قم بتسمية وإنشاء قاعدة بيانات جديدة من الأمر "جديد" في علامة التبويب "ملف". حدد علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، وسيتم فتح جدول جديد. قم بالتبديل إلى "Design View".
أدخل اسم "المفتاح الأساسي" في عمود "اسم الحقل" في الصف 1. "المعرف" هو الإعداد الافتراضي مع "الترقيم التلقائي" في عمود "نوع البيانات". يمكن الاحتفاظ بها أو تغييرها إلى معرّف سجل فريد آخر ، مثل رقم معرّف الموظف أو رقم الضمان الاجتماعي. يمكن الاحتفاظ بـ "نوع البيانات" كـ "رقم تلقائي" ، أو تغييره إلى إدخال يدوي ، طالما تم تعيين الخاصية "مفهرس" على "نعم (لا يوجد تكرار)."
قم بإنشاء حقول لجميع المعلومات المطلوبة من الموظفين الجدد. وهذا يشمل: 1. الاسم الأول والأخير ، الاسم الأول أو الاسم الأوسط ، إذا رغبت في ذلك 2. عناوين المنزل والعناوين البريدية 3. أرقام هواتف العمل والمنزل والجوال 4. عدد الخصومات لاستقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية والتابعة للولاية 5. رقم الضمان الاجتماعي 6. رخصة القيادة أو رقم تعريف دولة آخر 7. مربع اختيار يضمن التحقق من أهلية "إثبات الوظيفة" 8. مربع نص لتسجيل المستندات التي تم التحقق منها 9. تاريخ بدء التوظيف الرسمي 10. تاريخ انتهاء العمل الرسمي (يتم ملؤه عند مغادرة الموظف) 11. معدل الأجور 12. المسمى الوظيفي والمعلومات الأخرى حسب رغبة صاحب العمل يمكن رقمنة السير الذاتية والطلبات وإرفاقها بالسجل ، إذا رغبت في ذلك
قم بتعيين نوع البيانات لكل حقل مع تعيين الخصائص المطلوبة لتنسيق الأرقام وتحديد عدد الأحرف المسموح بها في الحقل وتحديد ما إذا كان سيتم فهرسة البيانات أم لا. عند بناء قاعدة بيانات ، من الحكمة أيضًا إضافة وصف ميداني يحدد الغرض منه ، وهو إجراء لتشغيل الذاكرة لاحقًا عندما تحتاج قاعدة البيانات إلى التعديل أو المراجعة.
حدد علامة التبويب "إنشاء" وانقر فوق الزر "نموذج" في مجموعة "النموذج". أضف كل الحقول أو بعضها إلى النموذج واحفظه. تنسيق خصائص الحقل لمطابقة خصائص الجدول. احفظه مرة أخرى قبل العودة إلى "عرض النموذج" على الزر "عرض" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية". استخدم النموذج لإدخال البيانات.
حدد علامة التبويب "إنشاء" وانقر فوق الزر "تقرير" في مجموعة "تقرير". أضف كل الحقول أو بعضها ثم بدّل إلى طريقة العرض "Layout". تعديل عرض العمود وتنسيق الحقول والتسميات. قم بتعديل الخطوط أو الألوان أو حدد تصميمًا مُهيأ مسبقًا من مربع القائمة المنسدلة "التصميم". احفظ التقرير. سيسمح لك قالب التقرير بطباعة تقارير كشوف المرتبات.
تشفير قاعدة البيانات للأمان. أغلق قاعدة البيانات ، وأعد الفتح في الوضع الحصري باستخدام السهم لأسفل في زر "فتح" في نافذة "فتح ملف" وتحديد "فتح خاص." انقر فوق علامة التبويب "ملف" ، وحدد أمر المعلومات ، ثم انقر فوق "تشفير بكلمة مرور" في "معلومات" جزء. عندما يظهر مربع الحوار "تعيين كلمة مرور قاعدة البيانات" ، قم بتعيين كلمة مرور واكتبها مرة ثانية للتحقق منها. انقر فوق موافق. في المرة التالية التي تفتح فيها قاعدة البيانات ، ستكون كلمة المرور مطلوبة. اكتب كلمة المرور الخاصة بك في المربع كلمة المرور ، واكتبها مرة أخرى في مربع التحقق ، ثم انقر فوق موافق.
نصيحة
تتكون كلمات المرور القوية من ثمانية أحرف على الأقل وتتضمن أرقامًا وأحرفًا كبيرة وصغيرة وشخصية خاصة ، مثل "!" أو "&." استخدم خصائص "Caption" لمنح الحقول لغة بسيطة الأسماء. يبدو تغيير اسم الحقل "FirstName" إلى "First Name" أكثر احترافًا في التقارير. هناك حزم برامج كشوف المرتبات عبر الإنترنت وغير الجاهزة والتي تتعامل مع حسابات بطاقات الوقت وشيكات الرواتب. للقيام بذلك في Access يتطلب مهارة برمجة معقدة للغاية وفهم يتجاوز محتوى مقالة تلخيصية.
