حقوق الصورة: جوبيتيريماجيس / جودشوت / جيتي إيماجيس
في حين أن معظم الأشخاص المطلعين على Microsoft Outlook قد يستخدمونه بشكل أساسي لإرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها ، يعد Outlook تطبيقًا قويًا يحتوي على العديد من الأدوات المفيدة ، بما في ذلك التقويم وإدارة المهام وتدوين الملاحظات خاصية. عنصر أساسي آخر في Outlook هو قدرته على مساعدتك في تنظيم المعلومات الشخصية لجهات الاتصال الخاصة بك ، سواء كانوا زملاء أو أشخاص خارج شركتك. يمكنك القيام بذلك باستخدام أدوات جهات الاتصال ودفتر العناوين.
تعريف
تشبه كل من ميزة جهات الاتصال في Outlook ودفتر العناوين العالمي إلى حد كبير Rolodex الإلكتروني ، حيث يمكنك الوصول إلى معلومات الاتصال للأشخاص الذين من المحتمل أن تتعامل معهم بشكل منتظم. ومع ذلك ، عادة ما تكون ميزة جهات الاتصال عبارة عن قائمة جهات اتصال خارجية ، بينما يحتوي دفتر العناوين على معلومات للأشخاص الذين يعملون في شركتك. هذا إعداد شائع في عالم الأعمال لأن دفاتر العناوين مخزنة على خادم Exchange ويمكن مشاركتها مع كل فرد في الشركة.
فيديو اليوم
وظيفة
تم تصميم ميزة جهات الاتصال لمساعدتك في الوصول بسرعة إلى المعلومات للأشخاص الذين كنت على اتصال بهم من قبل ولكنهم لا يعملون بالضرورة في شركتك. تم تصميم قائمة العناوين العمومية بحيث تجعلك على اتصال سريع بزملائك أو بقوائم العناوين التي تحددها الشركة.
القدرة على التحرير
بينما تحتوي كل من أدوات جهات الاتصال ودفتر العناوين على معلومات جهات الاتصال ، يمكن للمستخدمين تحرير جهات الاتصال فقط لأنها مخزنة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكنك إضافة جهات اتصال جديدة وتحرير المعلومات الخاصة بجهة الاتصال الموجودة وحذف جهات الاتصال. من ناحية أخرى ، لا يمكن تحرير دفتر العناوين إلا بواسطة مسؤول النظام. بالنسبة للمستخدمين المنزليين ، يمكن تعديل القائمتين.
معلومة
يحتوي دفتر العناوين عادةً على قائمة بكل موظف وقسم داخل الشركة ، بما في ذلك عنوان البريد الإلكتروني أو ملحق الهاتف أو رقم الهاتف والمسمى الوظيفي والموقع. سيؤدي النقر فوق إدخال فردي إلى منحك تفاصيل اتصال إضافية ، مثل رقم العمل الثاني والعنوان البريدي. تتضمن قائمة جهات الاتصال اسمًا واسم عرض وعنوان بريد إلكتروني. سيؤدي النقر فوق جهة اتصال فردية إلى فتح نموذج به حقول لإدخال مزيد من المعلومات ، بما في ذلك الشركة والعنوان البريدي والمسمى الوظيفي وأرقام الهواتف والصورة.
القدرة على البحث
ستساعدك جهات الاتصال ودفتر العناوين في تحديد موقع معلومات الاتصال على الأشخاص بسرعة لا يتعين عليك إضاعة الوقت في البحث عن بطاقات العمل أو تصفح أدلة الشركة. في الجزء العلوي من واجهة البرنامج ، من المحتمل أن يكون لديك رمز صغير يشبه كتاب مفتوح. عند النقر فوقه ، ينبثق مربع بحث. يمكنك إدخال اسم في مربع البحث هذا واختيار ما إذا كنت تريد البحث في دفتر العناوين أو قائمة جهات الاتصال.
