حظر الإجازات في Outlook حتى يعلم زملاء العمل أنك ستكون بعيدًا.
حقوق الصورة: روبرت دالي / أوجو إيماجيس / جيتي إيماجيس
باستخدام Microsoft Outlook 2013 ، امنع وقت الإجازة في التقويم الخاص بك ببساطة عن طريق حجز موعد مع نفسك. إذا كان مكتبك يستخدم Microsoft Exchange ، فيمكنك تخصيص رسائل الرد التلقائي التي تذهب فقط إلى الأشخاص الموجودين فيها مؤسستك ، أثناء إرسال رسالة مختلفة إلى أي شخص آخر يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا أثناء رحيلك. إذا كنت لا تستخدم Exchange ، فلا يزال بإمكانك إرسال ردود تلقائية على الرسائل من Outlook ، ولكنك ستحتاج إلى ترك جهاز الكمبيوتر الخاص بك قيد التشغيل عندما تكون بعيدًا.
وقت الحجز في التقويم الخاص بك
الخطوة 1
افتح التقويم في Outlook 2013 ، واسحب المؤشر عبر الأيام التي ستكون فيها في إجازة وانقر بزر الماوس الأيمن فوق الجزء المحدد من الوقت. بدلاً من ذلك ، يمكنك فقط النقر فوق الزر "موعد جديد" وإدخال وقتي البدء والانتهاء في القوائم المناسبة.
فيديو اليوم
الخطوة 2
اكتب "عطلة!" أو عنوان آخر مناسب لإجازتك في مربع "الموضوع". أدخل موقعًا إذا كنت ترغب في ذلك في مربع "الموقع". تعمل "Hawaii" دائمًا بشكل جيد ، حتى إذا كنت ستبقى في المنزل لمدة أسبوع لمشاهدة Netflix.
الخطوه 3
انقر فوق مربع "إظهار كـ" الموجود في مجموعة "خيارات" ضمن علامة التبويب "موعد" وحدد "خارج المكتب" للسماح لكل شخص لديه حق الوصول إلى التقويم الخاص بك برؤية متى تكون بعيدًا. انقر فوق "حفظ وإغلاق" لإنهاء خطط عطلتك - على الأقل فيما يتعلق بتقويم Outlook الخاص بك.
الردود التلقائية مع الصرف
الخطوة 1
انقر على قائمة "ملف" في Outlook 2013 وحدد "الردود التلقائية (خارج المكتب)." إذا لم يكن هذا الخيار متاحًا ، فليس لديك حساب Microsoft Exchange. تفتح نافذة الردود التلقائية.
الخطوة 2
انقر فوق الخيار "إرسال ردود تلقائية". لاحظ أنه تم تحديد علامة التبويب "داخل مؤسستي".
الخطوه 3
انقر فوق حقل النص الكبير واكتب الرسالة التي تريد إرسالها إلى أي شخص داخل مؤسستك أثناء تواجدك بعيدًا. يجب أن يشمل هذا عادة تاريخ عودتك. إذا كان هناك شخص يقوم بتغطيتك أثناء غيابك ، فيمكنك تضمين معلومات الاتصال الخاصة بهذا الشخص ، أو معلومات الاتصال في حالات الطوارئ إذا رغبت في ذلك. استخدم خيارات التنسيق أعلى حقل النص لتخصيص التنسيق تمامًا كما تفعل مع أي رسالة بريد إلكتروني.
الخطوة 4
انقر فوق علامة التبويب "خارج مؤسستي" إذا كنت تريد أن يقوم Outlook أيضًا بالرد تلقائيًا على الأشخاص الذين لا يعملون في شركتك. انقر على خيار "الرد التلقائي على الأشخاص خارج مؤسستي". حدد إما خيار "جهات الاتصال الخاصة بي فقط" أو "أي شخص خارج مؤسستي". يظهر النص الذي استخدمته للردود التلقائية داخل مؤسستك تلقائيًا في حقل نص الرسالة. قم بتحرير هذه الرسالة حسب الرغبة أو احذفها واكتب رسالة مختلفة.
الخطوة الخامسة
انقر فوق قائمتي "وقت البدء" و "وقت الانتهاء" لتحديد التاريخ والوقت الذي ستغادر فيه لقضاء الإجازة ومتى ستعود إلى المكتب. سيرسل Outlook ردك التلقائي خلال هذه الفترة الزمنية.
الخطوة 6
قم بإيقاف تشغيل الردود التلقائية إذا رجعت مبكرًا عن طريق النقر فوق قائمة "ملف" ثم النقر فوق الزر "إيقاف التشغيل" أسفل خيار الردود التلقائية.
ردود تلقائية بدون تبادل
الخطوة 1
انقر فوق الزر "بريد إلكتروني جديد" في Outlook 2013. اكتب عنوانًا مناسبًا في سطر "الموضوع" ، مثل "بالخارج هذا الأسبوع" ، ثم اكتب رسالة خارج المكتب في حقل "الرسالة".
الخطوة 2
حدد "حفظ باسم" من قائمة "ملف". انقر فوق القائمة "حفظ كنوع" وحدد "قالب Outlook". بشكل افتراضي ، يكون عنوان الملف هو نفسه سطر الموضوع ، ولكن يمكنك تغيير هذا إذا لزم الأمر. انقر فوق الزر "حفظ".
الخطوه 3
انقر فوق الزر "القواعد" الموجود في علامة التبويب الصفحة الرئيسية للشريط. حدد "إدارة القواعد والتنبيهات" من القائمة المنسدلة. تفتح نافذة القواعد والتنبيهات.
الخطوة 4
انقر فوق الزر "قاعدة جديدة". هذا يفتح معالج القواعد الجديدة. انقر فوق الخيار "تطبيق القواعد على الرسائل التي أتلقاها" الموجود في قسم "البدء من قاعدة فارغة". انقر فوق {التالي." تظهر قائمة من الخيارات لتصفية من يجب أو لا ينبغي أن يتلقى رسالتك خارج المكتب. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد إرسال الرسالة إلى الرسائل فقط عندما يكون اسمك في "إلى" وليس حقل "نسخة" ، أو يمكنك تحديد أن الرد يتم إرساله فقط إلى الرسائل ذات الدرجة العالية أهمية.
الخطوة الخامسة
حدد الخيارات لتحديد من يتلقى الرد التلقائي أو لا يتلقى الرد التلقائي. إذا تركت الخيارات فارغة ، فسيتم إرسال الرد التلقائي إلى كل من يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا. انقر فوق {التالي."
الخطوة 6
انقر فوق الخيار "الرد باستخدام قالب محدد" في قسم الخطوة 1 ثم انقر فوق الارتباط "نموذج معين" في قسم الخطوة 2. تفتح نافذة تنقل. انقر فوق القائمة "بحث في" وحدد "قوالب المستخدم في نظام الملفات" ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق قالب رسالة الرد التلقائي الذي أنشأته للتو قبل بضع دقائق.
الخطوة 7
انقر فوق الزر "التالي" ، وراجع اختياراتك وانقر فوق "التالي" مرة أخرى. انقر فوق "إنهاء". اترك Outlook قيد التشغيل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا دخل الكمبيوتر في وضع السكون ، أو تم إيقاف تشغيله ، أو إذا كان Outlook مغلقًا ، فلن يتم إرسال رسالة الرد التلقائي إلى أي شخص.
الخطوة 8
اضغط على أيقونة "بحث" في شاشة البدء في نظام التشغيل Windows 8.1 ، واكتب "سكون" وحدد "إعدادات الطاقة والسكون". انقر قائمة "السكون" وحدد "أبدًا". على جهاز كمبيوتر محمول ، يتوفر هذا فقط في "عند التوصيل ، قم بإيقاف التشغيل بعد" قائمة.
الخطوة 9
قم بإيقاف تشغيل الرد التلقائي عند العودة من الإجازة بالرجوع إلى خيار "إدارة القواعد والتنبيهات" من زر القواعد. انقر فوق علامة الاختيار بجانب القاعدة لتعطيل الرد التلقائي وانقر فوق "تطبيق". لا تنس إعادة إعداد وضع السكون بجهاز الكمبيوتر إلى وضعه الطبيعي.
نصيحة
إذا كان مكتبك يستخدم Microsoft Exchange ، فيمكنك تعيين زميل في العمل كمفوض لرسائل البريد الإلكتروني والتقويم عندما تكون بعيدًا. انقر فوق علامة التبويب "ملف" في Outlook 2013 ، وحدد "إعدادات الحساب" ، ثم انقر فوق "تفويض الوصول" ثم انقر فوق "إضافة". اكتب اسم زميلك في العمل ، حدده وانقر على "إضافة". يمكنك بعد ذلك تحديد ما يمكن للمفوض القيام به ، مثل قبول الاجتماعات نيابةً عنك ، في أذونات المفوض صندوق المحادثة. يمكن للمفوض الخاص بك بعد ذلك الوصول إلى حسابك.
