أفضل النصائح والحيل الركود

إذا كنت قد عملت من قبل في مكتب، أو في شركة بها عدد كبير من الموظفين، فمن المحتمل أنك استخدمت Slack من قبل - أو على الأقل سمعت عنه. يعد Slack أحد تطبيقات المراسلة الشائعة في مكان العمل مع تكامل لا مثيل له في التطبيق، وهو يغير ديناميكية الاتصال في مكان العمل بسرعة، للأفضل أو للأسوأ.

قراءة متعمقة

• أفضل عملاء الدردشة لنظامي التشغيل Windows وMacOS
• أفضل تطبيقات المراسلة النصية لنظامي التشغيل Android وiOS

على الرغم من سهولة تعلم أساسيات التطبيق، إلا أن هناك الكثير من الحيل لتحقيق أقصى استفادة من تجربة Slack. كيف يمكن لهذا الرجل الذي يعمل في مجال المحاسبة أن ينشر صورًا متحركة بهذه السرعة أو كيف يتمكن رئيسك من العثور على الرسائل دون التمرير عبر السجلات التي تبلغ قيمتها شهرًا واحدًا؟ سنوضح لك كيفية القيام بذلك – تابع القراءة للحصول على كافة التفاصيل.

تخصيص الإخطارات الخاصة بك

في حين أن Slack يمكن أن يساعدك على الشعور بأنك أكثر انخراطًا في الأحداث التي تجري حول مكتبك، إلا أنه يمكن أن يخرج بسرعة إذا كنت تتلقى باستمرار تحديثات غير ضرورية تجذب انتباهك بعيدًا عن المهمة يُسلِّم. تخصيص إشعارات Slack، خاصة لتلك القنوات الأقل صلة التي لا تزال ترغب في أن تكون جزءًا منها، سيساعدك على الاستمرار في التركيز على عملك الفعلي دون القلق بشأن من سرق غداءه أو أي شيء آخر مشترك بين الإدارات دراما.

للوصول إلى إعدادات الإشعارات، انقر فوق اسم فريقك في الزاوية العلوية اليسرى من تطبيق سطح المكتب وحدد التفضيلس. ستكون إعدادات الإشعارات هي علامة التبويب الأولى. في تطبيق الهاتف المحمول، اضغط على النقاط الرأسية الثلاث الموجودة في الزاوية العلوية اليمنى من شاشتك، ثم انقر فوق إعدادات في أسفل القائمة الناتجة. يجب أن تكون الإشعارات هي علامة التبويب الثالثة من الأعلى.

من هنا، يمكنك اختيار أنواع الإشعارات (إن وجدت) التي تريد تلقيها على سطح المكتب أو جهازك المحمول. يمكن تخصيصها حسب القناة بحيث لن تحصل إلا على إشعارات للرسائل التي تهمك أو فريقك. ستنبهك الإشعارات الخاصة بالكلمات الرئيسية عند ظهور كلمة أو عبارة معينة في خلاصتك. يمكنك أيضًا تخصيص كيفية عرض الإشعارات عن طريق تغيير أصواتها أو كتمها. يمكن أيضًا تعطيل معاينات الرسائل لمزيد من الأمان، ولكن هذا الخيار متاح فقط في إصدار سطح المكتب من التطبيق.

عندما تحتاج حقًا إلى التركيز، يمكن أن تكون وظيفة عدم الإزعاج (DND) في Slack منقذًا حقيقيًا للحياة. سوف يقوم DND بتأجيل جميع الإشعارات الواردة طالما أن الميزة نشطة. من السهل أيضًا الإعداد: ما عليك سوى الضغط على أيقونة الجرس بجوار اسم فريقك وتحديد المدة التي تريد تفعيلها فيها. يمكنك أيضًا تعيين جدول DND لضمان عدم تلقي أي إشعارات خارج ساعات العمل. إذا أرسل لك أحد أعضاء الفريق رسالة مباشرة أثناء وجودك في وضع DND، فسيتلقى رسالة من Slack لإخطاره. إذا كان الأمر عاجلاً، فيمكنهم اختيار إرسال الإشعار عبر أي حال، حتى لا يتعذر الوصول إليك تمامًا.

إنشاء مساحة عمل فريدة من نوعها

من المحتمل أنك ستقضي وقتًا طويلاً في استخدام Slack، حتى بعد إتقان نظام الإشعارات الخاص بك. لماذا لا تضيف لمسة من الإثارة إلى مكان عملك وتضفي المزيد من الشخصية على مكان عملك؟ على الرغم من أن العديد من هذه التخصيصات تعتمد على سياسات Slack الخاصة بشركتك، إلا أنه يمكنك على الأقل تغيير لون سمة مكان عملك (حيث يمكنك أنت وحدك رؤية هذا) من داخل نفس نافذة الإشعار الخاص بك إعدادات.

إذا كانت شركتك على استعداد للسماح لك بالتراخي أكثر قليلاً (هاها)، فهناك عدة طرق أخرى لتحسين مكان عملك. للقيام بذلك، انقر فوق اسم فريقك مرة أخرى ثم اضغط تخصيص سلاك بالقرب من أسفل القائمة. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة في متصفحك تسمح لك بتخصيص الرموز التعبيرية لمكان عملك، وتحميل الرسائل، واستجابات Slackbot (على افتراض أن لديك حق الوصول). بينما يمكنك بالتأكيد السير في الطريق الأبله وملء هذه الإضافات والنكات الممتعة بالتأكيد يمكن أن تكون الإعدادات، وخاصة Slackbot، مفيدة جدًا من خلال توفير روابط أو إجابات للأسئلة الشائعة أسئلة.

من الأمثلة الجيدة على استخدام Slackbot لتحقيق الصالح العام هو إعداد استجابة بحيث يمكن لأي شخص عند كتابة "كلمة مرور Wi-Fi" أو "ما هي كلمة مرور Wi-Fi"، سيخبرهم Slack بكلمة المرور تلقائيًا. بهذه الطريقة لن تضطر إلى إضاعة الوقت في كتابتها لكل موظف جديد أو زميل عمل كثير النسيان.

كن منظمًا

على الرغم من أن Slack يمكن أن يكون ممتعًا بعدة طرق، ويبقيك على اطلاع دائم بالنزهات والأحداث بعد العمل، إلا أنه أولاً وقبل كل شيء، طريقة للبقاء منظمًا والتواصل مع زملائك في العمل حول الأمور المهمة المشاريع. بدءًا من تمييز القنوات والملفات بنجمة وحتى وضع علامة عليها باعتبارها مهمة لتخصيص الشريط الجانبي الخاص بك ليناسب احتياجاتك بشكل أفضل، هناك الكثير من الطرق السهلة لتسهيل الوصول إلى عملك.

لتمييز قناة بنجمة، انتقل إلى القناة المعنية وانقر على النجمة الفارغة الموجودة مباشرة أسفل اسم القناة في الجزء العلوي من الشاشة. سوف يتحول إلى اللون الأصفر بمجرد تمييزه بنجمة، ويمكن إيقاف تشغيله بسهولة عن طريق النقر عليه مرة أخرى. ستنتقل القنوات المميزة بنجمة أعلى قائمة قنواتك في الشريط الجانبي. لتمييز رسالة بنجمة، قم بالتمرير فوق الرسالة باستخدام الماوس لإظهار قائمة منبثقة صغيرة. ثم انقر فوق زر النجمة. تختلف هذه القنوات قليلاً عن القنوات المميزة بنجمة وسيتم إدراجها بدقة في مكان واحد لتسهيل المتابعة. ما عليك سوى النقر على أيقونة النجمة في الزاوية العلوية اليمنى لعرض جميع الرسائل المميزة بنجمة.

سيعرض رمز النشاط الموجود مباشرة على يسار رسائلك المميزة بنجمة جميع الإشارات والتفاعلات الأخيرة على رسائلك. يمكنك أيضًا تثبيت الرسائل على قناة مهمة ليشاهدها الجميع (نظرًا لأن الرسائل المميزة بنجمة تنطبق عليك فقط) عن طريق التحديد المزيد من الخيارات في القائمة التي تظهر بعد ذلك تثبيت على #[اسم القناة]. يمكنك أيضًا تعيين التذكيرات بالنقر فوق ذكرني بهذا في نفس القائمة، أو باستخدام الأمر "/ تذكير" لتذكير زملائك في الفريق بأنهم ما زالوا بحاجة إلى الرد على شيء ما. إذا كنت تحتاج فقط إلى مكان لتدوين الأفكار المتعلقة بالعمل، فيمكنك أيضًا مراسلة نفسك مباشرةً.

انتقل إلى Slack بسهولة أكبر

هناك العشرات من الأزرار المرئية في واجهة Slack، واعتمادًا على مكان عملك، قد يكون هناك أيضًا الكثير من المستخدمين والقنوات التي قد تجعل الأمور مربكة. التعرف على بعض اختصارات لوحة المفاتيح (والذي غالبًا ما يمكن الوصول إليه بالضغط على "Ctrl") حول التطبيق سيساعد بالتأكيد. سيؤدي الضغط على "Ctrl+K" إلى إظهار Quick Switcher، على سبيل المثال، والذي يتيح لك الوصول إلى أي قناة أنت بالفعل جزء منها. للرجوع إلى القناة السابقة، حاول الضغط على "Alt" والسهم الأيسر ("Cmd+[" على جهاز Mac). يمكنك أيضًا تعديل رسالتك الأخيرة بسهولة عن طريق الضغط على السهم لأعلى وإجراء أي تغييرات ضرورية.

تثبيت التطبيقات

ما يميز Slack عن تطبيقات المراسلة الأخرى في مكان العمل هو قدرته للاتصال بتطبيقات الطرف الثالث الذي تستخدمه بالفعل، مثل Google Drive وAsana وDropbox، من بين آحرون. لا يقتصر الأمر على تسهيل إنجاز عملك دون الاضطرار إلى البحث باستمرار عن منصات أخرى بحثًا عن روابط، بل سيفعل ذلك أيضًا يجعل تجربة Slack الخاصة بك أكثر سلاسة إلى حد ما حيث سيتم توسيع الروابط التي تنشرها وستكون مرئية بسهولة أكبر لدى مستخدم التطبيق واجهه المستخدم. يمكن لأدوات المراقبة مثل PagerDuty وStatsbot وTrello أيضًا كسر الحواجز التي تحول دون وصول المعلومات إلى مكان عملك. يمكنك أيضًا إعداد التنبيهات المفسدة والتطبيقات الأخرى لجعل مجتمع Slack الخاص بك أكثر تشويقًا وشمولاً.

بالإضافة إلى العديد من العظماء تطبيقات الإنتاجية، أحد أفضل الأشياء في برنامج المراسلة في مكان العمل هو تكامله السلس مع Giphy، وهو موقع عبر الإنترنت قاعدة بيانات من الصور المتحركة التي يمكن أن تضيف بعض السخافة التي تشتد الحاجة إليها إلى يوم عملك وتكسر جدار النص في هاتفك يٌطعم. فكيف يمكنك الاستفادة من هذا التكامل دون البحث في صفحة Giphy الرئيسية عن الصورة المتحركة المثالية؟ ما عليك سوى كتابة "/giphy"، ثم مسافة، والكلمة الرئيسية التي تريد البحث عنها (على سبيل المثال: "/giphycats") في حقل الرسالة في القناة التي تريد نشر صورة GIF فيها. ستضع معظم أماكن العمل قيودًا عمرية على هذا التكامل - وإذا لم يكن الأمر كذلك، فإننا نوصي به - حتى لا تصل أي صور GIF غير مناسبة إلى مساحة العمل الخاصة بك.

قدرات أخرى أقل شهرة

تتمثل الإمكانيات الأخرى الأقل شهرة للتطبيق في قدرته على إجراء مكالمات صوتية ومرئية لأي مستخدم في مكان عملك. للقيام بذلك، انقر فوق اسمه وحدد يتصل من داخل الملف الشخصي الخاص بهم. لترتيب شاشتك، حاول استخدام "/collapse" و"/expand"، والذي سيؤدي إما إلى طي أو توسيع جميع المرفقات في تلك القناة. يمكنك أيضًا الاحتفاظ بمكانك في القناة بالضغط على "Alt" والنقر فوق رسالة معينة لوضع علامة عليها (وجميع الرسائل التي تليها) كغير مقروءة. سيؤدي الضغط لفترة طويلة إلى ظهور نفس الخيارات في تطبيق الهاتف المحمول.

تعد معرفة الفرق بين @channel و@here أمرًا بالغ الأهمية أيضًا لعدم إزعاج أي شخص آخر يستخدم التطبيق. من الأفضل استخدام أمر @channel في حالات الطوارئ، مثل حالة تعطل موقع الويب الخاص بك، أي لأنه سيرسل إشعارًا إلى الجميع في تلك القناة بغض النظر عن منطقتهم الزمنية أو إذا كان لديهم DND ممكن. يعد الأمر @here بديلاً أفضل بكثير عندما تحاول جذب انتباه الأشخاص، حيث أنه سيقوم فقط بإعلام الأشخاص المتصلين بالإنترنت حاليًا.

استخدام ورقة الغش لتنسيق الرسائل التي تظهر أسفل حقل الرسالة عند البدء تعد الكتابة وشريط البحث عندما تحتاج إلى تحديد موقع رسالة من الأدوات المفيدة التي لا تكون موجودة في كثير من الأحيان المستخدمة. هناك حتى بعض خيارات البحث المتقدم مما يسهل عليك العثور على كل ما تبحث عنه.

من رسائل التحميل المخصصة إلى اختصارات لوحة المفاتيح، هناك الكثير من الطرق لتخصيص تجربة Slack الخاصة بك. فقط تأكد من ترك بعض الوقت للعمل.

توصيات المحررين

• الركود مقابل. الفتنة
• احصل على أقصى استفادة من GoToMeeting باستخدام هذه النصائح والحيل