قم بإعداد قواعد معقدة مع عدة شروط أو استثناءات لإدارة بريدك الإلكتروني.
يمكن أن يملأ صندوق البريد الإلكتروني المزدحم قريبًا بمزيج من الرسائل العاجلة والمهمة أو غير الملائمة تمامًا والرسائل التافهة. تتمثل إحدى طرق فرز قمح البريد الإلكتروني من القشر في إعداد قواعد تقوم تلقائيًا بتصفية الرسائل في مجلدات مختلفة بمجرد وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بك. يقدم Outlook العديد من خيارات القواعد لتصفية الرسائل حسب الكلمات الرئيسية أو المرسل أو الموضوع أو الحساب أو حقل العنوان. تعمل إحدى قواعد التصفية الأكثر استخدامًا على تحويل رسائل البريد الإلكتروني من شخص معين أو مجموعة من الأشخاص - على سبيل المثال رئيسك أو عميلك أو أعضاء فريق المشروع - من البريد الوارد إلى مجلد مخصص. استخدم ميزة القواعد والتنبيهات في Outlook 2013 لتصفية رسائل البريد الإلكتروني وتنظيمها تلقائيًا.
الخطوة 1
انقر فوق علامة التبويب "ملف".
انقر فوق علامة التبويب "ملف" في شريط القائمة الرئيسية من أي شاشة في Outlook.
فيديو اليوم
الخطوة 2
حدد "إدارة القواعد والتنبيهات".
حدد زر "إدارة القواعد والتنبيهات" على شاشة المعلومات.
الخطوه 3
انقر فوق "قاعدة جديدة".
انقر على زر "قاعدة جديدة" في نافذة القواعد والتنبيهات. يمكنك أيضًا تغيير إعدادات القواعد الحالية من نافذة الحوار هذه.
الخطوة 4
اختر قالب القاعدة.
حدد نموذج القاعدة المفضل لديك من القائمة في قسم "تحديد نموذج" في نافذة حوار "معالج القواعد". يقدم Outlook قوالب القواعد التي تغطي العديد من مهام تصفية البريد الإلكتروني. إحدى القواعد الأكثر استخدامًا تقوم بتصفية الرسائل من شخص أو مجموعة من الأشخاص إلى مجلد معين. حدد "نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد" ثم انقر فوق الارتباط "الأشخاص أو المجموعة العامة" المسطر في جزء وصف القاعدة.
الخطوة الخامسة
حدد جهة اتصال.
انقر نقرًا مزدوجًا فوق كل جهة اتصال في دفتر عناوين Outlook الخاص بك لإضافتها إلى الحقل "من". انقر فوق الزر "موافق".
الخطوة 6
حدد مجلدًا.
انقر فوق ارتباط المجلد "المحدد" في جزء وصف القاعدة في مربع الحوار "معالج القواعد".
الخطوة 7
حدد المجلد.
انقر لتحديد مجلد Outlook الذي تريد استخدامه لتخزين الرسائل التي تمت تصفيتها حسب القاعدة. يعرض جزء "اختيار مجلد:" جميع مجلدات Outlook المتوفرة. انقر فوق الزر "موافق".
الخطوة 8
انقر فوق {التالي."
راجع إعدادات القواعد الخاصة بك. يمكنك إضافة أشخاص أو إزالتهم أو تغيير وجهة المجلد بالنقر فوق هذه الارتباطات في جزء وصف القاعدة. انقر فوق "التالي" عندما تكون مستعدًا للمضي قدمًا.
الخطوة 9
حدد شروط القاعدة.
انقر لتحديد أي شروط أخرى تريد تضمينها في القاعدة ؛ على سبيل المثال ، يعني تمكين خانة الاختيار "المرسلة إليّ فقط" أن Outlook سيطبق القاعدة فقط على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إليك وحدك.
الخطوة 10
حدد استثناءات القاعدة.
حدد أي استثناءات لقاعدتك ؛ على سبيل المثال ، يعني اختيار "إلا إذا تم إرسالها إليّ فقط" أن Outlook لن يتبع قاعدة رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إليك وحدك. تتضمن العديد من الاستثناءات والشروط إجراءات قابلة للتكوين. على سبيل المثال ، إذا حددت استثناء "إلا إذا كان الموضوع يحتوي على كلمات معينة" ، فانقر على رابط "كلمات محددة" تحته خط وحدد الكلمات المراد إضافتها إلى القاعدة. انقر فوق الزر "التالي".
الخطوة 11
أضف اسم القاعدة.
أدخل اسمًا للقاعدة في الحقل المناسب. انقر لتحديد "تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في البريد الوارد" إذا كنت ترغب في تطبيق القاعدة على جميع رسائل البريد الوارد الموجودة. انقر فوق الزر "إنهاء" لإكمال الإعداد والخروج من "معالج القواعد".
الخطوة 12
قم بتطبيق التغييرات.
حدد "تطبيق" ثم "موافق" لتنفيذ القاعدة والخروج من نافذة حوار القواعد والتنبيهات.
نصيحة
يوفر Outlook أيضًا خيار تصفية لمساعدتك في البحث في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عن الرسائل بناءً على معايير محددة مثل تاريخ الاستلام أو حالة الأهمية أو ما إذا كان يحتوي على مرفق. انقر فوق علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، وانقر فوق "تصفية البريد الإلكتروني" في مجموعة أدوات البحث ، ثم حدد عامل تصفية بحث البريد الإلكتروني المفضل لديك من القائمة المنسدلة.
يقوم عامل تصفية البريد الإلكتروني غير الهام في Outlook بنقل رسائل البريد العشوائي المشتبه بها تلقائيًا إلى مجلد البريد الإلكتروني غير الهام. يمكنك ضبط هذه الإعدادات لحظر المرسلين أو إضافة مرسلين إلى قائمة آمنة. انتقل إلى "الصفحة الرئيسية" و "البريد غير الهام" ثم "خيارات البريد الإلكتروني غير الهام" للتحقق من إعدادات البريد الإلكتروني غير الهام وتغييرها في Outlook.
