كيفية طباعة ملصقات العناوين في Excel

يعمل Microsoft Excel كبرنامج ممتاز لإدارة قوائم البريد الإلكتروني. من السهل بشكل خاص إدارة القوائم البريدية الكبيرة في Excel أثناء تصنيف جهات الاتصال وتنظيمها بتنسيق مخصص.

يتم استخدام تنسيقات Excel و CSV لاستيراد وتصدير القوائم من مديري البريد ، وتعني أقسام الخلايا أنه يمكنك فصل الاسم والعنوان وأي معلومات أخرى ذات صلة في أعمدة فردية. يمكنك أيضًا اختيار وضع جهة الاتصال بالكامل في خلية واحدة.

تعتبر المرونة بالنسبة لمستخدمي Excel المهرة مريحة ، ولكن طباعة الملصقات مباشرة من Excel ليس بالأمر السهل. في حين أن العملية ليست معقدة للغاية ، فهي ليست واضحة أيضًا ، ويمكنك إنشاء كارثة فنية. يعد استخدام عملية دمج البريد أكثر الوسائل فعالية لإعداد الملصقات للطابعة.

الطريقة الأسرع والأكثر فاعلية لطباعة الملصقات من القائمة البريدية في Excel هي من خلال عملية دمج البريد. تأخذ هذه العملية معلومات Excel المنظمة وتجمع كل عنوان في ملصق فردي للطابعة.

على الرغم من أن هذا يبدو بسيطًا ، إلا أن هناك مشكلة. يجب تنسيق ورقة Excel وفقًا لتخطيط معين يستخدم أعمدة لكل فئة. إذا استخدمت طريقة مختلفة عند إدخال العناوين ، فإن إعادة التنسيق تستغرق وقتًا طويلاً.

من الناحية المثالية ، أنت تبدأ من جديد ويمكنك كتابة كل جهة اتصال بالتنسيق الصحيح. إذا كان لديك كل شيء مقسم إلى فئات بالفعل ، فقد تتطلب فقط تغييرات وتعديلات بسيطة على الملصقات لتلبية متطلبات التنسيق.

قم بإعداد جدول بيانات Excel مع عناوين الأعمدة. يمثل كل عمود فئة معينة. قم بإنشاء عمود منفصل للاسم الأول واسم العائلة والعنوان والمدينة والولاية والرمز البريدي.

تجلس المعلومات الخاصة بكل فرد في صف أفقي. استخدم التهجئة الدقيقة والاختصارات والأحرف الكبيرة المطلوبة في كل حقل. على سبيل المثال ، استخدم NV بدلاً من Nevada إلا إذا كنت تريد كتابة اسم الولاية بالكامل.

أيضًا ، ضع في اعتبارك كيف تريد أن تظهر الأسماء على الملصقات. الطريقة التي تصمم بها الحروف هي مسألة تفضيل شخصي. يفضل بعض الأفراد استخدام الأحرف الكبيرة في كل الأحرف ، بينما يقوم البعض الآخر بكتابة الحرف الأول بحرف كبير فقط في كل كلمة.

لديك أيضًا خيار إضافة أعمدة حسب الحاجة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن يقرأ السطر الأول من التسمية اسم الشركة ، فقم بتغيير العمود الأول ليعكس هذه المعلومات.

بعد تعيين الأعمدة بالكامل ، تكون الخطوة التالية هي المهمة الشاقة للإدخال لكل جهة اتصال. أضف جميع البيانات وقم بإجراء جولة أو اثنتين من التعديلات للتأكد من أن كل شيء يبدو جيدًا.

بعد أن تكون جهات الاتصال وجميع المعلومات المرتبطة بها في جدول البيانات ، قم بتمييز كل شيء بما في ذلك عناوين الأعمدة. يمكنك سحب المؤشر عبر جميع الحقول أثناء الضغط على زر الماوس لتمييز كل شيء أو استخدام اختصار لوحة المفاتيح ، كنترول+أ.

بعد تمييز المعلومات ، حدد علامة التبويب المسماة الصيغ وانقر تحديد الاسم. اكتب اسم قائمة في المربع المنبثق. على سبيل المثال ، استخدم دعوة حفل زفاف أو بطاقات عيد الميلاد.

إذا قمت بطباعة الملصقات بأي انتظام ، فإن إضافة تاريخ إلى كل قائمة مفيد أيضًا. يتم تحديث قوائم جهات الاتصال بشكل متكرر ، ويمنحك التاريخ فكرة عن تاريخ آخر تحديث للقائمة. كما أنه يضمن أنك تقوم بطباعة الإصدار الصحيح والأحدث.

احفظ ورقة عمل جهات اتصال Excel المسماة حديثًا واخرج من المستند لمتابعة دمج البريد.

Microsoft Word هو المكان الذي تطبع فيه الملصقات. يعد Excel مثاليًا لتنظيم البيانات واستضافتها ، كما أنه يعمل بشكل جيد لتحميل القائمة بسرعة في البرامج الأخرى. ومع ذلك ، يحتوي Microsoft Word على قالب طباعة ملصق مضمن يحدد العناوين بالتنسيق المطلوب بواسطة الطابعة.

تجمع عملية دمج المراسلات بين Excel للقدرة على تنظيم الحقول و Word للقدرة على تنسيق الملصقات للطابعة.

افتح مستند Word جديدًا وانقر فوق المراسلات علامة التبويب لفتح قائمة الخيارات. انقر فوق خيار القائمة المنسدلة لـ بدء دمج المراسلات للكشف عن قائمة ثانوية قد تحتاج إلى النقر فوقها بدء دمج المراسلات مرة أخرى قبل أن تتمكن من التحديد ملصقات لفتح قائمة خيارات التسمية.

في هذه المرحلة ، تحتاج إلى معلومات حول الطابعة والملصقات للمضي قدمًا. عليك أن تختار بين طابعات التغذية المستمرة و طابعات الصفحات. استشر دليل الطابعة لتحديد النوع الذي تستخدمه. إذا كانت لديك طابعة بنمط الصفحة ، فإن القائمة المنسدلة الأخرى تتطلب منك تحديد نوع الدرج المحدد لطابعة الصفحة الخاصة بك. صينية الالتفاف شائعة إلى حد ما.

بعد ذلك ، اختر مورد الملصق. كل مورد له تصميمه الخاص ، وهذا مهم للطابعة. يتم سرد Microsoft و Avery والعديد من خيارات الموردين الأخرى في القائمة المنسدلة. حدد التصنيف الذي يتطابق مع التصنيفات التي اشتريتها للوظيفة.

أخيرًا ، حدد رقم المنتج الذي يتوافق مع رقم المنتج الموجود على ملصقاتك. يوجد هذا عادةً على العبوة وليس أوراق الملصقات نفسها. يخبر رقم المنتج الطابعة بأبعاد الورق لضمان محاذاة الطباعة بشكل صحيح مع الملصقات.

في حالات نادرة ، قد لا يتوفر رقم المنتج لملصقاتك. لا يزال بإمكان الطباعة المضي قدمًا ، ولكن يجب عليك قياس حجم الملصق الفردي يدويًا. تحتاج أيضًا إلى معرفة عدد الملصقات الموجودة في الصفحة وعدد الملصقات الموجودة في كل عمود وصف.

لإدخال بُعد تسمية مخصص ، حدد ملف تفاصيل الخيار في خيارات التسمية نافذة لإظهار تخطيط ورقة التسمية حسب الأعمدة والصفوف. أدخل الهوامش والأعمدة والصفوف في الحقل المتوفر. انقر نعم إذا كان هذا يطابق التكوين الخاص بك. إذا لم يكن كذلك ، فانقر فوق يلغي ثم حدد تسمية جديدة وحاول مرة أخرى.

اكتب اسمًا للتسميات الخاصة بك بحيث يتم حفظ الأبعاد للرجوع إليها في المستقبل. يكفي أي اسم. بعد ذلك ، اضبط الأبعاد على الارتفاع والعرض اللذين تم قياسهما. أدخل أيضًا تخطيط الصف والعمود. انطلق وانقر نعم لحفظ إعدادات الحجم الجديدة ثم انقر فوق نعم مرة أخرى لحفظ كافة الإعدادات.

في هذه المرحلة ، يكون لديك ملصقات مُعدة في Excel ويتم تنسيق مستند Word بشكل صحيح لطباعة الملصقات. أنت الآن بحاجة إلى استيراد معلومات الاتصال لملء الملصقات.

في مستند Word ، انقر فوق "نعم" ملف وثم خيارات و متقدم. حدد خانة الاختيار المجاورة لـ تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح و اختار نعم. العودة إلى المراسلات علامة التبويب وانقر فوق حدد المستلمون لفتح قائمة منسدلة بالخيارات. يختار استخدم القائمة الموجودة لتحديد موقع معلومات اتصال Excel الخاصة بك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. حدد الملف وانقر نعم. تعمل هذه العملية على توصيل ورقة Excel بمستند Word. على الرغم من أن البرامج متصلة ، إلا أن الملصقات لم يتم ملؤها بالمعلومات بعد.

أسهل طريقة لاستيراد القائمة بأكملها هي من خلال العناصر النائبة. يتوافق تعيين العنصر النائب مع الأعمدة التي أنشأتها في ملف Excel. على سبيل المثال ، تكتب <> المكان الذي تريد أن يظهر فيه الاسم الأول على الملصق. ضع في اعتبارك أن هذا التسلسل يتكرر عبر جميع التصنيفات.

يبدو تسلسل العنوان القياسي كما يلي:

<> <>

<>

<> <> <>

كل تسمية تتوافق مباشرة مع عمود في ورقة Excel الخاصة بك. إذا كنت ترغب في إضافة معلومات مخصصة ، فيجب أن تكون موجودة في عمود مسمى على الورقة. ثم تقوم بإدخال الحقل في تسلسل المواضع المفضل لديك للتسمية.

إذا كنت تقوم بتحميل القوائم بشكل متكرر باستخدام عملية دمج البريد ، يوجد أيضًا اختصار لكتلة العنوان لدمج عدة حقول من البيانات ضمن

الآن بعد أن تم تعيين الملصقات بالتسلسل لكل حقل ، يمكنك تحميل مئات أو حتى الآلاف من جهات الاتصال بشكل فعال أثناء إنشاء تسلسل تصنيف ثابت للطابعة. يعد دمج البريد مثاليًا لقوائم جهات الاتصال المجمعة.

يجب عليك تعيين دمج البريد حتى يقرأ Word الأعمدة الصحيحة من Excel. العودة إلى المراسلات علامة التبويب ، انقر فوق تطابق الحقول و اختار كتابة وإدراج الحقول. يظهر مربع مع عدد من التسميات المدرجة بجانب المربعات المنسدلة.

الملصقات هي عناصر شائعة لتسمية العنوان. يسرد عنوان, الاسم الأول, الكنية, عنوان الشارع، وما إلى ذلك وهلم جرا. في القوائم المنسدلة المقابلة ، سترى تسميات الأعمدة من ورقة Excel الخاصة بك. ستتم مطابقة العديد من هذه العناصر بالفعل ولكن تأكد من محاذاة كل عنصر ومطابقته بشكل صحيح. هذا يعني عندما تكتب <>, انها تسحب فقط من الاسم الأول العمود في ورقة Excel.

الآن بعد أن تم تعيين الحقول وإنشاء التسميات ، انقر فوق معاينة في ال المراسلات التبويب. قبل أن تقرر الطباعة ، قم بمعاينة شاملة لعرض الملصقات. تحقق مرة أخرى من المحاذاة والتنسيق باستخدام طريقة العرض هذه.

عندما تكون جاهزًا للطباعة ، انقر فوق إنهاء ودمج تحت المراسلات التبويب. انقر طباعة المستندات لإرسال المهمة النهائية إلى الطابعة. تأكد من تخزين الطابعة بورق الملصق الخاص بك قبل إرسال المهمة.

بينما يعد Excel وسيلة رائعة لتشغيل دمج البريد ، يمكنك أيضًا استيراد جهات الاتصال من Outlook. يسمح لك Outlook بتصدير جهات الاتصال إلى ورقة عمل Excel ، حيث يمكنك استخدام العملية كما هو موضح أعلاه.

إذا كنت ترغب في سحب جهات الاتصال مباشرة من برنامج البريد الإلكتروني في Outlook ، فقم بسحب قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. يستخدم تحول+مراقبة لتحديد وتمييز جهات اتصال متعددة حتى يتم تمييز كل جهة اتصال مطلوبة.

اذهب إلى الصفحة الرئيسية علامة التبويب وحدد دمج المراسلات. يختار جهات الاتصال المختارة فقط تليها جميع حقول الاتصال. ثم حدد مستند جديد و تسميات بريدية كنوع الوثيقة.

يقوم هذا الإجراء بتشغيل مستند Word جديد مع دمج المراسلات. يختار كتابة وإدراج الحقول تحت المراسلات علامة التبويب وتأكد من محاذاة كل شيء بشكل صحيح. انقر تحديث التسميات لتوليد التسميات.

استخدم وظيفة المعاينة للمراجعة والتأكد من محاذاة كل شيء بشكل صحيح. بعد التحرير وإجراء أي مراجعات نهائية ، قم بالمعاينة مرة أخرى ثم قم بالتشغيل قم بإنهاء دمج المراسلات و مطبعة لإرسال المهمة إلى الطابعة.

يعد Outlook رائعًا في إدارة جهات الاتصال ، كما أن تشغيل دمج البريد من البرنامج أمر سهل. ومع ذلك ، لا يمتلك كل شخص Outlook كمدير بريد إلكتروني ، وتظل عملية طباعة ملصقات من Excel الخيار الأفضل لإدارة جهات الاتصال.