حقوق الصورة: جوبيتيريماجيس / كومستوك / جيتي إيماجيس
أثناء استخدام Microsoft Outlook لحساب بريدك الإلكتروني ، ستحتاج إلى التأكد من أنه يمكنك تتبع جميع رسائلك ، وأنه يمكنك الرجوع إليها متى احتجت إلى ذلك. هذا هو السبب في أنه من المهم فهم أفضل طريقة لحفظ رسائل البريد الإلكتروني وتخزينها من حساب Outlook الخاص بك.
المجلدات
وفقًا لـ Microsoft ، فإن أفضل الممارسات هي الاحتفاظ بصندوق الوارد للرسائل التي تحتاجها لقراءتها ومعالجتها بنفسك وإنشاء مجلدات أخرى يمكنك استخدامها لأنواع معينة من البريد. قم بإنشاء مجلد "1-Reference". قم يدويًا بإسقاط أي رسالة تريد الرجوع إليها لاحقًا أو لم يكن لديك وقت لقراءتها بعد. ضع "1" أمامه حتى يظهر أسفل بريدك الوارد مباشرةً. أنشئ مجلدات أخرى ، مثل "شخصي" لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الشخصية بعيدًا والاحتفاظ بها منفصلة عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. بهذه الطريقة ، لن تقلق بشأن قيام زملائك في العمل بالنظر فوق كتفك في الرسائل الشخصية. يمكنك إنشاء مجموعة من المجلدات لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالقائمة البريدية ، بحيث يتم إعادة توجيه هذه الرسائل إلى مجلد. بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى حشد صندوق الوارد الخاص بك بأطنان من الرسائل التي قد لا تحتاج حتى إلى قراءتها.
فيديو اليوم
أرشيف
اضبط جميع مجلداتك على الأرشفة التلقائية سنويًا. يسمح لك نظام الأرشفة بحفظ رسائل البريد الإلكتروني المهمة دون الحاجة إلى فعل أي شيء. قد يطالبك Outlook بالإجابة عما إذا كنت ترغب في أرشفة جميع رسائلك تلقائيًا. انقر فوق "نعم" ، وستبدأ عملية الأرشفة. يتم نقل رسائلك من البريد الوارد أو مجلدات أخرى إلى مجلد "الأرشفة" ، والذي يمكنك الوصول إليه في أي وقت. سيتم محاكاة جميع مجلداتك في مجلد "الأرشيف". على سبيل المثال ، إذا كان لديك مجلدات مرجعية وشخصية وتجارية ، فسترى نفس المجلدات الثلاثة ضمن "الأرشيف".
يتم تشغيل ميزة "الأرشفة التلقائية" في Outlook افتراضيًا ، ولكن يمكنك أيضًا تخصيص نظام الأرشفة. للقيام بذلك ، انقر فوق القائمة "أدوات". انقر فوق "خيارات" ، وانقر فوق علامة التبويب "أخرى". حدد "الأرشفة التلقائية". حدد "تشغيل الأرشفة التلقائية كل ن أيام" ، وحدد العدد الذي تريده (على سبيل المثال ، كل 14 يومًا). حدد أي خيارات أخرى تريد تغييرها. إذا كنت تريد تطبيق التغييرات على جميع مجلداتك ، فحدد "تطبيق هذه الإعدادات على كافة المجلدات".
