مزايا وعيوب منظمة الملفات التقليدية

يشير تنظيم الملفات التقليدي إلى نهج لتنظيم الملفات المستندة إلى الكمبيوتر أو الملفات الإلكترونية. قبل قواعد بيانات الكمبيوتر ، كانت العديد من الشركات تنظم الملفات ببساطة عن طريق إنشاء هياكل المجلدات ووضع المستندات والملفات في مجلدات بناءً على الفئة أو النوع. لقد أفسحت هذه الطريقة الطريق لأنظمة قواعد البيانات في كثير من الحالات. ومع ذلك ، يكون حفظ الملفات التقليدي مفيدًا في بعض الأحيان إذا كان لديك عدد قليل نسبيًا من الملفات.

نظام الملفات التقليدي سهل الإعداد والاستخدام ، بافتراض أن عدد الملفات التي تحتفظ بها صغير. إذا كان لديك خمس فئات أساسية من المستندات وعدد محدود من الملفات في كل منها ، على سبيل المثال ، فلن تحتاج إلى نظام قاعدة بيانات لتخزين ملفاتك وصيانتها واستردادها بسهولة. لا داعي للقلق أيضًا بشأن تعلم نظام برمجي وتدريب الموظفين على استخدامه.

إذا كنت تستخدم نظامًا تقليديًا لحفظ الملفات ، فلن تضطر أيضًا إلى الاستثمار في قاعدة بيانات برامج قد تتضمن شراءًا مقدمًا ورسوم ترخيص مستمرة. بطبيعة الحال ، أنت بحاجة إلى جهاز كمبيوتر ، وهو أمر شائع إلى حد ما في الأعمال التجارية سواء كنت تقوم بتخزين الملفات أم لا. يتم الحفاظ على بنية الملفات الأساسية الخاصة بك في محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك. بدلاً من ذلك ، يمكنك شراء محرك أقراص ثابت خارجي رخيص للغاية يسمح لك بنقل الملفات من كمبيوتر إلى آخر.

يتمثل أحد أوجه القصور الرئيسية في نظام الملفات التقليدي في أنه لا يمكّن تكامل البيانات عبر الملفات أو مشاركة البيانات. باستخدام نظام الملفات المعتمد على البرامج ، يمكنك الاحتفاظ بمجلدات مختلفة ولكن يمكنك إجراء عمليات بحث متقاطعة لاسترداد المستندات في ملفات متعددة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تمكين العديد من الموظفين من البحث في ملفات البيانات المشتركة. يقلل هذا التكامل من وقت البحث في جميع الملفات الفردية ، وهي ميزة مهمة بشكل خاص إذا كنت تحتفظ بكمية كبيرة من الملفات أو لديك قاعدة عملاء كبيرة.

أنت أيضًا تخاطر بتكرار البيانات إذا لم تقم بدمج ملفاتك من خلال قاعدة بيانات. في النظام التقليدي ، لا يتعرف جهاز الكمبيوتر الخاص بك على أنك تقوم بإنشاء مستندات مماثلة وتخزينها في مواقع ملفات مختلفة. بالإضافة إلى ذلك ، لا يوفر نظام الملفات التقليدي الخاص بك مستوى الأمان تقريبًا الذي يوفره نظام حفظ ملفات قاعدة البيانات المصمم بعناية. تعد البيانات المشفرة والأمان الحالي من السمات الرئيسية حيث تقوم الشركة بانتظام بتطوير أنظمة قواعد بيانات محسنة.