كيفية جعل البريد الإلكتروني أكثر إنتاجية وأقل إرهاقا

البريد الإلكتروني هو أداة تواصل مفيدة لا يمكن إنكارها، ولكن عند استخدامه بشكل غير صحيح، يمكن أن يتحول إلى محفز للتوتر يمتص الوقت ويسرق الانتباه ويشكل عبئًا أكثر من كونه فائدة. إذا وجدت نفسك تخشى البريد الوارد الخاص بك كل يوم، فاطلع على هذه القائمة من التقنيات الاحترافية التي يمكن أن تساعدك على قلب النص وتحويل البريد الإلكتروني مرة أخرى إلى أداة الإنتاجية التي من المفترض أن تكون.

قم بتعيين (وبث) خارج ساعات العمل الخاصة بك

لمنع البريد الإلكتروني من التسلل إلى ساعات العمل غير الرسمية في حياتك، من الجيد تحديد ساعات خارج العمل - وليس فقط عن طريق الالتزام العقلي بعدم التحقق من البريد الإلكتروني خلال أوقات معينة من العمل. اليوم، أو حتى عن طريق تشغيل إعدادات عدم الإزعاج لحظر إشعارات البريد الإلكتروني (وهي فكرة جيدة أيضًا)، ولكن أيضًا عن طريق ضبط الرد خارج المكتب ليبدأ بعد العمل ساعات. يساعد هذا في إدارة التوقعات وسيساعد في إنشاء حدود مع زملائك في العمل، ولكن دون قطع الاتصالات تمامًا في حالة ظهور شيء عاجل.

قد يكون الأمر مثيرًا للقلق بعض الشيء في البداية إذا كنت معتادًا على التحقق من البريد الإلكتروني طوال ساعات اليوم، ولكن مع مرور الوقت، ستجد ذلك إن فحص البريد الإلكتروني خلال ساعات محددة من اليوم يشجعك على أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية خلال الوقت الذي قمت بحظره عن.

السيطرة على الإيقاع

كما هو الحال مع عدم التحقق من بريدك الإلكتروني خارج ساعات العمل، ليس من المثالي أيضًا التحقق من صندوق الوارد الخاص بك باستمرار طوال اليوم. لا ينبغي استخدام البريد الإلكتروني كتطبيق للدردشة في الوقت الفعلي، وهذا ما يفعله Slack و فرق مايكروسوفت من أجل. على هذا النحو، إذا لم يكن من الضروري بالنسبة لك تلقي رسائل البريد الإلكتروني على الفور، فقد يكون من الحكمة ضبط إعدادات البريد الوارد الخاص بك بحيث تصل الرسائل الجديدة فقط في أوقات محددة مسبقًا. تسمح لك معظم برامج البريد الإلكتروني الشهيرة هذه الأيام بتخصيص عدد المرات التي يجلب فيها صندوق الوارد الخاص بك رسائل جديدة، كما أن خفض التردد يمكن أن يعمل العجائب لتحسين إنتاجيتك. بالإضافة إلى جعل البريد الإلكتروني أقل تشتيتًا، يتيح لك ضبط الإيقاع بشكل استراتيجي حظر أجزاء من جدولك الزمني لمراسلات البريد الإلكتروني بشكل أكثر فعالية.

إليك كيفية القيام بذلك الآفاق و بريد لل ماك.

إلغاء الاشتراك بقوة من القوائم

تعد رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها وغير ذات الصلة الواردة من القوائم البريدية حقيقة مزعجة من حقائق الحياة، ولكن إذا كانت طريقتك في التعامل معها هي مجرد الضغط على زر الحذف، فأنت تلحق الضرر بنفسك. بدلاً من مجرد حذف هذه الرسائل، من المفيد أن تستغرق بضع ثوانٍ إضافية لإلغاء الاشتراك بالكامل من القائمة البريدية. يستغرق الأمر وقتًا أطول قليلاً، لكن هذه النقرات الإضافية ستؤتي ثمارها عشرة أضعاف في المستقبل من خلال توفير مشكلة الاضطرار إلى حذف عدد متزايد من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها التي تسد صندوق الوارد الخاص بك.

تجعل بعض برامج البريد الإلكتروني الحديثة هذه العملية سهلة بالنسبة لك، وسوف تكتشف تلقائيًا رسائل القائمة البريدية وتوفر زر إلغاء الاشتراك الذي يسهل العثور عليه. ولكن حتى لو لم يكن برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يحتوي على هذه الميزة، فلا يزال من المفيد التمرير لأسفل إلى أسفل الرسالة والبحث يدويًا عن رابط إلغاء الاشتراك. إذا فشلت كل الخطوات الأخرى ولم يكن هناك رابط لإلغاء الاشتراك، فغالبًا ما يكون من المفيد إرسال رسالة بريد إلكتروني قصيرة للرد تطلب من المرسل بوضوح "الرجاء إزالتي من قائمتك".

استخدم الإكمال التلقائي

اقتراحات الإكمال التلقائي (مثل ميزة الإنشاء الذكي في Gmail) يمكن القول إنها إحدى أفضل الميزات التي تمت إضافتها إلى برنامج البريد الإلكتروني في الذاكرة الحديثة. إذا لم تكن على دراية بها، فإنها تعمل بشكل أساسي من خلال التنبؤ بالكلمات والجمل الشائعة التي تميل إلى استخدامها، ثم تقديمها كاقتراحات يمكنك إدخالها بضغطة زر واحدة. يتعلم الأشخاص الجيدون أسلوبك في الكتابة كلما استخدمتهم أكثر، ويمكن أن يصبحوا دقيقين بشكل مخيف بمرور الوقت.

لكي نكون صادقين تمامًا، من غير المرجح أن توفر لك اقتراحات الإكمال التلقائي أكثر من بضع دقائق إضافية في الأسبوع، ولكنها يمكن أن تنجح عجائب تقليل الجهد الذهني الذي يتطلبه إنشاء رسالة بريد إلكتروني - خاصة إذا كنت تواجه صعوبة في العثور على الطريقة الصحيحة لكتابة الكلمات شئ ما. يمكن أن تكون الاقتراحات أيضًا بمثابة تذكير مفيد لإبقاء الأمور قصيرة وحلوة.

تعرف على الوقت المناسب لتخطي البريد الإلكتروني والتقاط الهاتف

إحدى أفضل مهارات البريد الإلكتروني التي يمكنك تنميتها هي القدرة على التعرف على الوقت الذي يكون فيه البريد الإلكتروني - والأهم من ذلك، عندما لا يكون - طريقة الاتصال المثالية لاستخدامها في موقف معين. في كثير من الحالات، يُفضل البريد الإلكتروني لأنه غير متزامن، ويسمح بمزيد من الردود المدروسة، ويترك أثرًا ورقيًا - مما يجعله رائعًا لأنواع معينة من الرسائل. ولكن بالنسبة للمحادثات الأقل رسمية، قد لا يكون البريد الإلكتروني هو أفضل مكان للتواصل. عندما لا يلزم بالضرورة تسجيل اتصالاتك، فغالبًا ما يكون من الأسرع والأكثر فعالية إرسال رسالة Slack قصيرة، أو حتى الرد على الهاتف. أحيانًا ما يكون الاتصال بالأشخاص أمرًا مستهجنًا في بعض مواقف العمل، ولكن عند استخدامه بشكل استراتيجي، تكون الفوائد مفيدة (السرعة الإضافية والوضوح والقدرة على استخدام النغمة والتصريف لنقل المعلومات) تفوق التكاليف.

توصيات المحررين

• 10 ملحقات للمتصفح للمساعدة في زيادة إنتاجيتك
• اختراق بسيط لوحدة معالجة الرسومات يجعل جهاز الكمبيوتر المحمول RTX 3080 الخاص بك أقوى بنسبة 20%، إذا كنت تجرؤ

ترقية نمط حياتكتساعد الاتجاهات الرقمية القراء على متابعة عالم التكنولوجيا سريع الخطى من خلال أحدث الأخبار ومراجعات المنتجات الممتعة والمقالات الافتتاحية الثاقبة ونظرات خاطفة فريدة من نوعها.