تساعدك مهام Outlook في إدارة عناصر قائمة المهام المهمة.
حقوق الصورة: أندرياس رودريغيز / إستوك / جيتي إيماجيس
يمكنك دمج منهجية Getting Things Done التي وضعها David Allen مع Microsoft Outlook 2013 باستخدام الفئات وعلامات المتابعة والأولويات. بينما يمكنك تكوين Outlook يدويًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتنفيذ منهجية GTD ، تقدم العديد من وظائف Outlook الإضافية أدوات تكامل GTD متقدمة. يمكنك إنشاء مهام مباشرةً من عناصر Outlook الأخرى ، مثل البريد الإلكتروني والمواعيد ، ثم تعيينها للمشاريع وقوائم الإجراءات لمساعدتك على معالجة علبة الوارد الخاصة بك بشكل أكثر كفاءة.
تكوين Outlook لـ GTD يدويًا
الخطوة 1
أدخل كل مشروع من مشاريعك في Outlook كفئات بحيث يمكنك ربط العناصر بمشروعات محددة. انقر بزر الماوس الأيمن فوق بريد إلكتروني أو موعد أو مهمة ، وانقر فوق "تصنيف" ثم "كافة الفئات". انقر فوق الزر "جديد ...". أضف اسم كل مشروع وحدد لونًا.
فيديو اليوم
الخطوة 2
قم بتحويل عناصر Outlook الأخرى إلى مهام بمجرد لفت انتباهك إليها. على سبيل المثال ، يمكنك تحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة. قم بسحب وإفلات موعد أو رسالة بريد أو جهة اتصال أو ملاحظة عبر "المهام" في جزء التنقل لإنشاء مهمة جديدة تلقائيًا من محتوى العنصر.
الخطوه 3
قم بتعيين العلامات والأولويات لمهامك. افتح مهمة ، ثم انقر فوق الأوامر الموجودة في المجموعة "متابعة" من شريط الصفحة الرئيسية في "المهام" لإضافة علامة. انقر فوق الزر "الأولوية" في مجموعة العلامات لتمييز عنصر بأنه "ذو أهمية عالية". يمكنك استخدام هذا المؤشر لتمييز عناصر العمل الخاصة بك باتباع منهجية GTD.
الخطوة 4
اعرض قائمة المهام الخاصة بك حسب المشروع أو التاريخ أو الأهمية. انقر فوق "المهام" في جزء التنقل. انقر فوق علامة التبويب "عرض". حدد من خيارات العرض المتاحة في المربع المنسدل في مجموعة الترتيب. على سبيل المثال ، حدد "الفئات" لترتيب المهام حسب المشاريع ، أو "تاريخ البدء" أو "تاريخ الاستحقاق" لترتيب المهام حسب التاريخ ، أو "الأولوية" لترتيب المهام حسب الأولوية.
استخدام الوظيفة الإضافية لـ NetCentrics GTD Outlook
الخطوة 1
قم بتنزيل وتثبيت الإصدار التجريبي المجاني للوظيفة الإضافية Getting Things Done Outlook الإضافية بواسطة NetCentrics. تم تصميم هذه الوظيفة الإضافية لتبسيط قدرتك على معالجة عناصر Outlook باتباع منهجية David Allen.
الخطوة 2
حدد من الإجراءات الرئيسية في شريط أدوات NetCentrics لمعالجة عناصر Outlook الخاصة بك إلى مهام. على سبيل المثال ، حدد أحد هذه الإجراءات من مجموعة Getting Things Done في شريط الصفحة الرئيسية: "الإجراء" أو "الإجراء التالي" أو "التفويض" أو "التأجيل" أو "في يوم ما." عند تحديد أحد هذه الأوامر من عنصر بريد ، يتم حفظ مهمة في المجلد الخاص بها ويتم تعيين الإجراء إلى مهمة.
الخطوه 3
قم بإدارة جميع مشاريعك الجارية باستخدام Project Central. انقر فوق الزر "Project Central" في مجموعة Getting Things Done بشريط الصفحة الرئيسية. يمكنك استخدام هذه النافذة لمساعدتك في تنظيم المهام في مشاريع محددة.
الخطوة 4
إنشاء تقرير المشروع. انقر فوق زر القائمة "مشروع" في Project Central ثم انقر فوق "إنشاء تقرير…." حدد الخيارات المراد تضمينها في تقريرك. على سبيل المثال ، حدد "تاريخ الاستحقاق" من القائمة المنسدلة "فرز المهام حسب". انقر فوق "موافق" لإنشاء التقرير الخاص بك. انقر فوق الزر "طباعة" لطباعة التقرير الخاص بك - تمت تسميته بأيقونة تشبه الطابعة.
استخدام TaskCracker لوظيفة Outlook الإضافية
الخطوة 1
قم بتنزيل وتثبيت الإصدار التجريبي المجاني لمدة 30 يومًا من TaskCracker for Outlook. يساعدك برنامج TaskCracker على تنظيم عناصر Outlook الخاصة بك باستخدام تمثيل مرئي لمهامك ومشاريعك من خلال واجهة السحب والإفلات.
الخطوة 2
انقر فوق الأمر "Open TaskCracker" في المجموعة Open بشريط TaskCracker. بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر فوق "TaskCracker" في الجزء السفلي من جزء المجلدات على اليسار.
الخطوه 3
تنظيم المهام الخاصة بك على أساس الأولوية. انقر فوق مهمة ، واسحبها إلى ربع آخر داخل شاشة TaskCracker ثم حررها لتعيين المهمة لتلك الأولوية. يمكنك استخدام هذه الطريقة لتعيين الإجراءات بسرعة إلى قائمة المهام دون الحاجة إلى فتح كل مهمة على حدة.
