استخدامات البريد الإلكتروني في الأعمال

يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر أدوات الاتصال التجارية انتشارًا في السنوات الأخيرة. تشمل استخدامات البريد الإلكتروني في الأعمال التجارية التواصل مع زملاء العمل والعملاء ، وجدولة الاجتماعات ، وإرسال الإشعارات الآلية ومشاركة الرسائل الإخبارية مع العملاء القدامى والجدد. تتمثل إحدى مزايا البريد الإلكتروني في اتصالات الأعمال في أنه موجود في كل مكان بحيث يفترض الجميع أن أي شخص لديه إمكانية الوصول إلى الإنترنت يمكنه إرسال البريد الإلكتروني واستلامه. تم استخدام البريد الإلكتروني أيضًا من قبل بعض المحتالين والمتسللين في السنوات الأخيرة ، لذلك من المهم توخي الحذر من الرسائل الاحتيالية.

يتمثل الدور الرئيسي للبريد الإلكتروني في اتصالات الأعمال في ربط الأشخاص داخل نفس الشركة أو المؤسسة. كثيرًا ما تستخدم رسائل البريد الإلكتروني لطرح أسئلة على زملاء العمل دون الاضطرار إلى إزعاجهم بمكالمة هاتفية أو نقرة على كتفهم. يتم استخدامها لإرسال إعلانات الاجتماعات ومحاضر الاجتماعات ، لتوزيع النماذج المهمة وإجراء استطلاعات الرأي في مكان العمل.

العديد من المكاتب مختلفة قوائم بريدية داخلية يمكن للأشخاص إرسال رسائل إليهم من أجل إيصالهم إلى وحدة معينة في الشركة ، سواء كان ذلك يعمل كل شخص في الإنسان الموارد التي قد تحتاج إلى الاطلاع على تحديث لسياسة الإجازة أو كل شخص يعمل في طابق معين يجب أن يعرف أنه زميل في العمل عيد الميلاد. يتم أيضًا استخدام البريد الإلكتروني بشكل متكرر مع أدوات التقويم المتكاملة من مقدمي الخدمات مثل Microsoft و Google لجدولة الاجتماعات والأحداث الأخرى.

بريد الالكتروني المرفقات تُستخدم بشكل شائع كطريقة لمشاركة الملفات ، من مستندات Microsoft Word إلى عينات من المواد الإعلانية مثل الشعارات أو الأناشيد.

يتفقد الناس بشكل متزايد البريد الإلكتروني للشركة على الأجهزة الشخصية مثل الهواتف الذكية، مما يمكنهم من البقاء على اتصال بزملائهم في العمل خارج المكتب. يمكن أن يكون هذا إيجابيًا وسلبيًا على حد سواء: يمكن للأشخاص العمل بسهولة أكبر من المنزل أو تسجيل الوصول بسرعة أثناء التنقل في الصباح ، ولكن قد يكون لديهم أيضًا عدد أقل من ساعات الراحة الحقيقية عندما لا يكونون في المكتب.

إن الدور الحيوي للبريد الإلكتروني في الاتصالات التجارية يجعل من غير المفاجئ وجود قواعد رسمية وغير رسمية متطورة لقواعد آداب التعامل مع البريد الإلكتروني.

يحاول الأشخاص عمومًا معالجة رسائل البريد الإلكتروني بامتداد درجة معينة من الاحتراف، مع التأكد من وجود ملف واضح و سطر موضوع موجز مما يجعل من السهل تحديد رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد وإيلاء بعض الاهتمام على الأقل لها القواعد النحوية والهجاء والكتابة بالأحرف الكبيرة. يحاول معظم الناس تجنب الإدلاء بأي نوع من التعليقات غير الملونة في رسائل البريد الإلكتروني للشركة ، بما في ذلك النكات ذات الذوق المشكوك فيه ، والإشارات إلى السياسة والدين أو أي طعنات في أصحاب العمل.

يحاول بعض الأشخاص أيضًا الظهور بمظهر مبهج في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة ، حيث يصعب تحديد نغمة النظر إلى الرسالة المكتوبة فقط. يمكن القيام بذلك باستخدام علامات التعجب أو الرموز التعبيرية ، على الرغم من أن المبالغة في ذلك قد تبدو غير مهنية. بشكل عام ، سترغب في ذلك اتبع قيادة الآخرين في مؤسستك عندما يتعلق الأمر بكيفية صياغة رسائل البريد الإلكتروني لزملاء العمل أو العملاء.

تمتلك العديد من المؤسسات سياساتها الخاصة حول البريد الإلكتروني ، مثل طلب إلحاق تنسيق توقيع معين بكل بريد إلكتروني صادر. بعض أماكن العمل لديها سياسات حول متى ، إن وجد ، يمكن استخدام البريد الإلكتروني للشركة لأسباب شخصية. لدى العديد أيضًا سياسات بشأن الوقت الذي يجب فيه الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني أو حذفها لدواعي الأمان.

أصبح تلقي رسائل البريد الإلكتروني الآلية من المؤسسات التي تتعامل معها أمرًا شائعًا. ترسل منافذ التسوق عبر الإنترنت إشعارات بالمبيعات وتأكيدات الشراء وتحديثات حول جداول الشحن. الصحف والمنظمات الإعلامية الأخرى ترسل رسائل البريد الإلكتروني الآلية مع العناوين الرئيسية وتحديثات القصة.

هناك مجموعة متنوعة من الشركات التي يمكنها إرسال رسائل بريد إلكتروني آلية للشركات ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني التسويقية وتلك التي يتم تشغيلها عن طريق الشراء ، والتي يطلق عليها أحيانًا رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات. تحكم بعض القوانين متى يمكن للشركات تخزين عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص ، وعندما تكون مطلوبة لتمكين الأشخاص من إلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني ومتى يمكنهم إرسال رسائل تسويقية. تأكد من امتثالك للقواعد في سلطتك القضائية وربما في الأماكن التي يعمل فيها الأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني أو يقيمون فيها.

يمكن أن يساعدك بعض مزودي خدمة البريد الإلكتروني التجاريين في إدارة عمليات إلغاء الاشتراك وقوائم الاشتراك والمعلومات الأخرى. تسوّق للعثور على واحد يلبي احتياجاتك بالسعر الذي تريده.

بريد الالكتروني النشرات الإخبارية أصبحت ذات شعبية متزايدة في السنوات الأخيرة. تستخدمها بعض الشركات للوصول إلى العملاء وإعلامهم بالمبيعات أو المنتجات الجديدة أو الخدمات الحالية. على سبيل المثال ، قد ترسل شركة تنظيف حمامات السباحة رسالة إخبارية لتذكير الناس بخدماتها في فصل الصيف أو قد يرسل استوديو البودكاست رسائل إخبارية بالبريد الإلكتروني تعلن عن سلسلة جديدة أو موسم جديد من مسلسل موجود تبين.

في حالات أخرى، النشرة نفسها هي المنتج. لقد نجحت بعض المؤسسات الإعلامية والمجموعات الأخرى في استخدام النشرات الإخبارية المدفوعة التي تحتوي على معلومات غير متوفرة في أي مكان آخر. يتم إنشاء بعضها باستخدام منصات متخصصة أو من خلال أدوات التمويل الجماعي مثل Patreon.

كما هو الحال مع رسائل البريد الإلكتروني التجارية الأخرى ، إذا كنت ترسل رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني ، فيجب أن تتأكد من حصولك على موافقة صريحة من الأشخاص الذين ترسل إليهم رسائل وأن لديهم طريقة سهلة لإلغاء الاشتراك. يمكنك دعوة الأشخاص للاشتراك في رسالة إخبارية عندما يزورون موقعك أو عندما يكملون معاملة ، على سبيل المثال. بطبيعة الحال ، إذا كنت تقدم رسالة إخبارية مدفوعة ، فستحتاج إلى التأكد من أن الأشخاص لديهم طريقة سهلة لإلغاء اشتراكاتهم والتوقف عن دفع الفواتير.

الاحتيال عبر البريد الإلكتروني ، والمعروف غالبًا باسم التصيد، سائدًا في السنوات الأخيرة. يرسل المحتالون رسائل بريد إلكتروني إلى أشخاص ينتحلون صفة مؤسسات موثوق بها أو حتى زملاء العمل الفرديين ، الذين يسعون لخداع المستلمين لإرسال الأموال أو تقديم معلومات قيمة مثل أسماء المستخدمين وكلمات المرور. في بعض الحالات ، يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني هذه بشكل جماعي إلى أعداد هائلة من المستلمين ، ولكن في حالات أخرى يتم توجيهها تحديدًا إلى مستلمين معينين.

يتم أيضًا توزيع البرامج الضارة أحيانًا عن طريق البريد الإلكتروني ، عادةً من خلال المرفقات أو الروابط إلى مواقع مشبوهة مضمنة في رسائل البريد الإلكتروني. في بعض الحالات ، إذا تم فتح الملف المشتبه فيه ، فسوف يصيب جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستلم ويستخدم برنامج البريد الإلكتروني الخاص به لإرسال المزيد من النسخ إلى جهات اتصال المستلم الأصلي.

لتجنب الوقوع ضحية لعمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني ، إلقاء نظرة فاحصة على العناوين التي تأتي منها الرسائل وتأكد من تطابقهم فعليًا مع الأشخاص أو المؤسسات التي يدعون أنهم ينتمون إليها. تحقق من أن أي روابط في البريد الإلكتروني تذهب إلى المواقع التي يزعمون أنهم يرتبطون بها. إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا غير متوقع يحتوي على مرفق ، فتحقق من أنه بالفعل من الشخص الذي تدعي أنه مرسله ، حتى إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بهذا الشخص أو مراسلته بطريقة أخرى لتأكيد الهوية.

العديد من الشركات لديها برامج مكافحة الفيروسات لفحص البريد الإلكتروني الوارد والصادر بحثًا عن برامج ضارة ، ولكن لا يزال من الجيد توخي الحذر لتجنب عمليات الاحتيال.

في بعض المكاتب ، يتم إرسال البريد الإلكتروني بشكل متزايد استبدالها ببرنامج المراسلة الفورية، مثل Microsoft Teams أو Slack. تستخدم الشركات أيضًا أدوات المراسلة وبرامج الشبكات الاجتماعية للتحدث إلى العملاء ، غالبًا من خلال مربعات الدردشة الآلية أو الروابط الموضوعة على مواقع الشركة على الويب.

غالبًا ما تكون هذه الأنظمة الأساسية في الوقت الفعلي أسرع وأكثر ملاءمة من استخدام البريد الإلكتروني. يسهّل العديد أيضًا مشاركة الملفات أو حتى إعداد جلسات مؤتمرات الصوت والفيديو ، وهو أمر لا يمكن القيام به مباشرة عبر البريد الإلكتروني.

ومع ذلك ، فمن غير المحتمل أن تحل هذه الأنظمة الأساسية محل البريد الإلكتروني بالكامل في أي وقت قريب.