كيفية إنشاء جدول بيانات لتتبع المدفوعات

تعد جداول البيانات أدوات ممتازة لحساب المدفوعات والمصروفات والإيرادات والأرباح. إن القدرة على الاحتفاظ بجدول بيانات بسيط أو تخصيص جدول بيانات بالكامل باستخدام الصيغ والحسابات التلقائية تجعل جدول البيانات أداة شائعة الاستخدام في الأعمال. Excel هو تطبيق جداول البيانات القياسي ، ولكن توجد جداول بيانات Google وبدائل أخرى مماثلة. من السهل نسبيًا إنشاء جدول بيانات للدفع فقط ، لكن القوالب الموجودة موجودة خارج الصندوق.

الطريقة الأسهل والأكثر فعالية غالبًا لتتبع المدفوعات في جدول بيانات هي من خلال نموذج موجود. تتوفر العديد من قوالب تتبع المدفوعات مجانًا أو مقابل رسوم رمزية ، وهي متوفرة موارد ممتازة لتتبع المدفوعات الصادرة والواردة باستخدام الصيغ المثبتة والمألوفة عمل. ينتج عن البحث البسيط على الإنترنت وفرة من النتائج للقوالب الموجودة. بعض هذه القوالب مخصصة للاستخدام دون معالجة ، ولكن تم إعداد العديد منها لتخصيصها بشعار شركتك والحقول المخصصة التي تجعل النموذج يبدو فريدًا.

يعد استخدام جداول بيانات الدفع الأكثر شيوعًا لتتبع المدفوعات أو الفواتير الصادرة. يمكنك أيضًا تتبع المدفوعات الواردة لفواتيرك. من الممكن القيام بذلك ضمن جدول بيانات واحد ، لكن العديد من الأفراد والشركات يفصلون الاثنين في أوراق منفصلة. هذا يتركك مع الأرقام النهائية للمدفوعات المدفوعة والمدفوعات المستلمة كل شهر.

لإنشاء جدول البيانات ، ابدأ بالأعمدة. قم بتسمية العمود الأول "نوع الدفع" ، والعمود الثاني "تاريخ الاستحقاق" ، والعمود الثالث "المبلغ" ، والعمود الرابع "الإيداعات" و العمود الأخير "الرصيد". أسفل العمود الأول ، قم بإدراج جميع مدفوعاتك المستحقة واملأ باقي المعلومات في الأعمدة. الآن ، لديك جميع مدفوعاتك المجدولة والمبالغ المدرجة.

في عمود "الرصيد" ، قم بتشغيل معادلة الرصيد بحيث يتم خصم كل دفعة لاحقة من الإجمالي. يمكنك القيام بذلك يدويًا إذا كان عدد الدفعات منخفضًا ، أو يمكنك أتمتة العملية باستخدام صيغة. في الصف الأول من العمود الأخير ، وهو العمود E ، اكتب "sum = (D2، -C2)" ، وهو مبلغ الفاتورة المخصوم من عمود الإيداع ، الذي يدير الرصيد إلى العمود الأخير.

تتوفر خيارات أكثر قوة للشركات التي ترغب في تتبع المدفوعات الصادرة والمدفوعات المتكررة والمدفوعات الواردة والمصروفات الأخرى ضمن جدول بيانات واحد. يمكنك استخدام الصيغ لتتبع كل معاملة مهمة ضمن جدول بيانات واحد. يعتمد الأمر في النهاية على احتياجاتك وعدد عناصر العمل أو الميزانية الشخصية التي تريد تتبعها ضمن جدول بيانات واحد. يعد جدول بيانات الدفع البسيط مثاليًا للفواتير الشهرية ويعمل متتبع دفع العميل في Excel لتتبع الدفع الاحترافي.