كيفية استخدام Avery 5160 Labels في Excel

تعد ملصقات Avery أحد منتجات المكاتب القياسية المعروفة ، كما أن 5160 ملصقًا (من بين أحجام أخرى) متوافقة مع منتجات Microsoft. يمكنك طباعة ملصقات Avery من Excel ، لكن العملية تتطلب في النهاية دمج بريد لتصنيف حقول الملصقات واستيرادها إلى تنسيق ملصق.

أثناء عملية دمج البريد ، يمكنك إعداد أعمدة البيانات في Excel ثم مطابقة تلك الأعمدة مع حقول التنسيق في Microsoft Word. العملية ليست معقدة ، لكنها تتطلب وقتًا لإعداد التنسيق بشكل صحيح. تتطلب قوائم جهات الاتصال الكبيرة أو أشكال البيانات الأخرى في Excel مزيدًا من الوقت لإكمالها أيضًا.

البديل لاستخدام Excel مع Word هو كتابة كل تسمية يدويًا أو تشغيل دمج البريد من خلال برنامج آخر متوافق مثل Microsoft Outlook. يعد خيار Microsoft Outlook جذابًا فقط إذا كنت تستخدم الخدمة بالفعل كمدير البريد الخاص بك.

تعد ملصقات Avery قياسية في تنسيق ملصقات Microsoft Word ، ويتم تخزين الحجم بالفعل في إعداد مسبق ، مما يجعلها اختيارًا ممتازًا لعملية وضع العلامات. يتم أيضًا تخزين العلامات التجارية والتخطيطات الشائعة الأخرى في تنسيق الملصق لـ Microsoft.

قبل الانتقال إلى Excel واستخدام البرنامج لاستضافة بياناتك ، ضع في اعتبارك ما إذا كان Excel هو أفضل استخدام لموقفك الخاص. إذا كنت تقوم بعمل عدد صغير من الملصقات - أقل من 100 مع الحد الأدنى من المعلومات ، على سبيل المثال - فإن كتابة المعلومات مباشرة في مستند Word بتنسيق ملصق يعد خيارًا أفضل. هذا ينطبق بشكل خاص على قائمة الاستخدام الفردي.

يعد Excel مثاليًا لاستضافة كمية كبيرة من المعلومات مثل قائمة جهات الاتصال مع الاسم والعنوان والمعلومات الأخرى لمئات أو حتى آلاف الأشخاص. من السهل إدارة القوائم التي تنمو وتتطور باستمرار في Excel.

لا يعد مصنف Excel خيارًا جيدًا لطباعة ملصقات القائمة المُدارة ، ولكن التنسيق يجعل من السهل نقل البيانات إلى برامج وتنسيقات أخرى. على سبيل المثال ، يمكنك تحميل قائمة جهات اتصال إلى مدير البريد الإلكتروني من Excel بسهولة.

استخدم Excel إذا كانت المعلومات مهمة وستشهد الاستخدام المستمر. بخلاف ذلك ، ضع في اعتبارك كتابة المعلومات يدويًا مباشرةً في مستند Word.

في Excel ، قم بتنسيق حقول التسمية باستخدام عناوين الأعمدة. على سبيل المثال ، رأس كل عمود بحقل معين مثل الاسم الأول, الكنية, عنوان, مدينة, حالة, الرمز البريدي, عنوان البريد الإلكتروني وأي معلومات أخرى تحتفظ بها في جهات الاتصال. يعد إعداد عمود لكل مجموعة محددة من البيانات أمرًا مهمًا عندما يحين وقت تنسيق الملصقات.

يتوافق كل صف مع جهة اتصال واحدة أو مجموعة بيانات. يؤدي استخدام عنوان عمود لكل جزء من المعلومات إلى زيادة قدرتك على تحديد موضع المعلومات على الملصقات لاحقًا عند استخدام عملية دمج البريد. في هذه المرحلة ، احفظ ورقة عمل Excel واخرج من البرنامج. بعد ذلك ، افتح Microsoft Word لتشغيل دمج المراسلات وطباعة التسميات في النهاية.

توجه إلى المراسلات علامة التبويب في مستند Word الجديد وحدد ملف بدء دمج المراسلات اختيار. يختار ملصقات وانقر خيارات التسمية. هذا هو المكان الذي تقوم فيه بتنسيق مستند Word لملصقات Avery 5160.

اختر طابعة تغذية مستمرة أو طابعة صفحات بناءً على الطراز الذي تستخدمه. يوجد أسفل خيارات الطابعة خيارات التسمية. حدد القائمة المنسدلة لعرض الموردين وتحديد أفيري من هذه القائمة.

يتم إنشاء قائمة أخرى بكل أنماط تسمية Avery. انقر على 5160 تسميات النموذج واختيار نعم. يقوم مستند Word بتحديد حجم التسميات بحيث تتطابق مع التباعد الدقيق والتصميم الضروري.

الآن ، انقر فوق ملف وحدد ملف متقدم خيار لتوصيل Excel بـ Word. علم ال تأكيد تحويل تنسيق الملف خانة الاختيار وحدد نعم. العودة إلى المراسلات وانقر حدد المستلمون لتحديد موقع ملف Excel الخاص بك. حدد الملف لدمج المعلومات مع Word.

قم بتنسيق الطريقة التي يجب أن تظهر بها بياناتك على الملصقات في إعدادات المراسلات أيضًا. استخدم ال <> التصميم لتخطيط المعلومات. يرتبط هذا بالأعمدة التي أنشأتها مسبقًا في Excel. يمكنك تكوين هذه المعلومات بأي طريقة تريدها.

تستضيف تسمية العنوان عادةً الاسم وعنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي. يمكنك أيضًا إضافة اسم شركة أو أي حقل مخصص طالما كان موجودًا في عمود Excel. قم بتنسيق عنوان كل عمود بالطريقة الدقيقة التي تريدها أن يظهر بها. يتضمن ذلك التباعد بين الكلمات والسطر الذي يوجد عليه.

اضبط إعدادات الخط في هذه المنطقة أيضًا. يعمل استخدام الخط الافتراضي كما تم تعيينه من Excel بشكل جيد ، لكن التصميم المخصص يعد خيارًا سهلاً للتسميات. ما عليك سوى تشغيل معاينة قبل الدمج للتأكد من احتواء الخط وحجم النص على الملصق.

الآن تم تنسيق ملصقات Avery ، وتم توصيل المعلومات. انقر تطابق الحقول تحت المراسلات وتأكد من تطابق عناوين الأعمدة من Excel مع <> التنسيق الذي استخدمته سابقًا. إذا كان كل شيء يتطابق ، فانتقل إلى الأمام. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاستخدم القوائم المنسدلة للضبط حتى تتطابق جميع الحقول. يؤدي هذا إلى تعيين أعمدة Excel للتسميات.

انقر إنهاء ودمج ضمن علامة التبويب المراسلات لإكمال العملية. انقر مطبعة لإرسال المهمة إلى طابعتك. ضع ملصقات Avery في درج الطابعة قبل تنفيذ وظيفة الطباعة.

أيضًا ، قم بإجراء معاينة قبل الطباعة للتحقق جيدًا من المحاذاة والتباعد ولتحديد موقع أي أخطاء. تعتبر الملصقات وحبر الطابعة مكلفتين ، ويضمن التحقق المزدوج من الملف أنك لست بحاجة إلى طباعة أكثر من مرة.

يوجد بديل لتشغيل دمج المراسلات بين Excel و Word. يعد خيار Outlook خاصًا بقوائم جهات الاتصال ، ولكنه يوفر طريقة سهلة لتحميل جهات الاتصال من Excel إلى مدير جهات الاتصال في Outlook.

إذا كنت تحتفظ باتصال بريد إلكتروني مع أي شخص موجود في القائمة ، فإن هذه الميزة مفيدة بشكل خاص. أدخل Outlook واختر اضف جهات اتصال واختر من - الملف. يمكنك استخدام ملف Excel أو ملف CSV قياسي لتحقيق نفس النتيجة. حدد الملف واستورد كل شيء إلى مدير Outlook.

الآن ، يعد تشغيل دمج البريد في Word عملية أقصر بكثير. حدد جميع جهات الاتصال المطلوبة باستخدام ملف تحول+مراقبة أمر لوحة المفاتيح لتمييز جهات اتصال متعددة.

اذهب إلى الصفحة الرئيسية علامة التبويب في Outlook واختر دمج المراسلات تليها جهات الاتصال المختارة فقط. اختر حقول الاتصال التي تريدها على الملصقات أو انقر فوق جميع حقول الاتصال لنقل كل شيء. يختار مستند جديد وحدد نوع المستند. تسميات بريدية هو الاختيار الأكثر وضوحًا في القائمة.

يؤدي هذا الإجراء إلى فتح مستند Word ، ويتم تعيين جميع معلومات الاتصال وجاهزة. ما زلت بحاجة إلى استخدام Word لتحديد نمط تسمية Avery ، لكن العملية هي نفسها المذكورة أعلاه.

إذا كنت حكيماً ، أدخل ملف اكتب و إدراجمجالات المقطع في Word للتحقق مرة أخرى من التعيين. يمكنك أيضًا تشغيل معاينة قبل الطباعة لضمان وضع كل شيء بشكل صحيح وجاهز للطباعة. وإلا ، فأنت جاهز تمامًا ويمكنك طباعة الملصقات بسرعة باستخدام عملية دمج البريد في Outlook.