كيفية مسح مستند وإرساله بالبريد الإلكتروني

يمكن أن يؤدي مسح مستند شخصي أو خاص بالعمل وإرساله كمرفق بريد إلكتروني إلى توفير الوقت والمال حيث لا داعي للقلق بشأن رسوم الطباعة أو رسوم البريد. على الرغم من أهمية اختيار تنسيق الملف الصحيح ، إلا أن العملية ليست صعبة ، وإجراءات المسح بشكل عام هي نفسها سواء كنت تستخدم ماسحًا ضوئيًا مستقلًا أو طابعة متعددة الوظائف. وينطبق الشيء نفسه على إرفاق مستند ممسوح ضوئيًا برسالة بريد إلكتروني ، حيث أن إجراءات المرفقات هي نفسها بشكل عام في معظم برامج البريد الإلكتروني.

تسمح لك معظم الماسحات الضوئية بالاختيار بين ملف PDF و JPEG. يعد ملف PDF هو الخيار الأفضل لمسح المستندات التي تتضمن نصًا أو رسومات متجهة تتضمن نقاطًا وخطوطًا وأشكالًا ومنحنيات. يتيح لك استخدام هذا التنسيق أيضًا دمج المستندات مع أكثر من صفحة في ملف واحد. يعد تنسيق ملف JPEG اختيارًا جيدًا للصور الفوتوغرافية ، حيث يتيح لك ضغط بيانات الصورة وتقليل حجم ملف كبير.

قم بتنظيف زجاج الماسحة الضوئية بقطعة قماش ناعمة ونظيفة. ضع المستند على زجاج الماسحة الضوئية بحيث يكون وجهه لأسفل. قم بمحاذاة باستخدام علامات إرشادية على طول محيط الزجاج ثم قم بخفض الغطاء. حدد "مسح ضوئي" في قائمة الطابعة ، واختر الكمبيوتر الذي تريد مسح المستند ضوئيًا إليه ، وحدد نوع الملف وابدأ المسح. كطريقة بديلة ، افتح البرنامج الذي قمت بتثبيته أثناء الإعداد وقم بمسح المستند ضوئيًا من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

عند اكتمال الفحص ، سيتم فتح مستكشف Windows أو My Documents تلقائيًا. سيكون الفحص الذي أكملته للتو هو الأخير في القائمة. افتح المستند وقم بمراجعته للتأكد من أنه تم مسحه ضوئيًا بشكل صحيح ثم انقر فوق الزر "حفظ". أعد تسمية الملف من اسمه الحالي ، مثل Scan0001.jpg ، إلى اسم أكثر وصفيًا ، مثل "Company Phone List" ، واحفظ الملف في مكان مناسب.

هناك طريقتان لإرفاق مستند برسالة بريد إلكتروني. في الطريقة الأولى ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم الملف من موقعه الحالي. من القائمة المنبثقة التي تظهر ، حدد "إرسال إلى" ثم "مستلم البريد". سيتم فتح نافذة رسالة جديدة مع إرفاق المستند بالفعل. الطريقة الثانية هي فتح برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك وكتابة رسالة جديدة. عند الانتهاء ، حدد الزر "إرفاق ملف" الموجود أعلى نافذة الرسالة. انتقل إلى الموقع الذي تحفظ فيه ملف المستند ، وحدده وانقر على "إدراج". سيتم إرفاق الملف دون أي إجراء آخر من جانبك ، ويمكنك بعد ذلك إرسال البريد الإلكتروني.