إذا كنت تشعر بالمغامرة ، يمكنك إنشاء جدول محوري خاص بك بناءً على البيانات التي أدخلتها. تحت إدراج، انتقل إلى سهم القائمة المنسدلة بجوار الجداول واختر جدول محوري. يمكنك اختيار إما إدراج الجدول المحوري في ورقة العمل الحالية أو بدء ورقة عمل جديدة بالمعلومات. بعد أن تختار يدخل، ستتمكن من البدء في إنشاء تقريرك.

ميزة أخرى مفيدة في Excel هي لوحة القيادة، والتي يمكنها تتبع بياناتك في مكان واحد. نظرًا لأن الشركات تتجه نحو اتخاذ القرارات التي تعتمد على البيانات ، فإن هذا النوع من المعلومات التي يسهل الوصول إليها أصبح ضروريًا. أفضل طريقة لضمان النجاح أثناء إنشاء لوحة معلومات هي أولاً التخطيط لما تأمل في تحقيقه من خلال القيام بذلك. يجب أن يتم سرد المقاييس التي تحتاج إلى جمعها قبل وقت طويل من البدء في البناء.

عندما تكون جاهزًا للبدء ، استورد بياناتك إلى Excel إذا لم تكن موجودة بالفعل. بعد ذلك ، افتح مصنفًا جديدًا وقم بإعداد ورقة عمل أو اثنتين إضافيتين عن طريق إضافة علامات تبويب في الأسفل. الأوراق الإضافية هي المكان الذي تخفي فيه بياناتك الإضافية. ثم أضف مخطط جانت باختيار إدراج, الرسوم البيانية والخيار الثاني. لإدخال بياناتك ، انقر بزر الماوس الأيمن على الرسم البياني واختر حدد البيانات.

من بين الاستخدامات التجارية العديدة لبرنامج Excel إنشاء الجدول الزمني. إذا كنت تدير عملاً مع موظفين بدوام جزئي يتبعون جدولًا أسبوعيًا ، يمكن أن يكون Excel مفيدًا. باتباع برنامج تعليمي موجز لبرنامج Excel ، يمكنك البدء في إنشاء جدول زمني لفريقك.

لإنشاء جدول ، افتح Excel وأدخل جداول داخل ال ابحث في جميع القوالب مربع في الزاوية العلوية اليمنى. اختر القالب الأنسب لما تحاول القيام به. في هذه الحالة ، من المحتمل أيضًا جدول نوبات الموظف أو نوبة الموظف الأسبوعية برنامج. بمجرد الوصول إلى هناك ، يمكنك الكتابة فوق الأسماء الوهمية بأسماء موظفيك وإضافة سطور وحذف الرؤوس حتى تتمكن من تغيير الأوقات المدرجة.

وحدات الماكرو هي أداة مفيدة من Microsoft تتيح لك توفير الخطوات التي تستغرق وقتًا طويلاً من خلال تعيين أوامر بسيطة للتعامل مع المهام الأكثر تعقيدًا التي تقوم بتنفيذها كل يوم. يعد إنشاء وحدات الماكرو واستخدامها أمرًا سهلاً بشكل مدهش ، خاصةً بمجرد أن تتعود عليه. أولاً ، ستحتاج إلى إضافة ملف مطور التبويب عن طريق الاختيار اكسل > التفضيلات > الشريط وشريط الأدوات. افحص ال مطور مربع في القائمة الموجودة على اليمين وحفظ التغيير.

لعمل ماكرو ، اختر تسجيل ماكرو على ال مطور التبويب. قم بتسمية الماكرو ، وأدخل مفتاح الاختصار الذي تريده للإشارة إلى الإجراء ، ثم اضغط موافق. قم بتنفيذ الإجراء الذي تريد تسجيله فورًا ثم اضغط على إيقاف التسجيل في ال مطور التبويب. في أي وقت تريد فيه تنفيذ هذا الإجراء ، ما عليك سوى الضغط على تسلسل الكلمات الرئيسية الذي حددته عند تسجيل الماكرو.

قد تكون القوائم الطويلة للأرقام مملة. يمكنك إضافة عناصر بصرية إلى أي جدول بيانات Excel. يُعد المخطط الدائري طريقة رائعة لإظهار النسب المئوية ، حيث يمثل كل قسم من الجزء الدائري جزءًا من المعلومات التي تنقلها.

لإنشاء مخطط دائري ، يجب أولاً أن تكون البيانات موجودة في جدول بيانات. إذا قمت باستطلاع آراء 100 شخص ، فقم بعمل قائمة في عمود واحد من الإجابات وعدد الأشخاص الذين يختارون كل إجابة في العمود المجاور لها مباشرةً. حدد المعلومات التي تريد تضمينها في المخطط الدائري واختر إدراج على شريط القوائم و فطيرة. ثم حدد النمط الذي تفضله.

يعد الرسم البياني الشريطي أفضل لإظهار كيف تغير شيء ما بمرور الوقت أو لمقارنة العناصر المختلفة ببعضها البعض. إذا كنت قد استطلعت آراء مجموعة كبيرة من الأشخاص حول الموضوعات الأكثر اهتمامًا بها ، على سبيل المثال ، فيمكنك استخدام الرسم البياني الشريطي لإظهار كيف أجاب الرجال والنساء عن كل مجال موضوع.

بعد إدخال المعلومات في ورقة Excel ، حدد البيانات التي تريد تضمينها واختر إدراج > جدول > شريط من شريط القوائم. يتم عرض المعلومات على شكل مخطط شريطي تلقائيًا. يمكنك تغيير تخطيط المخطط الشريطي الجديد في الشريط أعلى الشاشة ، بما في ذلك الإضافة عناصر المخطط ، وضبط التخطيط بسرعة ، وتغيير الألوان التي يتم استخدامها لتوضيح ملف البيانات.

تجد العديد من الشركات أن جدول بيانات Excel هو أداة مفيدة لتنظيم وإدارة القوائم البريدية الكبيرة. على الرغم من وجود تطبيقات قواعد بيانات أكثر تعقيدًا للشركات التي لديها قوائم بريدية غير عملية ، إلا أن Excel يمكن أن يعمل بشكل جيد للشركات التي لا تزال تبني قاعدة بيانات العملاء وتنميتها. يمكن أن يكون أيضًا طريقة سريعة وغير مؤلمة لإنشاء ملصقات بريدية من قائمة صغيرة من الأسماء التي حصلت عليها عبر الإنترنت أو من الردود على عرض ترويجي.

قبل أن تتمكن من إنشاء ملصقات بريدية ، تحتاج أولاً إلى إنشاء قائمة بريدية بطريقة يمكن تحويلها بسهولة إلى عناوين. إذا كنت ترغب في طباعة ملصقات ، فستحتاج إلى الانتقال إلى Microsoft Word واختيار نوع البريد الذي تريد القيام به من بدء دمج المراسلات قائمة منسدلة أسفل المراسلات. إذا كنت تريد استخدام القائمة التي أعددتها في Excel ، فانقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجوار حدد المستلمون و اختار استخدم قائمة موجودة. ثم قم بتوصيل مستند Excel الخاص بك.

لن يكتمل أي برنامج تعليمي لبرنامج Excel بدون مراجعة كيفية طباعة المستند الذي قمت بإنشائه. قد تكون الطباعة في Excel صعبة بعض الشيء ، حيث تتطلب خطوتين إضافيتين إذا كنت تريد خطوط الشبكة أو كنت بحاجة إلى التحكم في منطقة المستند التي تريد طباعتها. نظرًا لأن مصنفًا واحدًا يمكن أن يحتوي على أوراق عمل متعددة ، فإنك تحتاج أيضًا إلى التأكد من أنك تطبع الأوراق التي تحتاجها فقط.

قبل الطباعة ، حدد أوراق العمل التي تريد طباعتها. إذا كنت ترغب في طباعة أوراق متعددة ، فاضغط مع الاستمرار على ملف تحول مفتاح أثناء النقر فوق علامات التبويب. يختار ملف > مطبعة > اظهر التفاصيل. هنا يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد طباعة الأوراق النشطة أو المصنف بأكمله ، وكذلك اختيار الاتجاه. إذا كنت ترغب في طباعة خطوط الشبكة أو الرؤوس ، فأنت بحاجة إلى الإشارة إلى ذلك قبل الاختيار ملف > مطبعة عن طريق اختيار خيارات الورقة تحت تخطيط الصفحة علامة التبويب وتحديد المربعات لطباعة تلك العناصر.