كيفية إنشاء جدول محوري في برنامج Excel لتقسيم بياناتك وتقطيعها

مايكروسوفت إكسل 2016, الموجود في مجموعة Office، هو أحدث وأكبر تطبيق لجداول البيانات من Redmond، وهناك سبب وجيه لاستخدامه من قبل العديد من معالجي الأرقام لتلبية جميع احتياجاتهم المتعلقة بمعالجة الأرقام. في حين أن برنامج Excel مناسب لجداول البيانات البسيطة لتتبع النفقات أو إنشاء التقويمات، فإنه يأتي في حد ذاته عندما تحتاج إلى التقطيع والتقطيع ثم تقديم البيانات المعقدة. نعرض لك هنا كيفية إنشاء جدول محوري في برنامج Excel للاستفادة من إحدى أقوى أدوات التطبيق.

قبل أن نبدأ، ما فائدة الجداول المحورية بالضبط؟ ببساطة، تتيح لك الجداول المحورية الاطلاع على نفس البيانات بطرق مختلفة ومن زوايا مختلفة، لتسهيل إجراء تحليل متعمق وتحديد الاتجاهات المهمة. عندما تقوم بتقييم نتائج المبيعات، على سبيل المثال، قد ترغب في النظر إلى شخص فردي، أو منتج معين، أو إطار زمني محدد. باستخدام الجدول المحوري، يمكنك إنشاء مجموعة واحدة من المعلومات ثم تغيير تركيزك بسهولة من شيء إلى آخر - وهو تحليل قد يكون إجراؤه يدويًا أمرًا شاقًا.

لاحظ أنك ستحتاج إلى النسخة الكاملة من إكسل 2016 لاستخدام الجداول المحورية. النظام الأساسي العالمي لنظام Windows (UWP) نسخة ويندوز 10 من إكسل لا يشمل ذلك وغيرها الكثير ميزات Excel المتقدمة. أخيرًا، إذا كنت تريد تجربة ميزات Excel الجديدة، فانضم إلى برنامج اوفيس انسايدر وربما يكون أول من يجرب وظيفة الجدول المحوري الجديدة.

الخطوة 1: قم بإعداد بياناتك

ربما تكون الخطوة الأكثر أهمية في استخدام الجداول المحورية في Excel هي تنظيم بياناتك بعناية. أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام جداول اكسل، والتي تتيح لك إضافة صفوف سيتم تضمينها في الجدول المحوري الخاص بك عندما تضغط على التحديث. ولكن على أقل تقدير، تريد أن تكون بياناتك في شكل جدول مع رؤوس أعمدة تحتوي على معلومات وبيانات متسقة داخل الأعمدة.

على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد تحليل معلومات المبيعات لشركتك. لديك ستة مندوبي مبيعات يبيعون ثلاثة منتجات في عدد من المناطق. تم تصميم منتجاتك خصيصًا لكل عميل وبالتالي يختلف السعر. فيما يلي نموذج جدول يحتوي على معلومات خيالية لإعطائك فكرة عن كيفية تنظيم البيانات مع وضع الجدول المحوري في الاعتبار.

تم إنشاء الجدول ببساطة عن طريق إدخال البيانات أولاً، ثم تحديد النطاق بأكمله، ثم الانتقال إلى إدراج > جدول. مرة أخرى، ليس عليك اتخاذ هذه الخطوة ولكن يوصى بها إذا كنت تريد إضافة المزيد من صفوف البيانات لاحقًا وتسهيل تحديث الجدول المحوري الخاص بك.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

الخطوة 2: جرب التوصية

برنامج Excel مليء بالحيل الرائعة لتسهيل التعامل مع البيانات، وسيحاول كلما أمكن ذلك تخمين ما تريد تحقيقه ثم تنفيذ بعض الخطوات تلقائيًا. يتم توضيح هذه الطبيعة المفيدة هنا من خلال أداة PivotTables الموصى بها، والتي تلقي نظرة على بياناتك وتقدم بعض الخيارات المنطقية حول كيفية تحليل الأشياء وعرضها.

لاستخدام جدول محوري موصى به، ما عليك سوى الانتقال إلى إدراج > جداول PivotTables الموصى بها. سيقدم لك Excel بعض الخيارات التي يمكنك وضعها في الاعتبار. في مثالنا، يعرض برنامج Excel إنشاء 10 جداول محورية مختلفة تلقي نظرة على عدد من الزوايا المختلفة لبيانات مبيعاتنا. لاحظ أن كيفية تصنيف أعمدتك أمر مهم؛ يقرأ Excel هذه الرؤوس ويقدم التوصيات الأكثر منطقية. إذا كنت تريد الاطلاع على أسعار المبيعات، على سبيل المثال، فلا تستخدم مصطلح "التكلفة"، لأن برنامج Excel سيبني توصيته وفقًا لذلك.

إحدى التوصيات هي "مجموع إجمالي المبيعات من قبل العميل". إذا اخترنا هذا الخيار، فسيقوم برنامج Excel بإنشاء الجدول المحوري.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

لاحظ أن الجدول المحوري يعرض فقط البيانات ذات الصلة بتحليلنا الحالي. على الجانب الأيمن، ستجد المعايير التي استخدمها Excel لإنشائه في مربع حوار حقول PivotTable. سنغطي ما يعنيه كل حقل من هذه الحقول في القسم التالي حول التخصيص.

الخطوة 3: تخصيص الجدول المحوري الخاص بك

يعد كل عنصر من العناصر الموجودة في مربع الحوار هذا مهمًا لتحديد كيفية عمل الجدول المحوري الخاص بك. انقر فوق ترس التكوين لتغيير مظهر مربع الحوار هذا إلى ما يناسبك بشكل أفضل.

اختيار الحقول

هنا، أنت تختار الأعمدة التي تريد تضمينها في الجدول المحوري الخاص بك. يتم تحديد كيفية ملء هذه البيانات في الجدول المحوري حسب نوع البيانات التي تمثلها - Excel سيحدد لك ما إذا كنت تريد إضافة عمود إلى الجدول المحوري الخاص بك أو إضافة بيانات الحقل داخل طاولة. على سبيل المثال، إذا قمت بتحديد "العناصر"، يفترض Excel أنك تريد إضافة عدد العناصر لكل عميل.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

من ناحية أخرى، إذا قمت بتحديد "التاريخ"، يقوم Excel بوضع البيانات في الجدول وينظم المبيعات حسب وقت حدوثها.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

أثناء عملك على الجداول المحورية الخاصة بك، يمكنك التجربة لمعرفة مدى تأثير إضافة الحقول وإزالتها على البيانات المعروضة. ستجد أن Excel يقوم بعمل رائع في تحديد التحديدات المنطقية، ولكن يمكنك أيضًا تغيير الأشياء إذا كانت اختيارات Excel غير منطقية.

المرشحات

اسحب العناصر من قائمة تحديد الحقول إلى قسم "عوامل التصفية" إذا كنت تريد تحديد البيانات التي يتم عرضها. على سبيل المثال، إذا قمت بسحب "العميل" إلى قسم "عوامل التصفية"، فيمكنك بسهولة عرض البيانات فقط من عميل واحد أو مجموعة مختارة من العملاء.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

أعمدة

من خلال سحب الحقول إلى قسم "الأعمدة"، يمكنك توسيع كيفية إعداد التقارير عن بياناتك. مرة أخرى، عندما تقوم بسحب حقل إلى هذا القسم، سيحاول Excel معرفة الطريقة التي تريد بها تقديم البيانات. على سبيل المثال، إذا قمت بسحب "التاريخ" إلى قسم "الأعمدة"، فسيعرض Excel المبيعات كملخص للإطار الزمني الأكثر منطقية، وهو في هذه الحالة شهريًا. قد يكون هذا مفيدًا إذا كان اهتمامك الأساسي هو مقدار ما يتم بيعه على أساس شهري مع مراعاة أنماط شراء العملاء.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

الصفوف

وبالمثل، يمكنك سحب الحقول إلى قسم "الصفوف" لتضمين بيانات مختلفة في صفوف الجدول المحوري. مرة أخرى، إذا قمنا بسحب "التاريخ" إلى قسم "الصفوف"، فسيقوم Excel بتقسيم المبيعات حسب العميل شهريًا، ولكن سيتم تلخيص البيانات حسب العميل وليس حسب الشهر كما في المثال السابق. في هذه الحالة، أنت قلق في الغالب بشأن مقدار ما قمت ببيعه لكل عميل، ولكنك تريد أيضًا اكتشاف أي اتجاهات تعتمد على الوقت.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

قيم

وأخيرًا، يحدد قسم "القيم" كيفية تحليل بياناتك. في جميع الأمثلة التي قدمناها حتى الآن، كنا نبحث في إجمالي المبيعات. إذا قمت بالنقر فوق مفتاح السهم لأسفل في هذا القسم، فيمكنك تكوين إعدادات حقل القيمة الخاصة بك للنظر في عملية حسابية رقمية مختلفة.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد الاطلاع على متوسطات المبيعات بدلاً من إجمالي المبيعات. يمكنك ببساطة تحديد "المتوسط" في مربع حوار إعدادات حقل القيمة. يمكنك أيضًا تعيين تنسيق الأرقام بحيث تكون النتائج أكثر منطقية.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

الآن، بدلاً من النظر في إجمالي المبيعات حسب العميل، ثم حساب الإجمالي الكلي، فإننا ننظر إلى متوسط ​​المبيعات حسب الشركة ثم متوسط ​​المبيعات عبر الشركة. سيكون هذا مفيدًا في تقييم العملاء الذين هم أعلى أو أقل من المتوسط ​​في المبيعات، على سبيل المثال، وبالتالي يستحقون أكبر قدر من الاهتمام (أو الأقل). في مثالنا، ربما لا تستحق شركة Acme Engineering وJones Roofing نفس القدر من الاهتمام بالمبيعات مثل الآخرين.

من الواضح أن الجداول المحورية توفر عددًا كبيرًا من الخيارات لتسهيل تقطيع بياناتك وتقطيعها. تكمن الحيلة في استخدام الجداول المحورية بشكل فعال في تحديد ما تريد رؤيته بالضبط قبل البدء في تطبيق الخيارات. تريد أيضًا التأكد من أن بياناتك تتوافق مع كيفية تخطيط جدولك وكيفية تسمية رؤوسك. كلما كنت أكثر حرصًا في إعداد الأمور، كلما أصبحت جداولك المحورية أكثر فعالية.

الخطوة 4: قم بإنشاء الجداول المحورية الخاصة بك من البداية

بمجرد تجربة ميزة الجدول المحوري واكتساب بعض الفهم لكيفية تأثير الخيارات المتنوعة على بياناتك، يمكنك البدء في إنشاء جدول محوري من البداية. تشبه العملية استخدام التوصية، ما عليك سوى الانتقال إلى Insert > PivotTable ثم تحديد بياناتك يدويًا كخطوة أولى.

في حالتنا، هذا يعني تحديد الجدول 1، ولكن يمكننا أيضًا تحديد نطاق من البيانات أو السحب من مصدر بيانات خارجي. يمكننا أيضًا أن نقرر ما إذا كنا نريد إنشاء ورقة عمل جديدة أو وضع الجدول المحوري بجوار بياناتنا في مكان معين في ورقة العمل الحالية.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

بمجرد أن نحدد اختيارنا، يظهر لنا جدول محوري فارغ ومربع حوار حقول PivotTable.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

يعد إنشاء الجدول المحوري الخاص بنا مجرد مسألة بسيطة تتمثل في تحديد الحقول وتحديد الطريقة التي نريد بها حساب البيانات وعرضها. لنفترض أننا نريد أن نرى أداء مندوبي المبيعات شهريًا، مع إجمالي المبيعات لهذا العام. سنختار حقول "مندوب المبيعات" و"التاريخ" و"إجمالي المبيعات"، ونسحب حقل "مندوب المبيعات" إلى قسم "المرشحات"، ونقوم بتكوين القيم لعرضها كعملة. يضيف Excel تلقائيًا عناصر التاريخ ذات الصلة إلى قسم "الصفوف" ويفترض أننا نريد رؤية المبالغ.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

بشكل افتراضي، سيعرض Excel كافة البيانات الخاصة بجميع مندوبي المبيعات. يمكننا أيضًا اختيار مندوب مبيعات واحد لرؤية بياناته فقط. في هذه الحالة، نرى أن جودي فرينش حققت مبيعات خلال ثلاثة أشهر فقط، على الرغم من أن إجمالي مبيعاتها كان كبيرًا. قد يعني ذلك أن عملية البيع الخاصة بها كانت أطول لأنها كانت تطارد الحيتان بدلاً من الأسماك - وهو استنتاج قيم، إذا كان دقيقًا. ربما يكون الاستثمار في مساعد لمساعدة جودي في إنهاء مبيعاتها بسرعة أكبر فكرة جيدة.

مارك كوبوك / الاتجاهات الرقمية

الخطوة 5: استثمر في بعض التعلم

إذا كنت ترغب في الحصول على حقًا ماهر في استخدام الجداول المحورية في Excel، استثمر بعض الوقت في تعلم المزيد حول كيفية استخدام أنواع البيانات المختلفة. تقدم Microsoft موارد التدريب الخاصة بها وهناك مجموعة كبيرة من مدربين طرف ثالث لاعتبار.

بشكل عام، هذا يعني التعمق في برنامج Excel بطريقة خارجة عن نطاق هذا الدليل. ومع ذلك، نأمل أن تكون قد رأيت الآن كيف يمكن أن تكون الجداول المحورية أداة قوية في تحليل بياناتك من السهل نسبيًا البدء طالما تم تكوين بياناتك بالشكل الصحيح طاولة. ولا يمكننا التأكيد بما فيه الكفاية على مدى أهمية معرفة ما تريد تحقيقه باستخدام الجدول المحوري الخاص بك قبل أن تبدأ.

توصيات المحررين

• استخدام المكتب؟ قد يكون جهاز الكمبيوتر الخاص بك في خطر بسبب هذا التغيير الذي أجرته Microsoft
• كيفية حماية كلمة المرور لملف Excel