7 أشياء لم تكن تعرفها يمكنك فعلها في Outlook

من الجيد أنك استخدمت Microsoft Outlook بطريقة أو بأخرى لإرسال بريد إلكتروني أو جدولة اجتماع. ولكن في حين أن هذه هي المهام الأكثر شيوعًا التي يمكنك إنجازها في Outlook ، إلا أن هناك بعض الحيل التي يمكنك الاستفادة منها لتحسين تجربتك.

استدعاء بريد إلكتروني هي إحدى الرسائل التي تناولناها من قبل ، ولكن هناك أيضًا رسائل بريد إلكتروني ذات ترميز لوني أو تعيين مناطق زمنية مختلفة. لقد أمضينا بعض الوقت في البحث في القوائم من أجلك ، ونوضح لك كل ذلك بالإضافة إلى المزيد.

بدون مزيد من اللغط ، إليك سبعة أشياء لم تكن تعرف أنه يمكنك القيام بها في Outlook على سطح المكتب و Outlook على الويب.

اضبط منطقتين زمنيتين

سنبدأ أولاً بالمناطق الزمنية لأن الوقت هو كل شيء! يكون هذا مفيدًا إذا كنت مقيمًا في موقع مختلف عن وظيفتك - لنفترض أنك في نيويورك ، ومقر عملك في بورتلاند ، أوريغون. للمساعدة في الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على نفس الصفحة ، وتجنب التأخر في الاجتماعات ، يمكنك تعيين مناطق زمنية متعددة في تطبيق Outlook لسطح المكتب.

يعد هذا أحد أسهل الأشياء التي يمكنك تكوينها في Outlook. كل ما عليك فعله هو التوجه إلى جرعة التقويم الخاصة بك في تطبيق Outlook لسطح المكتب ، ثم زيارة ملف ملف قائمة طعام. من هناك ، انقر فوق خيارات ثم انقر فوق تقويم. سترغب بعد ذلك في البحث عن ملف المناطق الزمنية خيار. يجب أن ترى خانة اختيار لـ إظهار منطقة زمنية ثانية. انقر فوق خانة الاختيار ، ثم اختر المنطقة الزمنية الثانية أو الثالثة التي تريدها. سترى هذا الآن عبر Outlook.

تعيين الألوان لرسائل البريد الإلكتروني من أشخاص معينين

هل تريد أن تبدو رسائلك الإلكترونية مختلفة بعض الشيء بحيث يكون صندوق الوارد الخاص بك أكثر روعة أو أسهل في القراءة؟ يدعم Outlook ما يُعرف بالتنسيق الشرطي. هذه الميزة هي طريقة لجعل الرسائل التي تلبي شروط التعريف الخاصة بك تبرز في قائمة الرسائل باستخدام الألوان والخطوط والأنماط. تهبط في المرتبة الثانية على قائمتنا.

يمكنك إخبار Outlook بتغيير لون رسائل معينة بناءً على اسم المرسل أو عنوان البريد الإلكتروني ؛ على سبيل المثال ، إذا كنت تريد جعل جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من رئيسك تظهر باللون الأحمر.

لإعداد قاعدة تنسيق شرطي ، قم بالتبديل إلى علبة الوارد الخاصة بك ، في تطبيق Outlook لسطح المكتب وانتقل إلى علامة التبويب عرض. من هناك ، حدد ملف العرض الحالي جلسة. ثم بعد ذلك حدد عرض الإعدادات. ستحتاج بعد ذلك إلى النقر فوق إعدادات العرض المتقدمة مربع الحوار وحدد تنسيق مشروط. لدى Microsoft قائمة بالخطوات التي يمكنك اتباعها هنا، لكننا نركز على كيفية جعل الرسائل الواردة من أشخاص معينين تظهر بلون معين.

لإنجاز هذا ، انقر فوق يضيف ثم أدخل اسمًا للقاعدة. يختار الخط، ثم تحت لون اختر اللون الذي تريده ثم انقر فوق نعم. بعد ذلك ، حدد حالة واختر الشرط. في المربع من ، اكتب اسم جهة الاتصال أو المرسل الذي تريد رؤيته بلون مختلف في علبة الوارد الخاصة بك. ثم في عوامل التصفية ، والتنسيق الشرطي ، وإعدادات العرض المتقدمة مربعات الحوار ، حدد نعم.

استخدم مفاتيح التشغيل السريع في Outlook

ربما تكون على دراية باختصارات لوحة المفاتيح مثل CTRL + C و CTRL + V ، ولكن هل تعلم أن تطبيق Outlook لسطح المكتب يحتوي أيضًا على مجموعة من مفاتيح الاختصار التي يمكنك استخدامها؟ يمكن أن تساعدك هذه المفاتيح في توفير الوقت خلال يومك المزدحم ، من خلال تجنب الاضطرار إلى سحب الماوس فوق الرموز والقوائم للقيام بمهام شائعة مثل إنشاء الرسائل أو الرد عليها أو إعادة توجيهها. قمنا بتجميع مفاتيح التشغيل السريع المفضلة في Outlook الخاصة بنا للرقم ثلاثة في قائمتنا. ضع في اعتبارك أن هذه مخصصة لنظام التشغيل Windows 10.

مرة أخرى ، قمنا للتو بتجميع بعض مفاتيح الاختصار الأكثر شيوعًا. مايكروسوفت لديه قائمة كاملة على موقعه على الإنترنت، تغطي اختصارات Outlook لنظام التشغيل MacOS ، وكذلك الويب. إن قائمتهم أكثر شمولاً قليلاً ، حيث تغطي الإملاء والمجلدات وأجزاء القراءة والطباعة والمزيد.

قم بتغيير حجم ملفاتك لإرسال مرفقات صور كبيرة

من العوائق الشائعة التي قد تواجهها عند إرسال رسائل بريد إلكتروني تحتوي على صور أن الملفات التي قد ترغب في أن يتلقاها المستلم أكبر قليلاً من حدود الويب. عندما يحدث هذا ، يمكنك محاولة تغيير حجم مرفقات الصور من خلال تطبيق Outlook لسطح المكتب حتى لا تكون كبيرة جدًا.

يمكنك تغيير حجم مرفقات الصور في بضع خطوات. بمجرد كتابة رسالة جديدة ، يجب عليك أولاً محاولة إرفاق جميع الصور التي تريد إرسالها. من المحتمل أن تتلقى رسالة خطأ ، ولكن لا داعي للقلق. فقط توجه إلى ملف علامة التبويب الخاصة بهذا البريد الإلكتروني ، ثم ابحث عن رسالة الخطأ في الأعلى. اختر الخيار الذي يقول تغيير حجم الصور الكبيرة عندما أرسل هذه الرسالة.

سيحاول Outlook إرسال الرسالة بالبريد عن طريق ضغط الصور إلى حجم أصغر. في حالة استمرار عدم وصول الرسالة ، يمكنك المحاولة ضغط ملفاتك في نظام التشغيل Windows 10 أو ماك لجعلها أصغر ثم إرفاق ملف ZIP في رسالة بريد إلكتروني.

ابدأ اجتماعات Teams ، وافتح Sticky Notes و OneNote مباشرة من Outlook على الويب

على الرغم من أننا ركزنا على تطبيق Outlook لسطح المكتب ، إلا أن Outlook على الويب به بعض الأسرار أيضًا. بينما من المحتمل أنك تقضي الوقت بالفعل في فرز التقويم أو رسائل البريد الإلكتروني في Outlook على الويب ، أدخلت Microsoft بعض عمليات التكامل مع Sticky Notes ، بالإضافة إلى OneNote هناك ، أيضاً.

مع التكامل ، إذا قمت بتسجيل الدخول باستخدام نفس بريد Microsoft 365 الإلكتروني الذي تستخدمه للعمل (أو حتى بريد إلكتروني شخصي لحساب Microsoft) في Sticky Notes في نظام التشغيل Windows 10 ، أو في تطبيق OneNote ، سيكون لديك وصول سريع إلى نفس الأشياء باستخدام هذا الحساب في Outlook على الويب. يُعرف هذا باسم موجز OneNote.

يمكنك التبديل إلى هذا في أي وقت من خلال التوجه لأعلى والنقر فوق رمز OneNote على الجانب الأيمن من الشاشة. يعمل هذا مع كل من حسابات Microsoft الشخصية ، بالإضافة إلى حسابات Microsoft 365 العاملة. لذا ، جربها وقم بتدوين الملاحظات أثناء إرسال بريد إلكتروني!

نريد أيضًا أن نلاحظ القدرة على "لقاء الآن". يظهر هذا الخيار في الجزء العلوي من علبة الوارد الخاصة بك في Outlook على الويب. إذا قمت بالنقر فوق هذا ، فستتمكن من بدء اجتماع Teams على الفور (مع حسابات العمل) أو اجتماع Skype (مع شخصي الحسابات.) إنها طريقة سريعة للتنقل بين بعض الحلقات وعدم الاضطرار إلى المرور عبر الكثير من القوائم للدخول إلى اجتماع بشكل صحيح بعيد.

الوصول إلى البريد الوارد صفر مع تنظيف المحادثة

إذا كان صندوق الوارد الخاص بك ممتلئًا بالرسائل ، فقد ترغب في تجربة ميزة تنظيف المحادثة في Outlook. إنها ميزة أخرى ربما لم تكن تعلم بوجودها.

كما توضح Microsoft ، فإن ملف ميزة تنظيف المحادثة في Outlook مصمم لمساعدتك على تقليل عدد الرسائل في مجلداتك. يتم نقل الرسائل المكررة خلال المحادثة التي تم تنظيفها إلى مجلد العناصر المحذوفة. فقط ضع في اعتبارك أن هذا مخصص للمحادثات في سلسلة رسائل بريد إلكتروني أو مجموعة من الرسائل.

يمكنك استخدام تنظيف المحادثة بالانتقال إلى علبة الوارد في Outlook على سطح المكتب ثم النقر فوق بيت فاتورة غير مدفوعة. من هناك ، يمكنك اختيار ملف يمسح المجموعة ثم اختر تنظيف.

يمكنك أن تختار نظف المحادثة لتنظيف المحادثة الحالية. ثم اختر تنظيف المجلد لتنظيف مجلد كامل ، مع حذف الرسائل المكررة. يمكنك أيضا أن تختار تنظيف المجلد والمجلدات الفرعية. باستخدام هذا الخيار ، تتم مراجعة جميع المحادثات الموجودة في المجلد المحدد وأي مجلد يحتوي عليه ، ويتم حذف الرسائل المكررة.

قم بتعيين قواعد لنقل رسائل البريد الإلكتروني ووضع علامة عليها والرد عليها تلقائيًا

بينما يعد تنظيف المحادثة إحدى الطرق للوصول إلى صندوق وارد نظيف ، فإن وضع القواعد هو طريقة أخرى. يمكنك نقل رسائل البريد الإلكتروني ووضع علامة عليها والرد عليها تلقائيًا إذا قمت بتعيين القواعد في تطبيق Outlook لسطح المكتب. يمكن أيضًا استخدام هذه القواعد لتشغيل أصوات معينة عندما تتلقى رسائل أيضًا.

لإعداد قاعدة ، كل ما عليك فعله هو النقر بزر الماوس الأيمن فوق رسالة في صندوق الوارد الخاص بك وتحديد قواعد من هناك ، يمكنك تحديد أحد الخيارات. سيقترح Outlook تلقائيًا إنشاء قاعدة بناءً على المرسل والمستلمين. إذا كنت تريد إنشاء المزيد من القواعد ، فيمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوقه واختيار إنشاء قاعدة.

اتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة ، وفي مربع الحوار إنشاء قاعدة ، حدد واحدًا أو أكثر من خانات الاختيار الثلاثة الأولى. لدى Microsoft دليل كامل حول قواعد Outlook هنا إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة.

توصيات المحررين

• استخدام Office؟ قد يكون جهاز الكمبيوتر الخاص بك في خطر بسبب هذا التغيير من Microsoft
• قد يكون الكمبيوتر المحمول الورقي هو الجهاز الورقي الإلكتروني الذي لم تكن تعلم أنك بحاجة إليه
• 5 اختصارات Windows مفيدة لم تكن على دراية بها
• كيف تجعل جهازك اللوحي أداة أفضل للعمل
• كيفية زيادة إنتاجيتك في Windows 10