ما هي مزايا وعيوب التسجيل الجغرافي؟

وفقًا لمكتبة ولاية تكساس ، يعد الاحتفاظ بنظام إدارة الملفات غير المنظم وصفة لكارثة. من الصعب الحصول على معلومات عندما تطلبها بشكل عاجل. إن تنظيم المعلومات ومعالجتها داخل مثل هذا النظام غير المنظم لأغراض صنع القرار أمر مستحيل تمامًا. يعد نظام حفظ الملفات الفعال أمرًا إلزاميًا لأي منظمة تتوقع جني الفوائد من المعلومات التي بحوزتها. يعد نظام الملفات الجغرافية مناسبًا حيث يكون الموقع الجغرافي هو العنصر الأكثر أهمية في المعلومات.

يتم تخزين السجلات الجغرافية المتعلقة بموقع معين معًا. هذا يسهل اتخاذ القرار السريع لأن المعلومات قيد المراجعة تتعلق بمنطقة جغرافية محددة فقط. يتم تصنيف المناطق الجغرافية كوحدات أو مجموعات من الوحدات. يتيح الحفظ الجغرافي سهولة نقل السجلات عن طريق نقلها ببساطة من موقع إلى آخر.

يساعد الحفظ الجغرافي في عملية التحليل من خلال السماح بمقارنة سهلة لعناصر البيانات. على سبيل المثال ، قد يساعد تحليل السجلات المودعة وفقًا لاسم المبنى والموقع في تحديد سجلات الصيانة لمبنى معين.

تستغرق عملية تخزين واسترجاع البيانات الجغرافية وقتًا طويلاً بسبب الحاجة إلى الرجوع إليها باستخدام معرفات متعددة. على سبيل المثال ، يتطلب تحديد موقع مبنى معين إشارة إلى دولة معينة والمدينة والشارع وأخيراً اسم المبنى. تتم كتابة السجلات المحفوظة في بعض الدول بلغتها. على سبيل المثال ، مدينة فلورنسا في إيطاليا هي "فلورنسا" في السجلات الإيطالية. لذلك يصبح من الضروري الإشارة إلى اللغة الأخرى لتمكين المستخدمين غير الإيطاليين من فهم المعلومات.

يجب أن تكون على دراية بالمنطقة الجغرافية بما يكفي لفهم السجلات. لتحديد موقعهم بسرعة ، تحتاج إلى استخدام فهرس أبجدي. تتطلب عملية تخزين واسترجاع السجل إجراءين: التحقق من فهرس موقع الملف ، والبحث عنه وسط المعلومات الأخرى.